做好医院档案管理保密工作的途径

做好医院档案管理保密工作的途径

戴胤宣

湘西自治州凤凰县人民医院 湖南 湘西州 416000

摘要： 一直以来医院档案资源都是医院得以稳定运营发展的基础依据，我国医院档案资料所涵盖各项专业内容类型极广，像文书档案、医疗技术档案、人事档案、设备档案等都属于医院档案范畴，其中部分医院档案资源属于保密资料，不可对外公开。而做好这类保密档案的管理工作，也是医院营运期间的重点任务。本文将对做好医院档案管理保密工作的途径进行全面分析，并结合实际做好相应整理和总结。

关键词：医院档案；管理；保密工作；途径

引言

医院档案保密工作是医院档案管理所不可或缺的一项重要组成部分，从现实角度出发来看，医院档案所涵盖各类专项内容信息庞杂，且医院档案与医院发展和医疗人员自身权益有着密切关系，加之医院档案资料往往在医院管理者制定各种决策时有着较为关键的参考价值，所以做好医院档案管理工作，尤其注重医院档案保密管理便显得十分必要。

1. 医院档案管理内涵要点特征

医院档案管理即针对医院各类档案资料的全面管理，医院档案本身所具备价值比较突出，其可为医院各种活动开展、战略决策提供有利参考依据和指导标准。以医院人事档案为例，该类档案主要记载医院医疗人员的个体信息，通过调阅该类档案便可迅速掌握院内医疗人员具体情况，是人力资源调配、岗位升迁等活动得以开展落实的基础条件。同时也有助于医院领导层或管理层，通过人事档案了解医院各部门人力资源数据，为后续医院各部门工作顺利开展进行提供较为完备的参考指标。而就目前现实情况而言，档案数据信息重要性已经受到社会各界广泛认可，医院档案所涵盖数据信息本身都是真实且有效的，深入发掘档案资料价值，不仅有益于医院后续运营决策，更是医院在当今信息时代下得以形成可持续发展模式的关键路径^[1]。

2. 做好医院档案管理保密工作的途径

2.1科学划分医院保密档案范畴

做好医院档案管理保密工作的途径，实践期间需先从科学划分医院保密档案范畴层面坐骑，明确医院所有档案资源归类清晰，梳理保密档案资料，并对保密档案资料进行保密等级设定。按照重要程度，圈定保密档案范围，保密程度越高，保密等级越高，在保密档案范畴划分完成后对这部分资料施行特殊管理。运用现代化、专业化技术手段，搭配精细化管理措施，形成来有别于其他医院档案的管理模式，确保医院运营发展过程中，保密档案资料不会被泄露。

2.2设置专业的保密档案管理规章

设置专业的保密档案管理规章，档案管理者必须对《档案法》、《保密法》等相关政策法规内容有深入认知，因地制宜的提升医院档案保密管理机制内容。平时严格按照规章操作，并在工作中切实规范自身工作行为，遵循规章，认真履行自身岗位职责，将影响医院档案、保密档案管理的各类不良风险因素降至最低^[2]。

2.3确定医院档案管理保密工作者权责

确定医院档案管理保密工作人员权责，院方必须全面重视保密档案资料价值，相关部门需组建保密管理团队，专门负责医院档案管理保密工作，全程监督管控，保障保密工作效率和工作质量完全达到预期。管理团队必须就档案保密工作的具体部署及落实，给出详细指标，分析并解决以往档案保密工作期间存在缺陷问题，在此基础上将档案保密工作接入医院年度管理计划中，划入考核项，以此使医院档案管理保密工作能够与相应部门人员切身权责利益挂钩，有效促进医院档案管理保密工作开展进行的流畅性和专业性。

2.4合理规范的保密档案管控标准

1. 制定合理规范的医院保密档案管控标准，档案管理者必须对档案保管期限以及保密期限的具体概念内涵有清楚认知，鉴别不同档案资料重要度，明确档案保管和保密的期限界定。比如保密档案往往有秘密档案、机密档案、绝密档案三个等级之分，档案管理者便要依据相关规定标准，分项管理。通常情况下在上级部门已经给予确切指示前，不可私调保密期限、保管期限、保密等级，时刻遵循《国家秘密保密期限的规定》各项内容规章行事，像秘密等级的保密档案保密期限在10年以内（包含10年），机密等级的保密档案保密期限在20年以内（包含20年），绝密等级的保密档案保密期限在30年以内（包含30年）。所以实践管理期间，档案管理者在归档时，必须按照保密等级合理管理，保管方面需清楚保密文件具体保管要求，更要全面掌控档案使用的相关条例。

2. 除此之外，还应进一步加强医院保密档案日常管控监督力度，相关管理者需在遵循保密档案管理内容规章前提下，对借阅档案人员做好评估审核，查验其是否具备调阅秘密档案权限，若具备，便要在后续做好签字执行程序，不可忽视或者随意省略任何环节。且档案管理者还应定时定期对医院保密档案做实时检查，清点数量是否齐全、有无损坏、保存环境是否达标等，一旦发现有保密档案丢失、受损、保管环境变化，便要立即采取针对性的防护处理措施，不可有任何拖延举动。尤其部分电子保密档案，其是在计算机内硬盘中存储，所以必须时刻关注网络环境，设置防盗密码同时及时更新系统防火墙，谨防电子保密档案被盗的情况发生，并遵从医院电子保密档案的计算机不可联网的规章^[3]。

2.5注重档案使用期间的保密工作

注重档案使用期间的保密工作，充分发挥监管监督作用，医疗人员调用保密档案过程，档案管理者必须在确认调用节约人身份信息后，对其权限、调用借阅用途、目的等做实时问询。且此期间档案管理者，有义务主动向调用借阅保密档案人做保密档案使用规定、保密档案权限等方面的内容阐述，对借阅人员在调用保密档案，使用档案时出现的不良行为、不当举动要第一时间制止，并报备院内上级管理部门来处理。理清档案使用和保密之间的关系特征，保密档案使用需要遵循保密条例，尤其部分绝密等级保密档案，一般情况下不可随意供人调用借阅。

2.6全面完善医院档案管理配套体系

全面完善医院档案管理配套体系，现阶段，为进一步提高医院保密档案保管质量和保管效率，何种保密设施建设项目逐年增多，相关管理配套理念也随时间推移而愈发成熟。比如合理分离档案室与档案管理者办公室，借阅室与档案室需分开构建，谨防档案室人流过多，档案管理工作难度增加的状况发生。安装质量达标的防盗门窗，配备无死角24h全天候监控设备，平时档案管理者必须贯彻无关人员不可随意进出档案室的基本工作职责，杜绝泄密事件出现。除此之外，目前信息时代背景下，很多医院档案管理已经是计算机系统管理模式，很多档案资料都在计算机中存有备份，所以必须格外关注信息安全，医院在采购相关硬件配套设施期间，必须在明确硬件质量参数无误的基础上，配备先进软件系统和防护机制，院方应尽可能与业界口碑较好的相关企业合作，开发独属于医院的档案管理系统，使医院电子保密档案信息安全性能够得到保障^[4]。

结束语

综上所述，通过对做好医院档案管理保密工作的途径分析，可以看出实践期间，必须从科学划分医院保密档案范畴、设置专业的保密档案管理规章、确定医院档案管理保密工作者权责、合理规范的保密档案管控标准、注重档案使用期间的保密工作、全面完善医院档案管理配套体系等方面做起，才能保障现阶段我国医院档案管理保密工作效果完全达到预期，这也是我国医院档案管理保密工作水平得以不断提高进步的先决条件。

参考文献

[1]付菊花,韦小颖.医院人事档案管理工作存在的问题及应采取的措施[J].经济管理文摘,2021(07):120-121.

[2]张平平.如何加强医院档案管理中信息保密技术[J].人才资源开发,2020(24):24-25.

[3]孙潇函.信息化时代医院档案管理工作探讨[J].办公室业务,2018(07):117.

[4]冼茂娟.如何做好医院档案管理环节中的保密工作[J].科技经济导刊,2016(21):190-191.