信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新

信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新

田碧野

山东省淄博市淄川区人民检察院，山东淄博 255100

摘要：社会利用检察机关诉讼档案意义重大。一方面有利于推进国家司法机关公正司法，维护当事人合法权益；另一方面有利于保障人民群众对检察工作的知情权、参与权、表达权和监督权，提升检察机关亲和力、公信力和人民群众满意度，也为社会研究提供重要依据；同时，体现社会法治进步，也促进社会法治现代化进程。鉴于此，本文对信息化背景下检察机关的档案管理进行了分析探讨，仅供参考。

关键词：检察机关；诉讼档案；管理

一、行政事业单位信息化档案管理的现状

1、档案管理人员素质不高

我国多数行政事业对于档案管理工作人员的要求和标准并不高，因此导致他们自身的文化素养和综合能力较低，甚至少数档案管理人员不能熟练的掌握档案管理知识。并且不具备相应的专业素养和技能，不能明确自身的工作范围和流程，所掌握的计算机知识不能达到预期要求的标准水平，自身的工作积极性不高，不能主动学习相关档案管理知识和方针政策，认为档案管理工作并不重要，以至于自身的思想政治水平得不到相应的提升。除此之外，档案管理人员还仍然保留着自身的传统封建观念，不愿意更新和完善自身的学习方式和方法，这样不仅会阻碍信息化档案管理工作的进程，还会让相关档案管理人员借此机会为了自身的个人利益和私人感情擅自篡改信息和数据，造成违法乱纪、贪污腐败的现象发生。

2、硬件设施不完善，信息化管理水平低

行政事业档案管理的方式不够科学合理，工作人员对档案管理科学化不够重视、不会主动创造新的档案管理方式，这是因为事业单位在档案管理方面的资金投入有限，不足以支持购买先进的存储设备和档案管理系统等硬件设施。大部分行政事业单位还停留在采用光盘刻录、移动硬盘等存储方式，信息化程度十分低，这就极大地降低了档案管理工作人员的效率，而且也加大了档案损失的风险，因此推动事业单位档案管理科学化是一项十分具有意义的事情。

3、利用主体及手续不明

诉讼档案利用主体为公安、司法、安全、纪委监委等机关工作人员，以及律师、其他辩护人、诉讼代理人，但未包括当事人（被害人、自诉人、犯罪嫌疑人、被告人、附带民事诉讼原告人、被告人）和社会公众。忽视当事人，这明显不合理。检察机关根据相关规定依申请向特定利用主体提供相应的诉讼档案利用，但相关规定不具体、不明确，操作性不强。社会公众通过检察机关检务公开和案件信息公开渠道获取相关案件信息。同时，不同利用主体要区分向检察机关不同部门（档案部门、办案部门和案件管理部门）申请利用，存在不便，容易产生推诿。同时，不同主体的手续繁杂程度也不相同，检察机关内部人员利用手续简单，外部人员利用手续较为复杂。

二、检察机关诉讼档案利用策略

1、依法完善体制机制，创新服务模式

发挥检察机关档案管理体制的优势，加强上级检察院对下级检察院的领导。同时，根据新修订的《档案法》，档案主管部门要依法加强对检察机关诉讼档案管理工作的监督和指导，避免因不熟悉检察机关诉讼档案工作而存在监督和指导的盲区或漏洞，要依法做好对检察机关诉讼档案利用等的监督和指导。同时，最高人民检察院要加强对检察机关诉讼档案管理工作的组织领导，优化档案管理机制，完善诉讼档案利用机制，建立有效的内部利用协调机制，避免出现提供利用的主体责任不明确，产生推诿，或管理体制不顺畅，导致利用服务消极被动等问题。此外，上级检察机关要加强对下级检察机关的监督和指导，掌握相关规章制度细化和落实情况，强化机制体制的贯彻落实。

2、建立统一的档案软件平台

检察机关档案信息资源要想实现高效共享，需要有一个统一的平台和安全接口。目前，各省级检察院使用的档案管理平台不一，建议由高检院根据建立统一的检察系统档案信息管理平台，或者是出台一个统一的设计技术规范，建成一个上通高检院、省院，下通基层检察院的计算机档案管理网络平台，满足检察系统的档案资源库共享的要求，并能与政府电子政务平台的端口对接，实现全国、全省检察机关各单位之间的互联互通，保证上级检察机关对基层院档案资源的查询管理，达到档案信息资源的有效管理和共享利用的最大化。该平台面向多用户、易操作、功能齐全的特点。针对不同岗位的人员可设定相应的权限，既满足不同部门的使用需求又不能造成权限的冗余。同时，档案管理系统具有档案新增、批量导入、转出、查阅、统计、维护、错误提醒等多种功能，既利于档案管理人员灵活操作，又便于检察干警利用档案信息化系统查询所需的档案资料。

3、强化依法服务意识，增强服务理念

利用是检察机关诉讼档案工作的根本目的，也是诉讼档案的价值体现。诉讼档案对检察机关和社会都具有重要价值。诉讼档案的收集、整理、归档、保管等都是为了更好地利用。诉讼档案管理过程中要求区分密级、限定范围、规范手续等，出发点和落脚点都是为了更好地利用诉讼档案，服务办案和社会法治建设。作为法律监督机关，在建设法治社会和服务社会法治建设中，检察机关首先要强化依法服务意识，增强服务理念。在依法严格区分保密范围和科学保管的基础上，主动作为，为社会公众利用诉讼档案提供有利的条件、环境和保障。

4、保密性贯穿检察机关信息化档案管理的全部

4.1实体档案

纸质档案、音像档案、实物档案作为传统档案，是做好档案保密的基础，这个基础必须夯实，落实防火、防潮、防盗、防鼠的专业防护要求。不断完善档案的保管条件，既要做到统一、整齐、规范，又要保证档案库房环境的安全可靠。确保档案不损坏、不丢失、不散乱、不泄密。

4.2电子档案

电子档案的保密工作，应对网络时代的挑战，保证电子档案的安全已是当务之急。一是检察档案网络一定要与互联网实行物理隔离，决不许一机两用，与外网互连互通；二是定期进行网网络安全检查，确保涉密信息不上网。三是在密级文件管理上，按规定做到专机专用专人管理，做到涉密文件不上网、上网文件不涉密，内网上的各类信息资料不得转载到外网或其他公网。四是涉密移动存储介质不得在外网计算机上使用，废旧电脑的硬盘必须统一处理等。

4.3档案的利用方面

档案管理员必须对涉密档案进行科学、规范、严格管理，认真区分普通、秘密、机密档案，严格把控保密期限，严把解密的时间节点，及时确定哪些档案可开发利用，哪些档案的利用有范围界限；哪些档案处于保密期在本阶段还不能提供利用。确保在不泄密的前提下，使档案信息资源得到最大限度地利用。

5、依法加强信息化建设，提高服务水平

信息化建设是检察机关诉讼档案工作的必然趋势，也是社会利用需求的客观要求。新修订的《档案法》明确了信息化建设的重要性以及相关要求。在信息技术变革快速并深刻影响社会发展进步的背景下，检察机关更要依法运用信息技术手段，加强档案信息化建设，提高服务水平，提升服务质量。信息化建设的核心是管理、手段和技术的现代化，实现检察机关档案信息资源共享，才能更好地服务于检察工作。其中，信息化、标准化是核心，数字化资源建设是重点，人才和软件是关键，设备硬件是条件，利用是根本目的。检察机关要与时俱进，在实施智慧检务和科技强检的同时，制定诉讼档案信息化建设的规划、标准，有计划、分步骤开展诉讼档案信息化建设，加快存量纸质诉讼档案数字化和增量电子诉讼档案信息化建设，提高信息化服务水平。

结束语

信息化条件下检察机关档案管理是在规范化、专业化、信息化的基础上，在保证档案数据信息安全的前提下，加快现代化信息技术在检察机关档案管理中的应用，提高检察机关档案利用率,已成为目前检察档案管理工作的重中之重。

参考文献

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