浅谈档案材料的收集与整理工作

张晓霞

潍坊人事考试（职业技术鉴定）中心

摘 要：档案材料的齐全完整性是档案管理工作的基本要求，也是档案发挥价值作用的基本保证。保证档案材料的齐全完整需要档案人员加强和规范收集工作，注意收集的方式方法，实施全面收集，并进行科学化整理。本文针对档案的收集与整理谈几点自己的认识和观点，希望在这方面提供一些好的经验，推动档案工作健康发展。

关键词： 档案；收集；整理；思考

档案是在工作实践中直接产生的原始材料，具有真实性和凭证性，这也是档案的基本属性。它对于促进工作，推动社会发展具有重要的无可替代的价值和作用。做好档案材料的收集，保证档案材料的齐全丰富，并进行科学系统的整理，是档案工作的基本任务要求。

一、档案材料的收集

收集工作要重在齐全和完整上下功夫，这直接决定了档案的使用价值。在收集工作中要注意系统性收集和集中管理存放，保证一项工作，一次活动形成的全部文件材料、图片、音像等相关内容全部收集齐全，才算是收集工作做到了位，否则档案的可利用价值将会大打折扣，严重影响以后工作的查考利用。

（一）明确档案材料的收集范围。档案材料是由单位各个部门在工作中形成的，因各个部门工作性质职能不尽相同，形成的档案材料也是千差万别，只有明确每个档案形成部门的档案收集范围，在工作中才能够做到搜集目标明确，将具有留存价值的，反映单位工作履职面貌的材料收集起来，形成反映工作活动的有机联系整体。

（二）把握档案材料的收集时机。平时所讲的档案材料要做到随时收集，这是收集把握的基本原则。具体实施收集材料时，要有所区别。根据实际情况合理判定，善于利用有利时机开展收集，最根本的收集时机就是在一项工作刚刚结束，文件材料已经形成并办理完成文件的运转手续时及时进行收集，这个时候材料相对完整，档案形成部门和人员也便于落实和明确责任，防止工作完成，人走事散，丢失了档案材料收集的最佳时机，给档案收集工作带来不必要的困难。

（三）注意早好档案材的日常收集。档案材料随着工作的开展在不断产生，收集工作要紧跟日常工作步伐，做到今日完成今日搜集，防止收集拖延获将日常性收集工作改变为由集中性收集来代替的做法，在收集工作中切实履行好责任，做到不等不靠，及时收集，以此为档案材料的齐全完整打下坚实工作基础

二、档案材料的整理

对收集齐全的档案材料进行规范化的整理，让凌乱无章的文件材料规范有序，方便管理和查找利用是整理工作的基本目的要求。在开展整理工作之前要对所收集的材料进行全面的检查审核，查看材料的真实有效性、齐全完整性、有无价值性，然后再开展规范性的整理。

（一）对文件内容进行检查。对收集起来的文件材料要做到每一份、每一页文件的内容进行仔细查看，检查文件的版面结构是否完整，是否包含有版头、正文和版记，文件签字批示手续是否完备，记录内容与工作实际是否一致，对于不符合归档要求的材料要及时剔除或由相关部门提供替换符合标准的文件，对于存在问题的文件一律不准归档进入整理程序。

（二）对文件材料进行科学分类排列。对符合入档整理要求的文件材料要按照档案整理的程序进行整理和准备。首先要按照年度对文件材料分大类，然后在每个年度内根据文件材料形成的先后顺序，以及文件之间的有机联系进行排列，做到排序科学合理，前后关联性密切，防止将有机联系的文件只是按照时间顺利进行简单排列，导致出现档案信息内容的孤立性和不连续性。

（三）盒内目录及页号的编制。对于组装而成的盒内或卷内文件要进行逐页编写页码，页码编写按照盒内文件的排列顺序进行，只要是有文字的页面都要用铅笔从1开始编写阿拉伯数字，做到页码编写连续，不缺号不断号。在编号完成的基础上根据档案门类目录的专用格式进行目录内容的编写录入，目录中对于文件标题的编写较为严格，做到目录注入与原文保持一致，对于文件不带标题需要重新拟写文件标题，标题拟写要准确反映文件的内在内容。

（四）文件材料的装订。目前档案文件材料装订有多种方式，要根据档案整理的方法合理选用装订方式。如文书档案目前有立卷和归档整理两种方式，采用立卷整理方式的，文件装订要采用三孔一线的线装方式；采用归档文件整理方式的可以选用不锈钢钉、钢夹或者三角线封方式，同样对于文件较厚的可以采用三孔线装的方式。各种门类档案装订都要按照各自的规范和标准选择，要做到装订整齐美观，牢固安全，利于档案的保存和利用。

三、结束语

档案收集整理工作是为国家社会积累档案财富，提供优质服务的基础性档案工作。通过规范有效的档案收集整理工作，极大地丰富档案资源信息，保持有序安全的档案管理，可以强化档案的社会服务作用。为此，单位和档案管理人员要充分认识档案收集整理工作的重要性，增强相关业务知识的学习提升，采用科学现代的档案管理模式，做到档案工作与单位发展需求相适应，为单位各项工作的创新发展提供服务支撑。

参考文献：

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