试论信息时代电力企业电子档案的管理

试论信息时代电力企业电子档案的管理

徐艳

上海华电闵行能源有限公司 201104

摘要：伴随着信息技术和计算机技术的迅猛发展，我国已经逐步进入信息时代，各个行业将以不同程度的方式发展计算机技术。将计算机技术应用于企业档案管理，构建一个电子档案平台，完成档案管理工作，提高了档案管理工作的质量和效率。

关键词：信息时代；电力企业；电子档案

1.电子档案管理相对于传统档案管理的优势

1.1存档时间

传统的档案管理要求相关的信息档案管理工作完成后，由相关的档案管理人员对档案进行处理，这需要一定的时间。经过相关的档案管理人员处理后，再先存档。根据工作需要，还可以将电子档案定期归档，并将其以档案形式传送到档案管理部门，根据工作需要，统一接收、记录。电子档案管理基于档案管理平台系统，按分类号区分，根据访问用户的要求和权限设定访问限制级别，在用户权限范围内查询电子文件信息。

1.2存档方法

基层档案信息化管理面临的问题一般认为，传统的归档方法主要是手工归档，要求管理人员具备较高的专业素质，以便对档案信息进行有效的组织和归档。电子文档的存档方法主要是在形成电子文件的过程中，通过数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，实现电子文件的正确传输和处理，可有效地实现文件管理。该系统有效提高了电子文件的准确性，确保了电子文件认证的法律地位。

2.电力企业档案管理存在的主要问题

2.1现已经进入电子信息时代。电子文件已成为现代档案管理的主要对象之一。信息技术产业的快速发展，产生了大量电子档案。如何更好地利用有价值的档案资源，更好地为电力企业的改革和发展服务，已成为电力企业档案管理工作的重点。

有关调查资料显示，不少电力企业内部管理对档案管理重视不够。很多电力企业的管理者都认为文档管理只是一份文案工作，不会对企业的运营效率产生很大影响。受到这一认知偏差的影响，电力企业的管理者忽视了资金投入和档案管理工作制度的建设，导致企业内部档案管理出现管理混乱、环境恶劣、效率低下等问题。

2.2档案管理缺乏信息化

企业提高档案管理水平，必须实行信息化、电子化管理。然而，目前我国电力企业档案管理工作中普遍存在着信息化建设不足的问题，主要表现在：一、电力企业经营者对档案管理工作重视不够，造成档案资料管理不完善。二是我国电力企业将信息技术引入档案管理较晚，经验不足。三是相关的实施细则不够明确。第四，档案信息资源利用效率不高。尽管部分电力企业投入了大量的资金，实现了档案的数字化、电子化管理，但对档案管理者加强管理、培训等工作并没有引起足够的重视，造成档案管理的信息化水平不高。

2.3档案管理人员专业素质偏低

当前，许多电力企业对档案管理工作缺乏足够的重视。这些都给电力企业档案管理者带来了兼职的问题，即使是全职的档案管理员也不是系统学习档案专业的人员。目前企业档案管理人员的整体职业素质存在问题。具体地说，许多管理人员只知道档案的分类、组织，并没有充分实现其价值；有些电力企业虽然引进了数字化档案管理设施，但由于缺乏高素质的管理人才，使其无法充分利用硬件设备。实际上，对电力企业来说，档案管理是一项十分重要的工作。高质素的档案管理工作能给企业带来规范、规范的管理，创造企业内外的经济和社会价值；同时，它还能挖掘企业内部的高素质人才，为企业实现自身价值提供机会，促进企业的持续发展。

3.信息时代加强电力企业电子档案管理的具体措施

随着信息时代社会的发展，电力企业的档案管理也必须结合时代发展的特点，积极引入电子档案管理，采取有效的电子档案管理措施。从而有效地提高电力企业档案管理质量。

3.1科学完善的档案管理体系

要不断提高电力企业电子档案管理质量，首先要建立科学、完整的档案管理体系。在电力企业电子档案应用中，档案管理人员在进行档案管理工作时，有义务将电子档案纳入单位档案和存档体系。逐渐建立起完整的电子档案管理工作流程。对电力企业电子档案管理工作的检查、总结和评价，必须与电子档案归档高度同步。所有参与电力企业电子文件管理工作的人员都要掌握电子文件的归档原则和方法，逐步建立起制度化、规范化的电子文件管理。

3.2加强档案信息的安全管理

实际运行中，电子档案存在着许多信息安全问题，必须采取有效措施，确保档案数据安全。印章和签名是档案信息管理中档案信息真实效果的重要标志，特别是在当前技术条件下，电力企业档案信息中具有较好功能和法律效力的部分，除了纸面文件外，其余都是电子文件。但电子档案的载体和技术因受电子档案的影响，尚处于发展阶段，不够稳定；电子档案修改容易，也不存在修改痕迹；为了确保电子档案信息的安全，需要提供相关信息，技术人员可以复制、存档电力企业发展中的一些重要信息，从而有效提高电子档案信息的安全性。为此，为了确保电力企业档案信息的安全，有些企业采取了传统的档案管理和电子档案管理相结合的“双轨制”模式。为实现信息档案的归档，可分为纸质档案和电子档案。应当指出，档案管理者在归档过程中，应根据其功能和内容，选择不同的编目方式和存储工具。档案管理人员应编制纸质档案或册内目录备查表，并在备查表中注明相应的电子档案来源。使二者相互借鉴，相互补充。

3.3加强电子文件的技术处理

受制于电子档案管理的基本特点，电力企业在使用档案时，还存在着一些信息安全问题。为预防信息的丢失，必须做好电子档案信息归档技术的管理。对于电子文档，如果电子文件已经存档，相关技术人员必须采用多种技术处理方法，如加密、消息认证等。电子文档中的一些关键信息被技术处理后，一些电子文档被定义为“只读”文件。这样的文件信息只能查看和浏览，无法更改。本发明可使电力企业电子文件信息具有原来的电子文件识别与保护结构，有效地提高了电子文件管理的可靠性和质量。

电子文档本身是以化学磁性材料为媒介的电子文档，它比传统的纸质文档保存时间更长，但电子档案是信息技术不断发展而产生的一项新技术，形成时间比较短，对于电子文件的实际存储时间并不清楚，缺乏对实际存储时间的验证。为了确保电力公司档案信息的安全，对需要长期保存的关键文件和档案要定期复印，避免信息丢失。

3.4提高档案管理员的专业水平

为保证电力企业电子档案管理工作的顺利进行，最重要的是对档案管理者进行业务培训。电子档案是信息时代信息技术发展的产物，要想在工作中灵活运用电子档案，相关的档案管理工作必须对电子档案的具体应用内容有比较全面的认识。电力企业电子档案管理人员，从功能和技术上来说，必须是具有高科技素质的管理和复合型人才。从而使电力企业能不断提高档案管理人员的政治、文化、业务素质，不断提高档案管理人员的专业素质。需雇用精通电子文件和电脑操作的专业技术人员对企业文件管理人员进行专业培训，从而更好地了解电子文档的相关技术和设备，以及相应的计算机软硬件技术。通过电力企业电子档案管理专业培训，逐步形成了一支高素质的现代档案管理队伍。

结论：信息时代，随着信息技术的发展，生活变得更加便利。传统文件管理模式已经不能适应时代发展的需要。相反，电子档案它是一种方便、快捷、安全的电子数字文件管理模式，并逐渐为各企业所接受并广泛利用。显然，建设和完善电子档案管理已经成为企业更好更快发展的重要举措。电子档案的建设管理是一个长期、逐步完善的过程，需要全面的规划和理性的思考。企业应把握机遇，迎接挑战，实施电子档案信息化建设，更好地服务于企业发展。

参考文献

[1]郑艳瑾.电子信息时代电力档案管理工作的创新分析[J].办公室业务,2017(20):157.

[2]刘霞.浅谈电子信息时代电力档案管理工作的创新策略[J].现代国企研究,2016(04):77.