企业档案数字化建设及安全保障措施

企业档案数字化建设及安全保障措施

蔺娟 苏娜 苏春艳

中航飞机股份有限公司西安制动分公司，陕西西安， 710065

摘要：企业档案管理推进数字化、信息化建设，需要综合考虑各方面因素，制定合适的信息化建设策略，提高企业档案管理数字化建设水平。有鉴于此，文中以数字档案管理建设为着手点，分析如何开展信息化建设，以期为类似研究提供借鉴，推进档案行业稳步发展。

关键词：企业档案管理；数字化；信息化；建设策略

1、企业档案管理档案数字化的重要意义

企业档案管理档案是记录一个企业建立、发展、演变的原始载体，因此企业档案管理的档案具有极高的学术研究价值和历史文化价值。企业档案管理的档案多数使用纸质载体进行保存，然而由于受到存放时间长、档案保存标准不高等因素的影响，使得许多企业档案管理企业档案管理保存的历史档案出现了字迹模糊、纸张损伤以及部分被污浊浸染的现象，所以企业档案管理纸质档案数字化工作显得十分重要和紧迫。

企业档案管理纸质档案数字化主要是将传统档案通过数字扫描的方法转化为虚拟的电子文件形式。企业档案管理纸质档案数字化是解决当前企业档案管理档案储存危机的关键途径，同时实现了档案管理系统平台的数字化，档案数字化对企业档案管理三个主体具有极其重要的作用，即档案本体、档案利用者以及档案工作者。从档案本体来看，企业档案管理档案数字化，有利于重新整理和修复一些破损的档案，从而有效延长纸质档案的保存年限，同时档案数字化可以有效减少档案被借阅以及出库的次数，减少纸质档案保存过程中的人为损伤，帮助档案资源实现可持续存储和利用。从档案利用者角度来说，档案数字化有利于档案利用者借阅，档案利用者可以使用多种在线方式获取档案资源。

2、企业档案管理档案信息化建设策略

2.1 企业档案管理档案数字化的标准

完成数字化建设的重要前提是有比较健全的数字化建设标准作为依据，然而如今的标准并没有明确的规范，因此制定企业档案管理数字化档案管理标准是很有必要的。然而制定标准不是简单的事，以下几点需要注意：

1. 必须遵循法律法规。例如《中华人民共和国档案法》《档案信息系统运行维护规范》《电子文件归档与电子档案管理办法》等等。第二，多方联动。档案行政管理机构、教育主管部门、企业档案管理、高职等各个单位，需要形成一个高效的联动机制，平衡好各部门的关系是制定标准的首要前提。第三，兼顾共性和特性。不同的省份，或是不同的企业档案管理都存在一定的差异性，所以每所企业档案管理的档案管理都具有自己的特点，因此在制定相关标准时，要包容每所企业档案管理的个性，在共性与个性之间找到一个平衡点。

2.2 合理利用物联网技术

2.2.1 档案出入库和整理工作层面的管理应用

企业档案管理的建设充分使用了物联网技术中的 RIFD 技术和 WSN 技术，档案的位置查询可以通过 RIFD 标签来识别，工作人员根据位置的识别能够快速地管理和使用档案信息。物联网技术的应用为企业档案管理的建设增添技术力量。各类工作人员都可以通过物联网的功能，实现对档案资源的调取与使用。同时物联网为企业档案管理建立了统一的数据库系统，工作人员通过对档案资源的定位，能够实现入库与出库管理，极大提高了工作的效率。

2.2.2 企业档案管理安全监管层面的管理应用

物联网在企业档案管理安全管理层面的应用，主要是针对档案被盗的管理。物联网技术能够将档案和企业档案管理之间形成联系，构建企业档案管理一体化建设体系，通过企业档案管理档案的标签实现对档案的追踪和定位，在一定条件下能够提高丢失档案被追回的概率。同时在企业档案管理管理层面的建设也使用了物联网大数据功能，可以实现对档案信息资源的查找与收取工作，这在一定程度上能有效减少工作人员的工作量。

2.2.3 基于用户需求的知识服务创新层面的管理应用

企业档案管理的建设不仅仅体现在基础层面的数据使用与自动化管理，最重要的是将技术带来的便利充分应用在用户服务上。在这个过程中，最重要的是用户的感受和需求。物联网的应用为企业档案管理的建设提供了技术支撑，使得企业档案管理充分调动技术资源进行服务创新，通过分析用户的现实需求，建构个性化的服务体系，为用户提供更加精准有效的知识信息服务。利用 RIFD 技术可以收集用户的使用习惯，建立用户分析数据库系统，进而明确用户的想法。不仅有效提升了档案查收的工作效率，同时用户可以在节省时间的情况下体验到企业档案管理的服务，从而有利于提高用户对企业档案管理服务的满意度，加快企业档案管理建设的步伐。

2.3 优化档案业务的职能分配

档案管理的进步，得益于不断创新的理念和技术，档案业务的办理需要相关部门和人员的配合与支持，为社会公众提供更好的服务。因此，应优化档案业务职能分配。档案业务的职能分配需要考虑到企业档案管理的影响，做出新的安排。

档案存储过程中，职能本身在于对存储的信息做出检查，对存储的路径按照规范和标准来操作，对存储的结果进行详细的记录，对存储的反馈生成专业的报告过程，保留存储的依据。档案业务的职能分配应保持足够的专业性。档案工作者还需提前参与到整个系统的方案设计以及需求分析和系统实现阶段中去，从档案管理的角度提出合理的建议和意见，从全局的角度上考虑电子档案的管理和利用。

档案工作人员应以技术发展为契机，实现档案行业在管理理念和运行体制上的重要变革。企业档案管理建设要求档案工作者以服务的姿态，用其建设成果为利用者服务，应该借助企业档案管理的环境，主动与相关行业系统进行交流，不能再以“坐等靠”的传统作风来行事。在提供利用数字档案时，应注意安全保密性，保证档案数据和信息的安全。

3、企业档案管理建设管理应注意的事项

随着企业档案管理建设的发展，档案管理体制受到了越来越多的影响和挑战。在这种情况下，企业档案管理建设及管理部门和人员应在实际工作中注意一些事项，防止一些负面影响。

3.1 强化自身安全防范管理

企业档案管理的建设、运营、维护等，对内部因素、外部因素的应对，以及各类风险的解决，需高度关注，减少因疏忽大意所造成的管理漏洞，减少对企业档案管理造成的破坏现象。

企业档案管理的工作人员均应接受严格的培训与考核，并注重在管理团队当中注入新的理念，提出新的管理思路，实现企业档案管理建设、管理、运行的顺利推进和创新。

3.2 重视与相关管理部门的沟通协调

在企业档案管理的管理体制方面，应与国家的安全部门相互衔接。档案管理并非只是档案部门的事，还需要其他的安保部门来共同配合完成，既要提供足够的技术支持，又要在安全保障的手段上进一步增加，避免出现档案信息数据的泄露和被盗现象。

3.3 推动企业档案管理的长远建设

企业档案管理的科技革新，以及自身的平台、系统优化过程中，应加强阶段性的自我检查和改良，掌握好企业档案管理的运转方向，对于用户提出的需求，或者是国家的档案合作项目等，给予高度的配合，推动企业档案管理建设的长期发展。

结语

总之，档案管理体制的改变，是时代发展的结果，同时也是国家进步的必然选择。我们应充分认识到这一点，在推进企业档案管理建设的过程中积极推进档案管理体制的变革，并通过档案管理体制的变革来更好地促进企业档案管理建设和档案信息化的发展。

参考文献

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