物资采购合同履约管理探析

物资采购合同履约管理探析

夏楠 薛蓉

第四采购服务站 辽宁 沈阳

[摘要]：近几年,对物资进行集约管理成为主流,物资合同是否规范引起越来越多人的重视。无论是签订、履行还是管理采购合同,均涉及多方面内容,只有物资供应链各主体做到密切配合,才能使所签订合同的价值得到应有发挥。文章以物资集中采购为背景,在简单概括合同签订要点的基础上,从履约管理的角度出发,对可使此项工作得到有效落实的策略进行了提炼,例如优化管理体系,希望能够给有关人员以启发。

[关键词]：物资采购合同；履约管理；

前言：签约的目的主要是保障合同及时有效地履行，防止违约行为的发生。所以，合同管理部门对合同的履行进行监督是十分必要的。

一、合同管理的必要性

1.合同风险是客观存在的。据统计，我国社会经济因合同欺诈、三角债等诚信缺失所产生的成本约占每年GDP 比重的10%-20%。其中，因为合同欺诈造成的直接经济损失约55亿元，逃避债务造成的直接经济损失约1800 亿元，产品质量低劣和售假造成的各种经济损失约2000 亿元。在合同履行方面，我国91.4% 的企业不同程度地存在合同纠纷，其中7.1% 的企业合同纠纷在10 起以上。这说明信用缺失越来越成为企业经营中的潜在风险，威胁到了企业合同履行的安全。

2 合同管理工作与企业生产经营活动密切相关。企业管理涉及许多方面，但主要是围绕产、供、销三个环节，而这三个环节都是由合同来连接的。可以说，没有规范有序的合同行为，企业就没有效益可言。

3 合同法律风险具有可控性。由于合同法律风险发生原因、产生结果具有约定性，并有法律条文的指导，因而具有很强的预见性和可控性，可通过构建合同法律风险防范体系，把合同法律风险控制在最小范围内，或从源头上消除。

二、物资采购合同履约管理

1 常见类型

若以物资采购所适用管理模式为依据,可将采购合同分为三类:总部签订、省级签订与地市签订。以国家电网为例,总部所负责部分,主要是确定投资项目,对采购合同进行签订并履行,还要对结算环节加以管理。另外,管理内容不仅涉及工程材料与设备,还包括物资调度领域。而物资公司的工作内容,可被归纳为签订、履行合同所涉及事务与常规工作。省级物资部是由物资合同所承办部分,工作职责除集中采购外,还有管理合同签订与履行情况,例如总部采购目录所不涉及物资。而地市供应中心,通常被视为以上级部门所提出要求为依据,对物资合同进行签订的部门,例如零购固定资产,而该部门所负责工作相对繁杂,除了履约管理,还涉及省公司所分配合同的管理等方面。

2.完善公司相关履约担保管理制度和流程。虽然目前法律法规对履约担保管理方面缺乏详细的执行准制，但作为企业应制定自己的履约信用管理制度，将履约保证金的收取、更换、退还、兑付等各行为流程以制度的形式固定下来，并在招标文件的合同条款中予以载明。通过建立和完善企业自己的履约信用管理制度，就能弥补法律法规对履约信用管理细则方面的空缺，用制度明确管理人员的职责，让管理人员能够按公开的流程办事，防控履约担保风险。另一方面，企业通过采购合同条款对履约保证金的部分做法赋予了法律效应，要求供应商应确保履约保证金在供货期间的有效性，用法律的形式确定了合同双方的权利和义务，有效的遏制了双方在履约管理方面的分歧。

3.优化管理体系。在物资采购领域,对合同履约情况加以管理的要点,通常与物资采购流程密切相关,由此可见,工作人员应以采购流程所表现出的特征为依据,对履约情况加以管理。

第一阶段是物资生产。参考采购订单所提供信息,拟定供应计划,建构可使物资所提出设计需求得到准确判断的机制,若物资有设计需求存在,工作人员应联合设计方与供货商,完成交付图纸和报送进度的工作,以到货需求为依据,对交货时间加以明确。若物资的协调主体为上级单位,则应以履行合同为前提,综合考虑多方因素,适当更改计划内容。对不执行协调结果的主体,出于避免更严重问题形成的考虑,工作人员可酌情取消合同并对供应计划加以调整。

第二阶段是物资配送。ERP的出现,为信息化管理提供了有力支持,工作人员应以ERP系统为基础,参考所拟定计划,对发货通知进行精准传达,再由供货商以电子平台为依托,对预计到货时间加以明确,确保后续环节均可得到顺利开展。

第三阶段是到达现场。物资到达后,由管理人员参考交接单,通过开箱的方式对物资进行验收,并对物资质量进行检查,若有不达标物资存在,则应联合供应商,开展全面消缺工作,通过验收与检查的物资,则由工作人员给出评价并向系统上传,生成相关信息。

第四阶段是结算与处罚。物资结算结果,同样应向系统上传,供后续考核工作参考。若供应商有违约情况存在,应由管理部门作为主导,对违约信息加以整合,在此基础上,生成并发送出发清单,确保违约行为均可得到有力管控。

4.构建企业信用体系和失信约束惩罚制度。当前国内以担保、资质以及信用等方面为基础市场管理机制正在逐步建立，越来越多的政府机构和社会组织参与到信用管理中来，社会舆论媒体对采购过程中信息公开度、供应商诚信履约等方面的关注度和要求越来越高，违约失信行为的惩戒力度也向纵深方向发展。对失信被执行人等投标活动予以限制和惩戒，因此在招标投标的过程中企业(招标人)应充分执行相关规定要求，建立健全守信激励和失信惩戒机制，采取供应商信用评价考核制度，按月度、季度统计，将年度考核供应商履约信用情况上报监管单位，严格执行上级监管部门对不良行为供应商的惩罚措施，如限制投标、取消供应等。另外招标人也应在招标文件中载明信用措施方面的内容，如对失信被执行人在处罚期内参与投标时，会扣减一定信用分值或提高一定数额的评审报价；对信用良好的供应商将在保证金收取比例方面给予相关信用优惠措施等，通过增加信用考核结果的运用，促进和倡导供应商诚信履约。

5.减少收取不必要的履约保证金。是否收取履约保证金，要根据实际情况，不能一概而论。特别是有的物资采购合同，交货期短，采购标的标准单一，供货难度低，合同付款条件已明显保障买方利益，如到货点验合格后才支付合同价的95%，但买方仍对此类物资采购合同均不加分析地划出一个较高的收取履约保证金比例为合同价的10%。这样做，表面是增加卖方资金压力，但这种资金成本早就在卖方投标时所报的中标价中考虑进去，也就是说，无疑增加了项目成本，这种成本最终间接还是由买方来买单，不利于节省投资。因此，对此类物资采购合同应降低履约保证金。

结束语：一个企业的经营成败与合同及合同管理有着密切的关系，加强合同管理是企业利益的根本保障。作为一项与业务工作既平行又交叉的综合性管理工作，合同管理涉及的因素多、内容繁琐。因此，在日常工作中，合同管理人员和业务人员应紧密配合，合同管理人员要关注合同业务运作的变化，业务人员应及时将各种非正常业务现象提交合同管理人员论证。这样，才能使物资采购合同对企业各项生产经营活动发挥积极有效的作用。

参考文献：

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