探析现代图书档案管理系统应用

探析现代图书档案管理系统应用

王海

枣庄市市中区文化中路 3 3 号 277101

提要：网络化信息技术使档案的检索利用也变得更容易，信息来源更为多元化，信息化的档案管理把档案信息都统合在一起，有利于进行集中管理，根本上解决管理的问题。

关键词：现代图书档案管理系统 档案管理 应用

在网络信息时代，档案管理信息化应运而生，传统档案管理模式越来越限制图书档案管理工作的开展。作为一种新型的管理模式，网络技术的利用提高了图书档案管理效率。

一、图书档案信息化管理中存在的问题
1、管理理念不够完善，影响图书馆档案管理信息化的推进。 推进图书馆档案管理信息化的过程中，在信息的收集上过于重视总结性质的文件材料而忽视过程材料的收集，对电子档材料和纸质档材料的作用无法科学区分和转化，在一些重要档案材料的管理和归档过程中过于依赖人工方式，消耗了大量的人力和物力，给图书馆档案管理工作的顺利开展造成不良影响。
2、信息化建设进程缓慢，图书馆档案管理信息化程度不高。图书档案管理网络化是以完善的硬件和软件设备作为支撑的。移动设备的普及和新媒体的飞速发展导致信息处理方式发生巨变，微信、APP让信息的查阅更加便捷高效，这对图书网络信息系统的软件保障提出了更高的要求。

3、图书管理的依据仍然是纸质图书和参考文献。由于经费有限，对于数字业务重视度不够，也给图书档案的管理工作产生了一定的影响。
4、信息之间的孤立比较严重，需要进行整合。随着读者对于图书档案信息管理的要求不断提高，传统的图书系统管理难以满足实际性要求，不同的信息之间的分离状况较为严重，信息孤岛现象也就诞生了。图书管理工作要求管理人员严格按照一定的流程对图书进行分类出来，并在相应的位置标记图书的位置。由于图书的种类繁多，因此管理难度较大。如按照图书书籍的内容将图书划分为人文、艺术、自然等不同的类别，按照图书的不同题材将其划分为散文、小说、传记等，只有严格按照明确的方式来实施管理，才能凸显图书管理的作用。

三、信息时代档案管理的新特点
        信息来源更为多元化。 过去档案信息主要来源于纸质文件，由于馆藏存储空间有限，加上管理方式落后，档案部门只能选择性地收集档案信息，档案信息来源非常有限，一些具有历史研究价值的文档资料由于各种原因而未被归档收录，继而遗失。档案信息化则使档案材料不再局限于纸质文件，大量包括影音、图像、文字等各种类型的档案内容都可以以电子文档的形式储存在小小的硬盘当中，使档案存储空间和信息来源得到极大的拓展，一个U盘即可存储相当于小型图书馆的档案内容，为档案收集管理带来了极大便利。
信息处理更为高效。信息技术使档案的检索利用也变得更容易，只需通过简单的计算机搜索操作，可按照档案的类型、归档时间、关键词等快速检索到所需档案，从根本上解决过去档案查询繁琐和费时费力的问题。档案信息化管理的高效还体现在档案信息的传输，通过计算机和互联网即可将电子档案进行快速传输，不受时间和地域的任何限制。
档案管理更加安全。传统的纸质档案易受潮、易损坏，不利于档案的长期保存，而电子档案则完全消除了这方面的顾虑。各种档案资料可以电子文档的形式存储在硬盘当中，既方便又安全，对于一些重要的档案还可进行多备份，在很大程度上避免了档案可能出现的损坏，可使档案长期保存。此外，电子档案的安全保密性也更好，通过各种密码保护和权限设置可有效确保档案信息的安全，降低了档案丢失和信息泄露的风险。

对档案管理进行统一。传统的档案管理方式破碎分散，没办法大量进行集中管理。而信息化的档案管理把档案信息都统合在一起，有利于进行集中管理，有利于从根本上解决不好管理的问题。信息化的档案管理需要注意把档案信息进行有效分类，把不同类型的信息做好规划整理，使信息简单明了，挺高运用效率，提升效果。

四、网络信息技术时代档案管理工作建议

在传统的图书档案管理工作中，需要大量的人员来对书籍进行管理，但是随着图书档案管理系统的应用，能够借助红外线实现图书信息的归档处理，通过扫描将图书信息扫描到系统中，完善图书信息的归档，提高图书档案管理的效率。这种处理方式不仅能够识别不同分类的图书，对于同类图书的识别度也较高。能够有效提高管理效率，节约成本
        在实数图书档案管理系统的应用过程中，尤其是在软件设计方案，设计人员需要严格按照书籍的种类来进行划分，因此不需要人为再次分类，在这种情况下，图书档案管理工作的作用也逐渐凸显出来。在构建图书馆管理系统过程中需要参考待建区环境以及阅读的实际需求，继而拓展处系统功能和基础性操作设计、系统维护等不同类型的模块，保证使用人员能够按照要求对信息进行查询。
利用计算机网络海量存储和与云计算优势建立完整的数据库管理体系，通过互联网进行完整的数据采集，搭建完备的档案数据库和全文数据库，对图书档案进行编码，对电子档案的查询、借阅、调取等数据都录入到数据库中，将藏书、文献资料等都进行数据录入，搭建全文数据库，运用对资源进行精细化分类和管理。

 根据信息技术的新形式，积极开通图书和档案馆的微信公众号，并运用公众号提供图书和档案的数字化资源服务。公共平台启动图书馆官方账号方便用户搜索，通过网站、微博、微信等不同方式来推广公众号，对热门资料和热点话题进行及时推送，增强服务的灵活性。引入VR技术，将无法外借的珍贵资料和文献用影像的形式录入到信息服务平台中，通过VR技术身临其境地阅览到各种珍贵的档案资源。

对用户需求、书籍分类以及读者的类型进行划分，通过划分能够保证用户按照既定程序获取初始密码，匹配身份。 通过建立数据查询模块能够方便使用者快速查阅资料，同时实现数据的导入和导出工作，针对性对图书的属性进行修改。 便于提高图书借阅、归还、续还、破损统计的效率，实现读者信息的查询。从而实现数据的备份、还原、清理等过程，避免系统瘫痪，减轻工作量，保证信息的准确性。
图书档案管理工作具有一定的系统性，因此加强各个部门之间的联系才能使得档案管理工作形成一个统一的整体，提高管理的系统性和全面性。在实际应用过程中，管理人员借助档案管理系统能够有效提高档案管理的效率，可以提高图书档案管理的工作成效。

五、加强队伍建设，促进人才发展。
         大数据信息时代图书档案管理人员不仅要具备扎实的档案管理职业技能，还要具备娴熟的计算机操作水平和用于创新的工作精神。要学习传统的档案管理知识、培养技能，同时要熟悉各种信息化软件设备，快速收集、整理、甄别、提取各种档案信息，提供个性化的服务。对现有的档案管理人员进行系统化、针对性的技术和技能培训，定期对培训结果做出检测和考核，让档案管理人员掌握先进的信息技术，真正从繁重的事务性工作中解脱出来，有更多的时间和精力对自己的工作进行总结创新，更好地促进档案管理信息化水平的提高。图书档案整理工作繁复且枯燥，一般人对于它很难有太多兴趣，需要建立奖励机制，充分调动积极性，创造良好的工作氛围，保证员工在轻松快乐的环境中完成工作任务。

      参考文献

[1]邱东莲．信息网络化时代的档案管理［J］．智库时代,2019( 15) : 262－263．

[2]吕美卉.创新档案管理理念实现档案管理信息化探究[J].科技经济导刊，2018（35）：237.

[3]路一, 刘启茂. 面向21世纪推动高校图书馆自动化建设与发展[J]. 现代图书情报技术, 2018(6).