不动产档案的信息化管理

不动产档案的 信息化管理

李丽虹

荔浦市自然资源局；广西 荔浦 546600

摘要：近年来，随着城市化进程的不断推进，不动产业的发展迎来了高峰，不动产档案的使用频率不断提高，近年来业务量呈几何增长趋势。为了使不动产档案更好地适应社会发展的需要，有必要将信息化技术应用到不动产档案管理工作中，以促进不动产档案管理信息化进程，引入现代化管理手段，达到提高管理水平和效能的目的。分析了不动产档案信息管理，进一步阐述了不动产档案信息管理的具体策略。

关键词：不动产档案；信息化管理；数字化；网络化；系统化

前言

不动产档案是不动产管理部门在实施住房所有权登记等不动产管理工作中形成的原始数据记录，这些记录是专业的，真实的，合法并有一定价值的证据。一般来说，人工处理的纸质文件或点击用户信息文件占大多数。近年来，随着全国城市化发展以及住房保障制度的健全，不动产档案的整体容量增加迅猛，检索使用程度也大大增加，同时也逐渐显现出检索效率低、获取不便、难以共享等弊端，原有的档案管理方法和手段已不能满足不动产工作的需要。所以，相关不动产管理单位借助信息技术和网络技术，将不动产档案管理工作的重心，调整为向信息化、现代化发展、建立一个集不动产档案信息收集、检索、利用等全流程全方位的不动产档案信息管理体系，以最大限度地利用不动产档案。
一、不动产档案管理的工作内容

不动产档案管理工作主要集中在完整的书面记录、图纸档案、音像资料、数据收集、档案管理，旨在确保不动产档案的真实和连续，变更管理、产权补偿和不动产继承等方面，确保与此相联系的经济事件的原始记录完整无误。在档案管理过程中，首先根据实际需要设置相关岗位和机构，明确项目案例、规划设计、项目招投标和营销活动的步骤，并编制相应的建设用地许可证、投资许可证、项目规划许可证、建设证和竣工验收证等。如不动产开发、住房流转、不动产继承涉及概况制作和变更登记，数据收集的范围也很广泛，主要包括原始来源、产权登记信息和产权变更证书，如房屋和土地界线位置图等，还包括在本报告中，反映了测绘单位审批文件资料的基础设施等。根据已建立的分类大纲分类安排收集数据，为数据的获取提供方便，本工作主要完成不同文件数据的分类、建立、整理和编目、文件分类和建立为重点。不动产档案的分类管理有利于数据的规范化、标准化。在分类过程中，必须注重不同类别系统的系统性和完整性，以保证相对稳定的类别和科学合理的类别系统，分类大纲不应频繁更改。
二、不动产档案管理信息化的意义

不动产档案管理信息化是指将计算机、扫描仪、数据库、多媒体存储等现代信息技术综合应用于不动产档案管理工作中，对档案原始数据进行处理、分类、存储和检索及数据查询利用服务。它是指不动产档案管理方式，从以书面档案等实物保管为主要方式，向以不动产档案数字化信息资源为中心，向公众提供服务，搭建完善的不动产档案数据系统，将各类不动产档案以数字化的方式存储，以网络共享的形式，利用计算机系统进行管理，实现资源共享。不动产档案是在不动产产权变更、登记、调查、绘制过程中形成的需要留存的数据和图像的历史记录。不动产档案管理的特点主要体现在： 首先，它具有专业性和政策性。不动产档案是以国家有关法律法规为依据，记录不动产所有权的全过程，其合法性是其最重要的特征。同时，在开展档案管理工作时，注册应符合专业要求。不动产

地址的大小、面积和权利状态必须在其登记的内容中明确注明，因此，其专业性较强。其次，它具有很强的时效性和动态性。即使在房屋登记完成后，不动产的状况和权利也会随着房屋的倒塌和拆迁、业主的变更、不动产的出售、继承、赠与等情况而发生调整，这种变化是明显动态的。为了确保信息的无误和真实，档案管理部门应及时准确记录信息的变化，具有一定的及时性。不动产档案是不动产产权的原始过程记录，与实际情况是相一致的。档案应明确权利所有者和权限范围，确保档案在后期权利审查和权利纠纷处理时发挥重要的考证作用，以上也是档案在后期能够具有法律效力的基本保证。

三、不动产档案管理信息化的优势 

随着计算机网络和信息化的发展，改变了原有的不动产档案管理理念，为不动产档案管理向信息化管理模式转变奠定了良好的基础。不动产档案管理信息技术日趋成熟，比原有的档案管理方式具有更多的优势： 一是房不动产档案数据采用数字形式进行存储，将各种不动产档案数据转化为可以直接由计算机识别和处理的数字化电子信息，实现原始纸质档案与常态化服务相脱离。档案纸质文件仅作为原始文件存放在文件储存室，这样可以有效降低纸质档案文件的使用次数，便于存储和保护档案实体。其次，实现了不动产档案信息管理，建立了数字档案数据库，使用计算机查询功能可以对各产权要素的数据进行查询，极大的方便了对于不动产数据检索和使用，改变了原有的人工检索方式，调整为了计算机数据的自动检索。三是可有效搭建不动产档案数据互联网化，实现不动产档案互联网系统，利用网络进行信息互通和传输，在各级不动产相关单位间完成不动产档案数据共享，大大提升了整体管理效能。

四、不动产档案管理信息化的目前状况

不动产档案信息管理的概念由来已久，不动产档案管理部门并不陌生。一般来说，他们都配备了计算机等硬件和软件设备，并建立了对应的不动产档案信息系统，但还不够完善，有的仅限于不动产档案的计算机辅助管理，详细的检查还是依据纸质档案。虽然有些人可以利用互联网将不动产交易系统的产权信息收集到不动产档案信息系统中，但是他们无法实现资源共享。可见，鉴于现有的条件限制，不动产档案管理的信息化建设并不理想，需要进一步完善。

五、实现不动产档案管理信息化建设的具体途径

实践证明，不动产档案管理信息化建设是正确的，符合房不动产开发的需要。将高新技术引入不动产档案管理，更新不动产档案管理模式，推动不动产档案上网，实现不动产档案资源共享。不动产档案管理信息化建设必须长期坚持，不断完善。
（一）重视不动产档案信息化建设
首先，从思想上充分认识不动产档案管理信息化建设的重要性和必要性。不动产档案信息化管理是解决不动产业务增长、加快档案利用、实现办公室套装软件比较化、简化工作流程等问题的需要。其次，在工作实践中，要重视不动产档案信息系统基础设施的建设，确保不动产档案管理信息化建设的软硬件设施符合要求。
（二）建立不动产档案信息数据系统
这是实现不动产档案信息化管理的基础和核心。现有的不动产文件可分为两大模块，一文本文件，二图片文件。不动产档案信息就是对这两大模块档案进行数字化整理和收集。一方面，不动产交易系统中的产权信息应自动归类到不动产档案信息系统中。还有另外一方面，是利用扫描仪、数码相机等电子设备把图片数据以电子信息的方式输入不动产档案信息系统，经过双方合并后，可以形成不动产档案数据库。
（三）完善不动产档案信息搜索功能
建立完善的不动产档案信息收集系统是远远不够的。根据不同业务的特点，查询人对物业档案的资料要求不仅相同。怎样能有效地获取所需要信息是不动产档案管理信息化建设的另一项重要工作。
（四）培养专业不动产档案工作人员
不动产档案管理信息化建设需要不断优化和完善，这是一项长期的系统工程。这有赖于知识结构的调整和档案工作人员工作素质的提高。所以，有必要对档案管理人员进行档案专业知识和档案信息系统操作的全面系统培训。

六、结束语

综上所述，作为建筑行业管理研究的重点，档案管理工作是繁琐的，但企业必须强化价值观，本着对人民群众财产安全负责的态度，结合实际的管理体制，积极引进专业人才和先进的办公设备，同时在管理过程中加强员工培训，提高档案管理水平。总之，要创造良好的不动产档案管理环境，保护居民的权益，促进不动产业的健康发展。

参考文献

[1]刘金格.试论房地产专业类档案信息化管理的实际应用[J].信息工作，2015（8）：54

[2]杨相云.关于房产管理作用的相关问题探讨[J].商品与质量：建筑与发展，2012.1.