干部人事档案管理存在的问题分析及解决途径

干部人事档案管理存在的问题分析及解决途径

陆杭

（国网黑龙江省电力有限 公司 黑龙江 哈尔滨 150 000）

摘要：一个企事业单位，干部档案管理是重要的基础工作，是选拨、调配的重要依据，又是一笔财富。文中简介了干部人事档案管理的重要性，同时总结了目前干部档案管理存在六个方面的问题进行了分析，并给予了应用的解决方法。

关键词：人事档案；选拨；调配

人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分，真实地记载和反映了每个人经历、政治思想、品德作风、业务能力等，是每个人自身成长历史的真实记载，为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。因此管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。

一、干部人事档案管理的重要性

所谓的人事档案就是指在进行人事管理活动中对工作人员德才和表现的记录和反映。人事档案是以单个人为单位进行的，通过制作档案可以为日后的工作提供更多人员参考资料。我们可以知道，人事档案中记录了每个人的社会经历、自然状况、学历等状况，它可以客观的反映出一个人的政治信仰、工作情况、思想品德状况、奖惩状况以及业务能力等。人事档案具有完成、原始和真实它具有一定的法律效力。人事档案有利于组织部门的人才流动、选人用人以及职称评聘、调资、参加社会保险等。作为一种历史记录，档案是国家和党的一笔重要财富。所以要对档案工作起到足够的重视。

二、干部人事档案管理存在的问题分析

（一）档案管理意识不强，重视力度不够。没有把干部人事档案管理工作作为重要工作列入单位的议事日程，忽视档案部门的基础建设、制度的完善、管理人员的配备及工作方法的更新。片面地认为人事 档案工作只是收收管管、翻翻找找、查查看看，没有什么难度，谁都可以做，能应付得过去就行。

（二）档案材料收集不及时，材料甄别不细致。档案材料是多部门形成的原始材料，在收集过程中，缺乏多部门联动，导致档案材料不能及时转交、材料手续不完整、个别材料缺少。有些材料收集上来了，但存在明显与履历不符、印章不清晰、没有落款日期等问题，给材料归档造成了一定的困难。

（三）干部人事档案管理手段传统，效率低下。干部人事档案管理的手段仍比较落后，档案资料的加工、检索、统计与分析基本还是采用传统手工方式，不仅费时、费力且信息量存储小，信息化程度不高，导致利用效率低下，距离中组部关于实现干部档案工作信息化的要求尚远，更谈不上信息化管理。

（四）硬件设施解决落实差。档案室建设简陋，经费投入不足，大部分档案室建设不标准、不规范。个别单位没有专用档案室，有的单位档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁、完整。

（五）人事档案利用率不高

目前，很多管档单位仍沿用传统的人事档案管理模式，硬件设施投入低，管理手段落后，人事档案工作尚未实现现代化管理。由于缺乏实用的人事档案工作软件以及高效率人事档案工作人员，计算机管理档案只是辅助性的，外界不能利用，只为档案部门内部服务。除此之外，日常工作中有些单位只是利用微机录入档案目录和一些基本数据，并未加以核实。另外，人事档案为纸质载体，案卷质量不高，检索工具单一，查找方式落后，严重限制了其信息服务和交流作用的发挥。

（六）档案管理队伍专业素质不高，业务能力有待加强。由于种种原因，档案管理人员一般存在以下三个方面的问题：（1）一般非档案管理专业出身，专业知识不够扎实；（2）一般没有参加过专业的培训，业务上往往是师傅带徒弟，难以发展与创新；（3）是兼职的比较多，无形中分散了精力。

三、强化人事档案管理的措施

（一）提高对人事档案管理工作的认识

人事档案工作是一项艰苦细致、默默无闻的事业，不仅需要档案工作人员自身努力，更需要各级领导的大力支持和全体员工的积极配合。各级领导应该把人事档案管理工作提上议事日程，把人事档案管理工作作为重要的基础工作抓紧抓好，切实加强工作领导，定期检查，听取汇报，建立健全规章制度，配备专业人员及设备，及时制定相应方针政策解决有关问题，为人事档案管理工作创造有利的工作条件和工作环境。

（二）加大投入，进一步夯实档案工作基础。

档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算；各单位要按标准按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好综合防治措施，有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平。

（三）加强干部人事档案材料的收集工作，加大档案材料甄别力度。一是做好档案管理工作的宣讲，建立多部门联动机制，确保能够将成套的、准确的、手续完备的材料及时转交档案管理部门。二是加强责任意识，提高档案工作人员的责任感，杜绝粗心大意，对收集来的材料认真校对、审核，确保档案材料真实、完整。

（四）加快建设数字化档案室，提高干部人事档案工作效率。鉴于干部人事档案的历史性，唯一性和不可复制性，为避免多次翻阅造成纸张的破坏，同时也为提高档案工作效率，便于档案材料的利用，干部人事档案数字化己势在必行。现阶段的人事档案管理工作必须采取先进的、高起点的管理模式，建立规范的、有效的、科学的人事档案管理信息网络，加强人事档案信息的宏观管理，提高现代化管理水平。

（五）加强档案管理人员队伍建设，提高人员素质。（1）要严把入口关，选配政治可靠、作风正派、责任心强、业务素质好的中共党员从事干部档案工作。（2）要加强业务培训，提高干部档案工作人员的业务素质和业务能力。（3）要保持档案工作人员的相对稳定。

结束语

干部人事档案管理工作是一个具有复杂性、科学性的系统工程。在新形势下，人事档案管理工作必须抓住机遇，与时俱进，在实践中不断探索出 解决问题的新方法，新举措，以适应社会发展的需要。

参考文献

[1]高春花，人事档案管理的问题及建议[J]，现代国企研究，2017（20）：41

[2]翁颖群，当前事业单位人事档案管理的几点建议[J]，江西建材，2017（03）286-287

[3]李祥玉，新形势下做好人事档案管理工作的探讨，经济管理，2017年9月