档案管理的重要地位及加强档案管理的方法研究

档案管理的重要地位及加强档案管理的方法研究

赵朋

枣庄市人民警察训练中心 277800

摘要：在现代企业发展进程中，会产生大量的数据、文件等档案资料，因此，档案管理人员对于企业的发展状况而言起到了十分重要的作用。为了保证档案管理质量达到预期标准，那么作为档案管理者就应在明晰档案管理重要地位的基础上，针对档案管理现状问题，选用实效性强优化方法加强档案管理效果，以优化档案管理水平，进而助力于企业经营效益的提升。

关键词：档案管理；重要地位；常见问题；加强方法；研究

现如今，我国正处在信息化时代下，各行各业中每日都会在经营发展中伴有海量的信息产出，档案作为信息的记录载体，也由此受到了重视。伴随社会经济的进步，以往的纸质档案管理方式很难满足当前海量档案信息资源的管理需求，所以，企业若想得到长久稳健的发展，就一定要正视档案管理的重要地位，并在整合分析档案管理中常见问题的基础上，选用针对性强的方法手段做好档案管理工作，以通过档案管理工作的创新之举，强化档案管理效率、管理质量。

1档案管理的重要地位分析

1.1档案管理质量的保证，有益于积极弘扬企业文化

对于一个企业而言，企业文化代表着其自身的精神文明与经营理念所在，而档案资料记录着企业相关的全部文化信息，比如企业的发展历史信息、党政机制的建设信息、人力资源信息、固定资产信息等，另外每日经营状况的记录情况、员工岗位调动情况、员工考勤情况等信息也属于企业档案管理的范畴。换言之，企业档案资料不但覆盖面广，而且涵盖内容细又详，体现着一个企业的全貌。所以，做好档案管理工作，保证企业档案管理质量，对企业文化的积极弘扬方面能够起到助力的作用^[1]。

1.2档案管理质量的保证，有益于企业未来的良性发展

事实上，档案内容体现着企业发展的初始资料，其内容具备了一定的真实性、全面性，保证档案管理质量，能够为企业更好的规划未来提供有效的参考根据。与此同时，考虑到照片、影音等档案资料记录着企业真实的发展历程，这些资料都属于原始资料，没有被篡改和增减，而且许多资料上面都有相关当事人、负责人的亲笔签名，具有一定的精准性、真实性，从而可以将企业的发展轨迹清楚的表述出来，对企业未来良性发展的规划设计方面是最为有利的证据参考所在。

1.3档案管理质量的保证，有益于企业人力资源的合理分配

针对一个企业来讲，档案资料的管理价值还体现在能够对全部员工的履历信息做出统一化管理，查询人力资源档案资料，就能够明晰员工的学历背景、工作经历、家庭情况等信息，如此一来，就能够为人力资源的合理分配以及人事招聘方案的编制提供参照依据，利用员工的特长、经验优势等，实现知人善任的目标，进而推动企业的良好经营与发展。

2档案管理中常见的问题

2.1没有重视档案管理工作的关键性

于企业而言，档案是其发展进程中特别重要的一笔财富，档案不但可以展现出企业的发展轨迹，而且还能够体现出企业日常生产经营活动的实施情况，小到人力资源管理，大到企业经营管理，档案管理质量都会对相应的管理效果起到决定性的影响^[2]。即便如此，现阶段仍旧有一部分企业仅仅看重经济效益的获取，而忽视了档案管理工作的关键性，认为档案管理工作可有可无。基于档案管理工作没有受到重视，所以档案管理人员在落实本职工作时也往往只是流于形式化，只对档案做出了整理、保存。这样一来，往往会出现档案资料缺少真实性、精准性以及完整性的情况，对企业的照常经营发展带来不利。

2.2档案信息化管理方面存有不足

伴随信息技术的更新迭代以及普及应用，企业档案管理领域也逐步大范围的应用了信息化技术。在档案管理工作中加以运用信息化技术，不但能够显著提升档案信息的保存、抄送质量，而且还可以强化档案资料信息的时效性、精准性，所以，电子档案管理模式的出现受到了档案管理者的青睐。但基于信息技术在使用中常伴有信息安全风险产生，一旦出现风险隐患，那么企业档案资料的安全性、完整性也会遭受威胁，不能确保档案管理效果达到预期标准。

2.3档案管理制度缺少完整可行性

即便现如今一些企业制定了档案管理制度、档案风险应急处理方案，但却很少会有企业将此切实实行于档案管理工作中，乃至一些企业为了应付上级检查才不得以而制定档案管理制度，由于档案管理制度在制定时相关人员没有根据企业自身的实际情况作为基础，所以很难为档案管理工作的有效落实提供保障。

3加强档案管理的方法

3.1加大现代化技术的应用力度

为了提升档案管理者的工作效率以及档案资料的合理运用率，那么企业就应加大现代化技术的应用力度的基础上，创建出电子资料库，以此优化档案资料管理水平。究其原因，主要是因为借助信息化技术、计算机技术等，将纸质档案资料转化为数据化的形式，进而建立出信息化管理系统，辅助档案管理工作的有效开展，能够显著提升档案管理效果的同时，提高档案资料的有效利用率，如此便可防止纸质档案管理下各类资源成本的过度损耗。通过信息化电子资料库的创建，如果需要查询资料，仅需要访问档案系统便可快速精准地找出相应的资料信息，减少人力、物力资源的损耗量，如此便可为企业生产经营活动的顺利开展充实资金

^[3]。

3.2提升档案管理人员的专业水平

当前时期，企业若想提升档案管理效率，则需要拥有一支综合素质强的档案管理团队作为支撑。针对于此，首先企业应设置专门的档案管理职位的基础上，对该职位的岗位职责做出清楚的划分，依据以档案管理现状，合理安排档案管理团队的人员数量。其次，创建档案培训机制。从内容和方式两方面着手，做好企业档案管理人才的教育培训工作。内容方面应涉及到计算机、大数据、云计算、云储存等专业知识内容，方式上要针对档案管理岗位员工的上岗年限，选用差异化的培训方式，比如外出进修学习、专家讲座等。最后，制定完整可行的奖励惩罚制度，以此规范档案管理人员的工作行为，保障档案管理工作的有效落实。

3.3完善档案管理制度

企业应该在国家现行的有关法规制度的基础上，依据企业自身的真实情况，制定出完整可行的档案管理制度。第一，落实责任制。为档案管理人员分配工作任务以及管理职责，以此活化档案管理人员的工作自觉性、责任意识。第二，提升档案管理流程的透明度。从档案资料的搜集、整合、分类、保存等环节入手，制定出详实的档案管理要求及规范标准，以确保档案管理各个环节工作质量得到显著提升，为档案管理整体效果的提高做好铺垫。第三，制定统一的标准。促使档案管理者在工作时可以做到有理有据，从而保证档案管理工作的严谨性，以免出现差错。

结束语

总而言之，档案作为记录企业发展历史的重要载体，对一个企业的长期稳健发展方面能够提供重要参考依据。所以，做好档案的管理工作，小到对企业管理工作的照常开展、大到对企业未来的经营状态，都会起到十分关键的决定性影响。因此，作为档案管理者一定要明晰档案管理的重要定位，逐步重视档案管理工作，才可以一直探寻加强档案管理的方法，为推动企业的进步提供助力。

参考文献:

[1]范雪菲.探索中学档案管理重要地位及加强档案管理的途径[J].长江丛刊,2019(18):103+150.

[2]尹君.档案管理的重要地位及加强档案管理的方法研究[J].办公室业务,2019(09):78.

[3]熊苗苗.加强档案管理人员素质教育的方法探究[J].办公室业务,2018(18):98.