推动企业档案工作与业务活动的深度融合

推动企业档案工作与业务活动的深度融合

姜娜

天津水务集团有限公司引江市区分公司 天津 300000

摘要：随着经济和各行各业的快速发展，对于企业的档案进行有效的管理，是企业管理最为基础的一项工作，同时它也是确保企业的经济利益以及合法权益的重要工作，除此之外还能够促进保护历史的真实样貌，为我们留下一份珍贵的历史遗产。该管理体系很好的完善和规定了对于企业档案管理的相关组织制度以及体系，同时将它们做好了相应归纳划分，更是将其与现代企业的主管部门做好了有机结合。但是在现代企业档案管理工作中，依然在实际工作中存在着很大的缺陷或是漏洞，亟须人们的解决，同时需要有人能够提出相应的对策，以防止和解决好存在的问题，用以最大程度改善企业档案管理的工作，提高档案管理的效率，让企业体系可以更为完善健全。

关键词：现代；企业制度；档案管理；研究探讨

引言

档案是企业发展过程中形成的宝贵知识资产，在提升企业管理能力、经济效益和决策水平方面起到了重要作用。为不断适应现代企业管理制度要求和企业信息化发展，各企业也在不断探索档案工作转型和升级，以形成更加完整、准确、系统和安全的档案资源体系为目标，通过加强档案工作与业务活动的融合，逐步将“有形实体档案”转化为“无形档案知识”，打造“以档资企、以档辅企”的“大档案”管理格局。

1企业档案工作存在的问题

1.1档案工作得不到应有的重视

企业档案是企业活动的真实记录，对于服务企业中心工作、维护企业和职工权益具有不可替代的依据和凭证作用。然而受经济效益驱动和档案工作不常显耀于人前的特点影响，企业领导往往将更多的注意力放在研发、生产、设备、采购、销售等关系企业命脉的关键部门，对于档案部门基本是“用时方想起、不用抛脑后”。档案工作得不到足够的重视，就会连带影响档案工作的开展和资金投入，没有资金投入或资金投入很少就会出现档案部门设备设施陈旧落后的状态，进而又影响到档案人员工作的主动性、积极性，如此形成恶性循环。

1.2档案管理人员问题

企业档案管理工作作为一项具有较强专业性以及机密性工作，它需要有专门的工作人员进行专业档案管理。但是因为大多数的企业对于这项工作并不怎么重视，因此很多企业并没有着重招聘这一方面的专业人才，又加上我国对于这一类人才本就缺少，因此使得我国现代企业的档案管理很难达到其真正的需求。与此同时，大多数的企业又是极力追求经济效益，这也就是使得它们只是重视和招聘生产经营上的人才，而不去招聘档案管理的人才，甚至一些企业并不设置档案管理的专业人员，只是让别的部门的工作人员兼职做这项工作，结果可想而知，企业的档案管理效率十分堪忧。又因为一些企业档案管理的相关工作人员并没有经过专业系统学习，因此很可能导致档案的缺失，影响档案的正常运用，使得工作效率十分低下。除此之外，又因为不是专业管理人员，在进行管理的时候，并不知道档案如何合理分类，这也因此导致企业人员在查看获取相关信息的时候，存在很大困难，无法让档案管理的真正价值得以体现，对档案管理工作造成严重的影响。

1.3档案信息化程度较低

当前，我国企业逐渐向现代化发展，在经营活动中融入信息化，以此来提高企业竞争力，推动企业发展。在这一过程当中，档案信息化成为企业发展的关键。简单来说，在当前知识经济时代发展中，企业档案的信息化，主要是利用现代化的管理理念和先进的技术，将信息化作为基础，推进档案信息资源的开发和利用。档案工作信息化在推进企业信息化的过程中扮演着重要角色，是信息化系统的重要组成。但是就当前的实际情况来看，很多企业对于档案信息的利用较少，不能在日常的经营活动中发挥职能和作用。虽然很多企业已经成立了相关的档案管理部门，但是收纳的档案资料较少，特别是对于企业的建立情况、成立历史和自身特色，不能全部呈现出来，涉及的范围较小；部分企业虽然在档案管理工作当中涉及的信息资料范围比较广泛，但是到真正使用时，查找过程较为复杂，对自己所需要信息不能更快更有效地获取。同时，很多相关部门的管理者自身专业技能不够，素质较低，使用较为落后的方式进行管理，对信息化的认知较为滞后，不能熟练掌握当前新形势下的情况，导致管理模式较为单一落后，从而阻碍了企业档案管理工作的进步。

2企业档案管理的相关完善策略

2.1系统贯通

当前及今后一段时间，我国信息化发展将会进入一个加速发展的新阶段。企业档案部门要在高度重视档案信息化建设的同时，与业务部门加强合作和交流，善于借助企业大数据管理平台，创新运用云存储和云计算等技术，通过制定数据交换标准、编码标准和信息交互标准，实现业务管理系统与档案管理系统的有效集成，为信息高效共享奠定坚实基础。积极尝试对档案数据的深度挖掘，优化档案信息智能检索功能，提供档案信息定制与定题服务、档案信息决策与支撑服务、档案信息跟踪与推送服务。

2.2制度保障，细化档案目标管理考核

争取到领导和各部门的关注和支持后，档案部门还要拿出详尽的“档案目标管理考核办法”，把档案工作的关键业务节点纳入考核事项，提出明确的工作目标要求和清晰的考核罚则。有了完善的制度保障，再利用领导和各部门支持的有利条件，把制度一以贯之地执行下去。长此以往，档案工作开展起来就有了“尚方宝剑”，再也不怕有令不行、有令乱行了。

2.3加强档案管理意识

现代企业领导人应该展示良好示范作用，强调档案管理的重要性，并需要领导企业全体人员能够更深入了解关于档案管理重要认知。除此之外，还需要加强和提高档案管理相关意识，想要有效完成这一目标，有很多的方法，最重要的方式是提高宣传力度，以各种方式和方法推进广告宣传。譬如，可以采取电视媒体、传单或是宣传画报等方式进行宣传，向企业全体员工宣传档案管理重要性。除此之外，还需要动员和鼓励每个人参与到企业档案管理任务工作中，一起建立和完善档案管理工作，积极调取每一名员工的热情和兴趣，对档案管理工作形成一个统一认知。

2.4档案信息资源开发利用

对于企业来说，档案管理是非常重要的信息来源。特别是在当前竞争激烈的情况下，企业要想提高自身的实力，在市场当中立住脚跟，就一定要推进档案信息管理工作的展开，探索新的方式，开发有价值的信息资源。为企业的生产经营等活动提供服务。做好档案管理工作，并对其进行开发和利用，能够在很大程度上帮助企业提升经济效益。同时档案还有依据凭证的作用，在经营活动当中不仅可以获得经济效益，还可以提高社会效益。可以说，对企业各领域的工作都起到非常重要的作用。

2.5完善档案管理体系

科学合理的档案管理不仅是法律法规提出的硬性要求，更是维护企业经济利益、合法权益，以及反映历史真实面貌的一项工作。为此，企业要致力于完善档案管理体系，不搞形式主义，将各项管理制度落到实处，切实保障档案资料的连续性、完整性、保密性和安全性。除此之外，还需要做好档案资料的价值分析，提高档案资料的查询效率和使用效率，为企业经营决策提供帮助。

结语

总而言之，想要让企业档案管理能够在现代的企业制度中占据重要分量，确保企业在决策的时候保持正确和权威，我们需要加强和推进企业档案的管理工作，确保档案资料的真实和安全性，通过现代的科学技术手段，提高档案管理的安全和完整性，促进企业的工作效率得到有效的提高，同时推进企业能够可持续发展。

参考文献：

[1]庄　静.现代企业制度下企业档案管理路径研究[J].城建档案，2020，1234-1235.