信息时代电力企业电子档案管理的探讨

信息时代电力企业电子档案管理的探讨

张鑫

中国大唐集团未来能源科技创新中心有限公司 广东 深圳 518057

摘要：电力企业的档案整理、收集、归类等管理工作在信息化时代的背景下开展工作，需要对传统的档案管理方式进行改革，让电力企业的档案管理工作能够最大程度地实现电子化管理，在发展创新的过程中对我国电力企业电子档案管理工作的质量进行升级改造，促进电力企业的发展更加全面。本文从信息时代的角度出发，对电力企业的电子档案管理工作进行了深入的分析，对已经存在的问题进行了研究，对档案管理工作中的隐患进行补强，根据出现的问题提出了解决问题的建议和想法，努力确保电力企业的电子档案管理工作健康发展。

关键词：信息时代；电力企业；电子档案；应用探究

引言

信息时代数据的类型和数量不断增加，因此企业在生产和管理时需要有大量的数据作为支持。在这一背景下，只有做好档案管理工作，才能够更好地了解到企业现实情况，制定适宜的决策，为企业的长期稳定发展提供保障。在传统模式下所进行的档案管理工作虽然取得了一些成效，但是也存在一些不足。为此，在信息时代必须要对传统档案管理进行创新，充分发掘档案的价值。

1信息时代档案管理工作特征

信息时代档案管理提升了档案的现代化程度，可以满足新时期企业工作需求。和传统档案管理工作对比，信息时代档案管理工作特征可以总结为以下几点：第一，不同企业在推动档案信息化发展过程中所运用的规章制度大体相同，并且这些制度都是由专门的行政机构指定的。第二，虚拟档案可以提升档案管理信息化程度，借助信息化管理工作，可以使原本的纸质档案转变成为电子存储，并且借助于互联网，可以在较短的时间内传递资料，提升了档案管理工作的效果，能够为企业的信息化发展提供支持。第三，档案管理信息化使用的先进技术较为多样，有效转变了传统模式下档案管理方式，解决了原本档案管理过程中存在的一些问题。

2档案管理工作存在的问题

2.1工作人员的专业素养有待提升

信息时代，档案管理工作有了新的标准，这从某种角度来说，提升了档案管理工作的困难程度。在传统模式下，开展档案管理工作，工作人员要求并不高，工作人员只需要搜集、建立并存储档案就可以顺利完成工作。但是，随着社会的进一步发展，企业面对更加白热化的竞争，档案管理的重要性不断提升，这就需要相关人员提升自身档案管理工作的能力，掌握更多和档案管理相关的知识，并将档案管理信息汇集成为企业发展观点，为企业管理层决策工作的开展提供支持。但是，因为档案管理工作人员缺乏学习的渠道，很难在较短的时间内提升自己，无法为新时期工作的顺利开展提供支持。

2.2档案管理标准缺失

目前，很多企业的档案管理往往会存在不同程集、分类、归档和备案档案。但是，档案管理必须遵循一定的标准，而档案信息的标准化和规范化必不可少。在日常办公过程中，传统的纸质档案保存方式已无法满足企业的现代化需求，其档案资源的存需按照更严格的要求。这就需要企业加强标准化建设，将档案管理工作细致化、标准化，从而保证检索工具便捷化，以进一步提升档案信息化管理水平。

2.3档案管理技术落后

对于传统的档案管理工作来说，其工作流程仅由本地档案的管理人员来管理分类，相关的资料检索方式较机械化与简单化，故而无法充分发挥信息化管理的优势。信息化档案管理的实施，对信息安全提出了更严峻的挑战，这既要保证档案管理系统的安全性，又要保证档案管理的系统稳定性，以避免系统崩溃、硬件损毁等对资料造成不可逆的影响。

3信息化时代电力企业电子档案管理的发展建议

3.1确保档案处在安全状态下

在信息时代下，开展档案管理工作，必须要确保其安全性，可以从以下几点开展工作：第一，要从档案的内容出发，划分等级，对一些机密程度较高的档案进行特殊管理，并做好备份。第二，在日常档案管理过程中，确保数据库处在安全状态下，并及时对其进行更新。第三，邀请专业的工作人员保证档案处在安全状态下，降低对档案造成威胁的概率。第四，应该和档案管理人员签订合同，确保其可以保守秘密，自觉约束自身言行。第五，档案管理人员要加大宣传力度进行宣传，确保其能够掌握更多和档案管理相关的法律知识，在法律的约束下，规范开展工作。第六，做好数据库备份工作，如果由于意外导致数据库出现故障，可以第一时间进行重启。

3.2较强的信息技能素养

面对新的信息时代，档案管理者必须要顺从时代发展的趋势，重视个人信息技能素养的提高。档案管理工作者是管理者，也是技术员，需要掌握多样化的信息技能，需要学习更多的计算机知识和网络知识，并将其运用到实际的档案管理中，既需要运用计算机进行档案的收集、整理，同时还需要做好统计、保管、标引、鉴定等工作，促使档案管理工作向着科学化、信息化以及现代化的角度发展。

3.3完善相关基础设施

档案管理工作的开展需要有较多持续性资源作为支持，这样才能够保证档案管理信息化建设更加顺利。在这个过程中，企业应该认识到档案管理工作的重要性，增加资金投入，完善相关基础设施。可以从以下角度出发：首先，要购买基础设施，比如说网线、计算机、档案管理软件、桌子等。并且，不同企业的经济实力存在一些差异，因此企业应该从自身的现实情况出发，适当分批次采购。需要注意的是，基础设施和其他设备存在较大差异，要及时更换，并确保有足够的资金作为支持，为软件的后续使用提供保障。

3.4更新档案管理观念

档案管理工作的开展会对企业信息化档案管理工作具有较大影响，为此在进行档案管理工作时，需要明确工作方向。第一，要坚持全面建设观念。档案管理信息化建设，仅仅依靠档案管理部门是无法达成的，需要多个部门合作共同努力开展工作。因此，企业必须要将全面建设观念落到实处，推动档案管理信息化发展。第二，要坚持信息化观念。企业在进行档案管理时，要对信息化档案管理形成充分认识，在细节中体现出信息化。第三，坚持标准化。档案管理工作并不是随意开展的工作，需要标准作为支持，确保档案管理工作可以有序开展。第四，要挖掘档案管理的价值。企业在进行决策时，要将档案资源进行分析，并和档案管理人员进行沟通，确保所开展的档案管理工作可以更加科学合理。

结语

总的来说，电力企业的档案管理要逐步建立电子化的管理模式，实现电子档案管理的新模式，促进企业的发展朝着现代化的方向不断发展。促进档案管理的发展，需要对当前工作中暴露出来的问题进行深入分析，利用问题促进电力企业档案管理工作的信息化发展，建立电子档案管理工作标准模式，吸收借鉴先进管理经验，充分发挥档案管理工作对企业的促进作用，为电力企业的健康发展指引前进的方向，为我国电力事业的现代化发展探索前进道路。

参考文献

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