基于国企档案管理的重要性及有效措施探究

基于国企档案管理的重要性及有效措施探究

周娟

中国联合网络通信有限公司喀什地区分公司 新疆 喀什 844000

摘要：档案见证了国有企业的发展历程，为国有企业各项重大决策提供了重要的保障。致使国有企业在实际的经营管理中，要意识到档案管理对国有企业生产、经营、发展的重要性，注重发挥档案管理工作的作用，将档案管理纳入到实际工作日程上，实现档案管理效果的最优化。本文主要对档案管理的重要性、以及存在的主要问题进行了探索，同时重点对其改善措施进行了全方面分析，以此来助力于国有企业档案管理水平的提升。

关键词：国企；档案管理；重要性；问题；措施

工作方法在国有企业发展过程中，其主要侧重于获取经济效益，从而忽视了档案管理等其他方面的工作。近年来，档案管理的地位逐步提高，档案管理在工作中越来越重要。目前，档案管理已成为国有企业发展的主要工作内容之一，搞好档案管理已成为国有企业发展的新目标。

1、国企档案管理的重要性概述

科学合理的档案管理模式作为档案管理的重要手段，不仅可以提高档案管理的效率，缩短档案检索的时间，还能降低档案管理的难度。在企业的实际运营和发展过程中，需要涉及到大量的档案信息。档案信息主要记录企业的发展。档案具有重要的辅助功能，特别是随着改革进程的不断推进，促进了国有企业的多元化发展。企业档案信息的形成与企业管理、生产经营有着必然的联系，主要记录着国有企业发展的全过程。目前，国有企业档案管理形式具有多样化。除了传统的纸质档案外，还包括录像、录音和图片等形式的档案。这些档案对国有企业非常重要。在国有企业的发展过程中，为了实现行政规划和管理决策的科学性，国有企业需要加强行政档案管理，为重大决策提供依据，进而提高行政管理的可操作性。总之，加强国有企业档案管理对国有企业的可持续发展具有重要的现实意义。

2、国企档案管理存在的主要问题

2.1 档案保管设施简陋

档案作为国有企业的重要组成部分，见证了国有企业的发展历程。然而，由于长期以来国有企业对档案管理缺乏重视，档案管理的基础设施没有得到完善。长期以来，档案管理的软硬件逐渐老化，已不能满足当前档案管理的需要。主要体现在：档案室过于简单，电子设备没有及时更新。特别是在复杂的环境下，档案管理设施无法投入使用，一些档案遭到破坏，无法得到很好的保存，这对档案管理的发展极为不利。

2.2 档案管理意识较为薄弱

在激烈的市场竞争环境中，大多数国有企业在获得市场竞争的主动权，注重提高经济效益的同时，忽视了档案管理的发展。此外，档案管理相对复杂、繁琐和系统化。它不仅工作量大，而且覆盖信息范围广，在一定程度上增加了档案管理的难度。特别是在档案资料传递过程中，涉及多个部门参与，整体工作效率低下，难以顺利推进档案管理工作。档案资源的缺失状况较为严重，各企业部门不能按照预定的流程及时移交文件资料的相关内容^[3]部分工作人员会在个人方便的前提下采取自行保管档案资料的形式，这就导致整体的档案管理工作中会出现断代的状况。

2.3 档案管理人员整体素质有待提升

由于档案管理工作自身的灵活性较强，其工作成果难以直接从经济效益和综合成绩的角度进行反馈，这就导致国有企业档案管理的相关工作人员，其业绩难以得到企业领导和其余员工的认可^[1]。根据相关数据调查，许多国有企业的档案管理质量低下，难以达到预期的管理效果。造成这一现象的主要原因是档案管理人员的业务能力不足，忽视国有企业档案管理，相关管理人员的积极性不高，积极性不能充分调动。

3、国企档案管理质量提升的优化措施

3.1 增强档案管理意识

国有企业档案管理意识的高低在很大程度上影响着国有企业档案管理的质量。在国有企业的实际经营管理中，企业领导应积极改变传统落后，逐步提高档案管理意识，将档案管理工作纳入日常工作日程，加强档案管理宣传，不断为国有企业档案管理创造良好条件，落实各项管理工作，确保档案管理工作顺利进行。

3.2 健全档案管理制度

在国有企业档案管理过程中，健全的档案管理制度可以为档案管理提供重要的管理依据。它为创新档案管理方法提供了全面的指导，还提高档案管理效果奠定了坚实的基础。国有企业应积极借鉴国外先进的管理经验，不断创新和发展现行的档案管理模式，丰富收集档案的样式，应将各种与企业经营、生产相关的信息载体例如，音频、录像、招聘等和拥有存储必要性的信息资料及时进行收集，并将重要档案信息进行电子备份，而不是仅仅收集纸质版的信息资料，为档案的保管提供双保险 ^[2]。同时，为保证档案管理工作的顺利进行，国有企业要不断完善“三位一体”档案管理体制，加强现有档案管理流程和档案数据标准建设，避免档案数据的不完整性，提高档案管理水平，促进档案管理的良性发展。

3.3 合理规范文书档案管理

国有企业在日常经营管理过程中，往往会产生大量的公文档案。目前，这些文件档案对国有企业具有很大的价值，但也有一些局限性。这些文件档案繁琐，档案数量相对较大。因此，国有企业必须加强文件档案管理，合理规范文件档案管理，提高档案管理效率。例如，公文的纸张尺寸、排版和装订必须按照标准进行统一标准化和管理，以满足公文的具体要求。同时,为保证文件档案管理的质量,要从收集,整理,编号,归档等方面制定规范化制度,实行规范化管理。通过实施标准化管理，使文件档案管理有章可循，避免档案过多造成管理混乱的问题

^[3]。

3.4 加大档案管理工作的资金投入

能否提高国有企业档案管理水平，保证管理效果，很大程度上取决于档案管理的软硬件。因此，国有企业应逐步加大资金投入，不断完善档案管理的软硬件设施，为企业档案提供良好的存储环境。同时，及时更新新的档案柜，并组织专人定期检查档案管理设施，确保档案硬件设施的安全，避免因潮湿、腐烂对档案造成严重影响。一旦出现上述情况，我们应及时采取相应措施，尤其要注意加强纸质档案的管理，提高当前的管理质量。

3.5 提升档案管理人员的素质

档案管理人员的素质直接影响档案管理工作的顺利开展。因此就是要确定并完善工作人员的提升规范。要求与国有企业内部档案管理的主管单位或是有关机构进行合作，通过校园培训、合作培训等方式提升档案管理工作人员的知识储备和个人能力，以此来进行个人提升。在实际运行管理过程中，根据档案管理的需要，定期对相关管理人员进行专业培训，帮助管理人员熟悉整个档案管理过程，提高专业管理水平。此外，企业还可以面向社会公开招聘，选拔专业档案管理人员，不断充实国有企业档案管理队伍，确保档案管理人员整体素质的提高^[4]。

结语：

在国有企业的实际经营管理中，在保证经济效益实现的基础上，要重视档案管理的发展，逐步重视档案管理。同时，根据当前企业档案管理的需要，加强档案管理人才队伍建设，不断充实档案管理队伍人员，注重提高整个管理队伍的素质。继续加大资金投入，不断完善基础设施建设，为档案管理发展创造良好环境，全面提高国有企业档案管理水平。

参考文献：

[1] 杨远琴 . 浅谈国有企业档案管理工作存在的问题及对策 [J].

办公室业务，2017（17）：90.

[2]邓茵 .企业文书档案管理中存在的问题及应对策略分析 [J]. 办公室业务 ,2015(20):56-58

[3] 蓝玉超 .浅谈国有企业档案管理工作存在的问题及对策 [J]. 办公室业务 ,2015(13):47+51

[4]谭淑荣 .国有企业档案管理工作存在的问题及对策 [J]. 消费导刊,2018(39):153-15.