城建档案数字化过程中质量控制的必要性及相应对策

城建档案数字化过程中质量控制的必要性及相应对 策

倪秀芳

身份证号码： 41110219801217**** 河南郑州 450000

摘要：信息化技术已经深入我们日常生活的各个方面，信息化技术的有效应用能够有效提高我们的工作效率。在城建档案管理工作中，有效利用信息化技术能够实现数字化发展。城建档案管理数字化建设是一种比较高效、科学的档案管理方式，能够保障档案管理更加科学、规范，同时还能够保证档案及时更新，对于城市建设有重要的作用。本文具体探究城建档案管理数字化建设的意义以及具体的措施。

关键词：城建档案；数字化建设；质量；相应对策

引言

随着我国经济社会的发展，社会运转的效率越来越高，城建档案传统的手工管理模式已经不能适应时代的发展需求，影响和制约了档案的高效利用，使得档案不能发挥出其应有的社会价值。因此，城建档案数字化管理成为社会发展的必然要求。而档案数字化过程中必须进行质量控制，保证数字化过程中的每一个环节的质量都符合预设计划或方案的要求。

1数字档案信息化的概念

城建档案主要是在城市规划、建设、发展、管理过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、声像、图表等多种载体的文件资料,是建设工程的有机组成部分，承载着人们的城市建设构想，是建筑技术、建设经验等智慧结晶，在城市发展和管理等过程中有不可替代的示范、参考、利用价值。因此在建立电子档案系统时必须解决到位，否则将会带来重大损失。再细化的来说，利用网络来载入档案，要保证网络的安全性，比如企业内部可以设立一个专属自己的网络，并对其加密，利用计算机技术来对庞大的电子档案进行系统化的规整，在安全的环境下，我们可以进行新数据的录入，陈旧数据的筛除等等，更方便查询数据，以最快的速度找到我们想要的信息。

2城建档案信息化质量建设现状

通常情况下，人们认为将纸质档案进行扫描然后转化成电子形式的档案，就已经完成了城建档案信息化这一工作，但这种认知是片面性的。在对城建档案进行信息化建设的过程中，不仅需要利用计算机软件、硬件设备，而且还需要健全的网络体系。在建设过程中需要利用信息技术对档案信息进行收集，然后经过系统开发及科学管理，才能为社会提供相应的服务。这一系列的工作不仅有着相应的规范流程，而且在管理方式方面也有着一定的变化。但是管理系统中仍旧会存在漏洞，每个部门信息化进展不同，更是导致办事效率不高的主要原因。想要真正实现档案管理信息化的高速发展，必须解决管理系统进展不同的问题，要做到统一标准化，才可以提高办事的效率和质量。与此同时，档案管理人员专业素质的参差不齐也使得档案管理数字化进展缓慢，传统的城建档案管理并不需要过高的信息化专业素质，所以在引进数字化技术后传统的档案管理者接受较慢，不能快速有效地掌握这一技术，这也在一定程度上拖累数字化进展速度。因此，现代技术的引进更需要管理者综合素质的进一步提升，这样才可以更科学有效地规划档案事业，提高整体的办事效率。

3城建档案管理数字化质量控制的有效对策

3.1进行全面规划

能够有效地保证城建档案数字化建设更加科学、完善，一定要做好全面的规划工作，严格按照批次制定、数字化处理、档案扫描具体的流程开展相关工作，同时还要保证档案管理具有较为健全的体系，建设城镇档案管理数字化，需要长期努力，需要我们对所有的档案进行恰当的分类。之后再结合档案的内容制定，科学化的管理方案，要从实际出发，解决档案管理存在的一些问题，进行不断优化，要保证对以前的档案进行数字化的扫描以及相应的处理，要确保馆内所藏的档案都实现电子化，所有档案原件都进行扫描，一定要确保扫描出来的文件与原件相吻合，这是非常重要的工作。除此之外，要对相关的技术进行严格的考察，要细化各方面的内容，具体来说，可以细化文件的页码扫描，要做好数据信息的对接工作，这些前期规划内容是非常重要的，必须要保证大部分档案实现数字化的转化，不断丰富管理体系，充实管理体系。

3.2有效提供档案数字化所需的各项基础条件

要实现档案信息数字化，就需要有足够的人才、技术、设备、经费等基础条件保障。而良好的基础条件，也是提高档案数字化质量的基础保障。要提高档案数字所需的基础条件，主要是通过档案主管部门和上级部门指定相应的制度和管理规范，结合档案自身的特点和档案服务客户的实际需要，为档案数字化提供所需的基础条件。只有将高质量数字化成果作为档案数字化质量的控制目标，才来推动档案数字化基础条件的建设，为档案数字化的质量的提高创作条件。

3.3开展室藏档案情况调研

室藏档案信息调查是开展规划管理档案数字化的前期工作之一。主要是对室藏规划管理实体档案的管理情况进行详细调研。调研内容包括室藏档案的类型、归档方式、年代、数量、纸质情况等。摸清室藏档案情况，可以确定规划管理数字化建设方案、工作量、工作难点、所需设备、人员配置情况等。有利于制定规划管理切实可行的档案数字化的整体规划。例如，纸质档案可主要通过扫描方式进行转化。纸张状况和字迹情况不同，所需扫描设备就会不同。针对纸张质地较差，或过薄、过软、超厚、字迹不清的档案文件材料，应采用平板扫描方式；纸张状况好，字迹清楚的档案文件材料可采用高速扫描方式进行转化，以提高工作效率。

3.4正确选择数字化软件

选择档案数字化管理软件是规划管理档案数字化工作的一项重要环节。也是档案数字化建设之后，档案部门开展规划管理档案信息管理和服务的基础。因此，应当根据单位或部门对规划管理档案数字化所需要达到的目标，结合各个档案管理软件开发部门开发的档案管理软件的技术特性，做出正确的选择。我国的实践经验表明，一般应选择市场上较为成熟的管理软件。因为这些管理软件代表了档案数字化管理的最新技术。性能稳定、结构合理、适合于今后对档案数据资源的迁移和通过网络进行交换。另外，在选择档案管理系统时就应当选择功能各自独立，操作时只显示相关功能界面的软件。这样也符合在规划管理档案管理和利用时加强规划管理档案信息的安全保密的要求。

3.5全方位控制城建档案数字化过程各环节质量

作为系统性的工作，城建档案数字化过程中会涉及多个环节，要进行质量控制则要对各个环节实施检查、评估以及监督，全方位地做好档案数字化过程中的质量控制工作，确保达到档案数字化应用的质量效果。首先，借助检查和监督掌握城建数字化工程中各环节所设定的技术，了解是否按照正常设定进行，若在检查中存在问题，则对各项参数进行恰当地调整。最后，要重视城建档案信息的深度加工，在数字化过程中更好地管理档案，为开发应用提供便利条件。比如不断完善城建档案著录信息，充分应用计算机技术形成系统化、智慧化的数据库管理系统。

结语

城建档案管理工作在城建档案事业发展的进程中，会遇到各式各样的瓶颈，我们要大胆想象，谨慎论证，找出更多的创新、发展的方法,为城建档案管理工作注入新活力，让城建档案在城市记忆视角下创造出新的价值内容。

参考文献

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