档案管理归档整理分类技巧

档案管理归档整理分类技巧

张莉

退役军人事务局 黑龙江 嫩江 161400

摘要：档案材料的种类比较多，并不单指纸质材料，随着现代科技被加入到档案管理体系之中，档案材料的存在形式也越来越多，除了一般的纸质材料之外，还有影响档案材料、声频档案材料以及实物档案材料等，面对复杂的管理对象，档案管理人员需要对原有的管理效果偏差的管理方式进行改进。

关键词：档案管理；归档整理；分类技巧
　　
前言：当我国不断引进新型管理形式以及先进理念以后，不管是对企业来说，还是对相关部门而言，都对人力资源管理引起了高度重视，慢慢对档案管理的重要性有了更深的认识。一方面：不断研究档案管理的改革；另一方面，也在进一步落实资源配置等方面的工作。在这种发展形势下，需要对其归档整理分类问题及其提高工作效率的技巧做出深入研究，从而提出合理化建议。

1. 档案管理归档整理分类解析
   　　1.1 内涵
   　　不同的行业档案的类型、种类、数量、机密程度等也不相同。但是，从档案管理的本质来看，它的价值在于使数据、信息资源得到科学的管理，并能够在系统的管理中，方便保存、查询、提取、运用，以及按照管理程序进行的销毁等。因此，归档整理分类就非常关键。目前企事业单位、政府行政管理部门，按照人力资源管理中的档案管理体系，均有一定的培训，而且，已经将档案管理的归档整理分类作为了一个专门化的职能。
   　　1.2 原则
   　　从原则方面看，归档整理分类要求精准性、规范性。比如，精准性中，要求分类标准的准确、标识的简化、细则的清晰；再如，针对具体档案中的材料、价值的差异分析、等级划分，保管组织单位在不同种类中的对应性，目录的编辑、顺序的排列组合等。除了这些基本的原则之外，在归档整理分类制度、程序、装订，纸质、电子档案不同的运用形式，以及保存、转移、销毁等各个方面，也需要与之相匹配的精准性、严肃性、规范性等。
   
   

二、现阶段档案相关工作分析
　　2.1 档案管理工作存在不足
　　在现阶段的档案管理工作中存在档案管理理念落后的情况，档案管理事业的不断发展使得传统的档案管理理念已经不能够适应现代的档案管理工作，时代的发展使得现阶段档案管理工作所涵盖的行业、档案内容、档案形式都有了较大的变化，这也就直接导致了档案管理工作的复杂程度有所上升，为了能够更好的应对这一状况，就需要档案管理人员能够与时俱进，通过不断学习掌握先进的档案管理理念。另一方面，经过大量的调查研究发现目前档案管理行业的从业人员，有很大一部分的管理人员不具备专业的档案管理专业学历背景，这一部分的档案管理人员大多原本是在单位内部的其他工作岗位工作，之后通过岗位调动的方式组成了当前的档案管理团队，这种情况下也就直接导致目前的档案管理团队缺乏专业的档案管理能力，影响了正常档案管理工作的开展。另一方面，现阶段很多单位对于档案管理工作重视程度不够，使得档案管理团队的成员频繁调动，这也就导致了虽然单位经常展开担纲管理工作的培训，但是档案管理团队的管理能力迟迟上不去，最终影响档案管理工作的效果。

2.2 档案归纳整理工作存在的不足
　　在现阶段的档案归纳管理工作中，经过调查发现一部分的档案管理人员未能够掌握相应的档案归纳整理技巧，在调查过程中最为直接的表现就是档案管理工作人员对档案没有清晰的认知，尤其是一些篇幅较大的资料不知道应该对其进行删除还是整体保留，这也就使得在目前的档案归纳整理过程中出现了大量不必要的档案文件，不仅占据了有限的档案储存空间，还消耗的档案管理人员的经历。
　　2.3 档案分类工作存在的不足
　　在档案分类上，没有根据工作实际情况制订合理的分类方案是比较突出的问题，分类标准的交叉使用，使得档案文件分散归档，对文档的检全率具有较大影响。在《归档文件整理规则》中，归档文件的分类方法有三种，分别为保管期限-年度-机构、保管期限-年度-问题以及保管期限-年度，但在实际的归档文件分类中，采用级次分类法、收文发文分类法、文号分类法等方法的现象多有存在，这些分类方法不是全国统一的分类标准，在反映归档文件间的历史联系、形成规律以及文件内容方面多有不足，容易给文件检索与存取造成困难。

三、档案管理归档整理分类技巧分析
　　3.1 区别对待存在状态不同的档案材料
　　在现代的档案管理部门之中，一般需要对两种存在状态不同的档案进行整理，主要是纸质档案与电子文档，纸质档案可以作为原始凭证，电子档案可以使档案管理人员的处理工作更加轻松。在对档案材料进行分类的时候，档案整理者要将这两类档案的分类方法进行区分。对纸质档案进行整理的时候，需要尽量将整理流程进行简化，但是要简中有序，完成收集工作之后，就对档案材料进行全方位的检查，开展分类工作时，需要对耗费的时间进行节省，对于纸质档案进行整理的时候，可以适当减少时间的主要原因是，管理人员在对纸质档案与电子档案进行转换的时候，已经进行了一次分类档案的工作，因此完全没有必要再进行重复的工作浪费时间，这也就给对档案进行一次分类工作提出了高要求，管理人员需要通过简化以及细化的工作，来对分类工作的精准度、有效度以及完整度进行保持。对电子档案进行分类方面的整理工作时，档案管理人员可以直接使用可信度较高的具有分类功能的软件，由于一些软件的运行程序比较复杂，因此整理人员需要先开展与软件使用相关的培训工作，保证软件可以被高效率使用。

　　3.2 建设合理的整理程序
　　在进行分类之前，管理人员还需要建设一个合理完整的档案整理程序，一方面可以以官方给出的分类标准为依据，另一方面还可以建设子项以及项来开展划分，划分的标准也有很多，可以是档案的基本类型、归档时间以及所属部门等。整理人员在整理程序的限制之下，需要保证分类标准的一致性，一旦确定了分类标准，就不要轻易对其进行变动，防止不必要的工作量。针对具体的档案材料来对分类档案的方法进行确定，进行使程序简化。
　　3.3 其他技巧分析
　　前来看，传统的纸质档案归档整理分类主要用于保存、核对，而电子档案则倾向于利用方面。所以，需要运用好计算机文件整理，如范围、方法的融合、代码表的编制等。在这个方面可以推荐使用南大之星软件，因为它在目前的档案管理中的运用反响较好，也能够满足现阶段的电子档案归档整理分类的基本要求等。技巧与方法的使用，应该与效率结合起来。无论纸质、电子档案，都可以按照企事业单位等机构的文件流向、流量进行归档率的计算，并针对性的安排归档整理工作的投入比例。档案整理工作必须要遵循一定的管理标准来进行，管理人员需要将分类工作的规范性进一步提升。所谓以主体为旨归，指的是在从机构或组织团体本身出发。比如，以学校的档案管理为例，其中的归档整理分类，就可以透过“以我为用、以我有用”的主导原则，尽可能从其功能、价值、应用方向，进行具体的归档整理分类。

结语：本文主要对档案文书管理工作中的归档整理问题展开了论述，同时探讨了一些分类技巧，这对于我国今后档案管理工作十分有帮助的，希望在本文的论述下，相关档案管理单位或者部门能够进一步认识到档案管理工作的重要性，采取合适的方法对档案进行分类与整理，促进我国档案管理水平的进一步发展，为相关工作带来便利。

参考文献：
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　　[2]施松兵.对技术档案归档整理的几点思考[J].山东工业技术.2015(08)
　　[3]张春红.浅谈如何做好文件归档整理工作[J].黑龙江档案.2013(03)