大数据视角下档案数字化工作优化策略探析

大数据视角下档案数字化工作优化策略探析

徐丽

青岛市市北区劳动事务代理有限公司

[摘 要] 企业档案管理三化是指企业档案管理的数字化、网络化、安全化。档案数字化是基础，网络化是结果，安全化是保障。档案是企业信息的载体，是企业的无形资产和宝贵的物质财富。为了适应大数据时代对企业信息化建设的需求，企业档案的数字化和数据化应尽快与大数据时代要求相一致。同时企业为了扩大档案信息的流通量、覆盖面和利用率，也必须大力开展企业档案的数字化建设，全面提高企业档案数字化覆盖率和管理水平。

[关键词] 大数据；档案数字化工作；优化策略

大数据视角下要加快推动档案管理变革，着力提高档案数据信息的质量，加大档案信息的挖掘力度，进一步通过技术手段获得最全面、最广泛和最高效的档案信息，充分借鉴数据信息技术满足档案应用的需要。基于此，文章主要分析了大数据视角下档案数字化工作优化策略。

1 大数据时代为档案管理工作带来的机遇

1.1大数据时代的概念与特点

美国的麦肯锡公司最早提出了大数据时代这一全新概念，该公司在所发布的报告当中指出：在现今这个时代当中，数据融入社会的每一个行业之内，其发展为重要的生产要素。可以说，社会公众对数据信息的发掘和使用，意味着生产率增长及消费者盈余的实现。在网络技术以及信息技术发展速度一日千里的背景之下，大数据技术的重要性日益凸显，其在社会生活与生产的各个领域当中持续得到推广和应用。审视大数据技术来看，其涵盖了下述特质：数据信息体量巨大，涉及的类目较多，具有较高的传输速率和时效性。由大数据技术的前述特质可以作出这样的论断：其发展将为人类社会带来巨大的思维变革。

1.2大数据时代为档案管理工作带来的机遇

首先，从档案管理工作自身所表现出的特点来看，工作量大、工作强度高是此项工作的鲜明表现，因此可以说，档案管理从业人员将大数据技术引入日常工作当中，将为自身所从事的工作带来全新的发展契机，具体而言，借助对此种技术的引入，能够提升档案管理工作的安全性，并且实现对档案资源的自动化管理，由此达到提升档案管理工作效度的目的。其次，档案管理从业人员借助云技术等现代信息技术手段，能够实现对档案信息资源的高效收集，从而提升归档工作的效率，并且实现对档案信息资源的集成化管理，由此将让档案资源使用者在网络的帮助之下，实现对档案信息资源的高效查找和利用，这样便提升了对档案信息资源的利用率。第三，大数据时代，档案数据能够得到更迅速的利用和更深度的挖掘。在大数据时代，档案管理工作可以有更高效的平台，档案管理工作人员能够加速档案大数据存储系统的建设和档案大数据挖掘利用支撑平台的建设，以档案数据为中心，建立分布处理、集中管理的存储体系，具备良好的性能，并能够进行灵活的分配与配置，还具有模块化建设和复制拷贝等功能，在存储功能以外，实现对档案大数据的快速利用，可以使用开源的Hadoop架构，与结构化、非结构化的数据处理子系统相结合，对海量结构化数据进行检索、分析以及深度挖掘。最后，在网络技术得到普及的当下，社会公众基于工作与生活的需要，对档案信息资源的使用诉求不断提升，档案管理从业人员如果能够依托大数据技术等相关信息技术手段实现对档案信息资源的建档、归档与整合，将实现对档案信息资源的数字化处理，由此将会大大节省使用者的档案信息资源查找和利用时间成本，让其获得良好的档案信息资源利用体验。

2 大数据视角下加强档案数字化的措施

2.1改变传统思想，树立全员档案意识

企业发展到数字化管理时代的今天，档案工作早已经不是档案管理部门的事情，而是一项企业全员性的工作，档案工作涉及到每一个部门、每一项工作、甚至每一个人，因为要想确保归档电子文件符合归档标准要求，就要对归档电子文件实行全面、全过程、全员参与的管理。因此，要做好企业档案管理的转型，不仅要依靠档案管理人员，还需要企业全员共同参与才能保证档案管理的顺利转型。档案管理部门应通过对档案数字化管理的相关标准、规范进行宣传、教育、培训，提高全员对档案数字化转型的正确认识，加强档案数字化转型过程中档案工作的整体配合与协调。

2.2构建完善的应用管理制度

对于企业管理经营层面而言，大都较好地重视档案管理信息化建设，但在实际应用方面，通常存在应用管理制度较为滞后的情形。首先，管理层面需要做好基层调研工作，明确信息化技术应用中存在的问题，明确原有制度体系中不够完善的方面，结合实际对制度内容进行更新。其次，要构建更具有针对性的绩效考核制度，充分发挥工作人员积极性，有效提升档案管理工作水平。最后，应当强化档案管理责任制度，尤其是在传统档案管理流程与数字化技术应用相互衔接方面，需要更好地明确交接流程及责任划分，以便更好地将数字化技术的作用发挥出来。

2.3强化档案队伍建设

为了提高档案管理工作的合理性，更新档案管理工作理念，还要强化档案管理人员队伍建设工作。首先，优化档案管理人员队伍结构，提升档案管理人员数字化技术能力，进一步普及培训大数据、云存储、智能化技术，提高档案管理人员的服务意识，鼓励档案管理人员研究档案管理服务创新办法。其次，强化档案管理数字化队伍结构，不断提高档案管理队伍的综合素质。加强档案数字成果的转化，构建资源共享的档案数据信息库，或者建立档案数据共享平台，进一步开拓档案管理创新思维，依靠先进技术对档案数据进行挖掘第三，积极引进一批具有创新意识、相关技术与综合能力的人才，加强档案管理人员技术培训，从而提高档案管理人员工作适应性。拓展档案管理人员工作思路，引导档案档案管理人员积极研究档案管理工作的新课题，不断细化档案管理要求，推动档案管理工作人员积极进行档案课题研究。

2.4积极导入大数据处理技术

在大数据应用水平不断提升的背景下，企业档案管理工作导入大数据技术应用已经成为必然趋势，在实际应用过程中，需要注意以下几个方面：一是根据企业档案管理工作开展现状，选择合适的智能算法，明确大数据采集的范围和来源，明确大数据分析结果的具体应用层面。二是要充分将大数据分析结果应用至企业管理层面，不仅要在岗位调整、员工晋升等方面进行应用，还应当强化在企业决策层面的应用，为企业整体管理水平提升提供参考。三是利用大数据技术构建企业内部更加优化的信息检索及应用体系，有效提升企业内部交流活动开展效率。

2.5提升安全管理水平

企业档案信息管理本身具有保密性要求，因此数字化技术应用，必须从技术和制度两个层面入手，构建完善的安全管理体系，提升安全管理水平。从技术层面来说，不仅需要做好档案内容的安全备份，还应当利用计算机网络安全技术，有效阻隔外部危险因素的入侵，避免出现数据信息泄露问题。就制度层面而言，应当结合企业整体管理工作体系，构建系统性的数字化管理体系，要求各个岗位工作人员严格依照相应的规程操作，避免由于人为因素造成信息损坏或泄露。

3 结语

近年来我国档案管理的数字化工作蓬勃开展，档案管理技术手段不断取得突破创新，构建了较为完善的档案数据信息采集机制，优化了档案管理与应用渠道。新时代，要研究档案数字化管理体系，扩展档案数据信息资源的来源取得，采用科学的档案控制方法，从而满足档案管理工作创新发展需要。

[参考文献]

[1]滕李娜.利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力的研究[J].办公室业务，2019（05）.

[2]古尽平.大数据视野下档案信息化建设的新思考[J].办公室业务，2018（15）.