高职档案管理的创新与优化

高职档案管理的创新与优化

李文东

开封大学

【摘要】目前高职档案管理主要存在工作人员综合素质不高、收集、开发和利用档案受到诸多限制、缺乏完善的档案管理过程等问题。基于此，创新与优化高职档案管理时应从优化档案管理体系、提高档案管理人员综合素质、提高档案服务意识、加大力度整合档案资料等几个不同的方面加大研究力度。

【关键词】高职；档案管理；创新与优化

高职院校档案管理设计的内容较多，如学生学籍、认识关系、学校科研等和学校发展联系相当密切的文档。除了包含图表之外还包含文本资料等影像资料，纪录了学校发展史。当前背景下加大档案管理力度不仅符合传承学校发展历史的需要，而且也是学校开展管理工作的重要依据。因此，当前背景下必须提高对告知院校档案管理工作的重视，采取有效地创新与优化措施，提高档案管理效率。

1 高职档案管理现状

1.1工作人员综合素质不高

本身档案管理工作专业性较强，但部分高职院校并不重视档案管理工作，且档案管理人员整体素质不高，没有跟上后期从业人员的培训，学校缺乏专业的管理手段和从业队伍，导致高职档案管理工作存在诸多问题^[1-2]。与此同时，工作人员对档案管理工作的不重视，并未掌握必备的技能，整体综合素质偏低，且很少与其他部门联系，获取消息的渠道单一，且消息闭塞，对提高高职档案管理工作水平产生不利影响，导致档案管理工作存在诸多问题。

1.2收集、开发和利用档案受到诸多限制

受到技术落后的影响，传统档案管理主要以纸质档案为主，档案管理工作需要耗费大量的人力和时间，且人工翻阅档案目录耗时且费力，查阅难度较大。与此同时，在从业人员水平等限制影响，门类不全且档案内容单一，基本上没有照片、声像以及实物等等。但自从科学技术快速发展后普及了计算机，档案逐步变得无纸化、档案利用电子化，且网络化，但部分高职档案管理人员受到传统保密思想影响，部分档案信息仍然处于半封闭或封闭状态，工作人员服务意识不强，且积极性不高，档案利用率不高，无法最大程度发挥档案管理的作用^[3]。

1.3缺乏完善的档案管理过程

不少高职院校办学时间较短，档案管理过程不规范，档案管理方式落后，主要有几个方面的原因，一是从质量和数量方面分析，多种层次、多种学习制度等存在不一致的问题，流动性不强，阻碍了档案管理工作的进行。无法及时更新学生相对应的学籍档案，无法实时反馈学生异常变动，学习档案完整性不足，档案真实性有待加强，档案原本参考价值显著降低。二是档案管理人员并未接受过专业培训，也没有学习过基本的管理业务常识，学籍档案管理比较混乱，不利于顺利开展档案管理工作。

2 高职档案管理的创新与优化策略

2.1优化档案管理体系

档案管理的体系的优化应从三个方面进行：第一，制定完善的档案借阅登记制度。为达到预防文件资料缺失的问题，便于功档案管理人员及时追踪资料的传阅记录，很有必要制定完善的等级制度^[4]。为避免泄漏重要的文件资料，通常来说都是对保密性要求较高的档案资料借阅权限的方法进行限制，确保有借阅权限的人员可以查阅相关档案。第二，保证资料的完整性。顺利开展管理工作是各项工作的前提，为档案资料的准确性和完整性提供保障，如此才能保证档案资料的最大价值。高职院校管理档案时必须全面彻查往年档案资料，及时补充缺失内容的档案，保障资料的完整性。与此同时，为了避免日后工作中出现不必要的麻烦，必须对往年的档案资料进行严密收集和整理。第三，科学选择专业工作人员。为了更好地开展档案管理工作，很有必要专业管理相关工作流程，提高管理人员的专业技能，打造专业的管理团队，保障档案管理工作的顺利开展。

2.2提高档案管理人员综合素质

档案管理工作涉及的知识面较广，且综合性较高，这就需要高职院校加大力度提高从业人员的综合素质，科学选择专业性较强的从业人员，杜绝录用非专业档案管理人员^[5]。从业人员工作技能的提高是贯彻落岗位继续教育的关键，通过在职培训手段拓宽从业人员知识面，最大程度优化其知识结构。除了提高档案管理人员竞争意识之外提高其荣誉意识，提高档案管理人员责任感，培养其无私奉献的精神；严格把关新入职档案管理人员，定期考核在岗工作人员，淘汰考核成绩不合格的员工。完善奖惩措施，制定更为分明的管理制度，奖励兢兢业业的员工。协调合作能力是有效提高档案管理人员的关键途径，只有科学协调档案管理者和上级领导和各部门之间的关系才能为做好档案管理工作提供优良的条件。

2.3提高档案服务意识

档案管理工作中从以往的被动向主动服务转变，这是档案管理发展的必然结果。档案管理工作人员工作状态和工作意识一定程度上决定了档案利用率和档案管理质量。因此，提高档案管理服务意识应从两个方面进行：一是提高档案管理人员档案服务水平；二是通过制度保障档案服务意识。高职档案管理人员必须具备专业的档案管理知识，积极培训，提高档案管理人员的专业技能，借助出版、写作和辅导等方式和他人共享专业技术知识和隐性知识，适当给予物质和精神经济，激发员工服务热情和服务意识

^[6]。高职院校应将自身特点为依据，积极打造具有自身特色的档案管理服务，为档案管理的服务型提供保障。借助规章制度提高档案管理制度化，在有效实施中规范档案管理工作，让传统档案管理中以人为中心的管理模式逐步变得规范化，打造以档案为中心和以服务为理念与核心的档案管理体系，从被动转变为主动服务，最大程度上将档案资料内在价值充分挖掘出来。

2.4加大力度整合档案资料

信息及时快速发展，为跨区域以及区域整合提供无限可能。信息化社会和职业教育接轨的规程中知识和信息成为不可缺少的一种战略资源，更是高职院校发展要素的决定因素。在此背景下高职院校档案管理人员应紧跟时代发展，从传统档案管理逐步向资源共建型和资源共享型转变^[7]。由于无法共享资源，传统档案管理存在干重浪费资源或重复建设等问题，整合区域档案资料一定程度上可以有效避免浪费资源的问题，最大程度发挥档案的价值。整合档案资料时首先应整合区域档案资源，其次是整合跨区域档案资源，最后整合跨国档案资源。通过有效地整合档案资源最大程度弥补档案资料存在的缺失问题，降低物力、人力等方面的浪费，将档案资料的内在价值最大程度挖掘出来。

结束语

总而言之，当前阶段高职档案管理工作仍然存在诸多问题，很有必要创新档案管理工作，提高档案管理科学性，这是档案管理的发展趋势。因此，档案管理人员应提高自身素质，提高自身服务意识，采用现代化途径收集和分类信息，合理利用现代信息技术，让档案承载信息和服务方式转变为动态化，促进高职档案管理效率的提高，为高职可持续发展提供建议，在最短的时间内适应高职院校的评估需要。

【参考文献】

1. 刘贵宾. 高职高专院校档案管理工作之优化与创新[J]. 散文百家, 2019(01):230-230.

2. 蹇岚. 高职院校档案管理的创新与优化研究[J]. 行政事业资产与财务, 2017:87-87.

3. 闫卫文, 张晓兰, 赵坤. 高职院校档案管理创新举措与优化途径研究[J]. 知识文库, 2017(21):216-216.

4. 吕聪. 大数据新时代背景下高职档案管理工作创新思考[J]. 科技经济导刊, 2020(20).

5. 韦琳. 大数据时代背景下高职档案管理模式的变革和优化[J]. 卷宗, 2020(1):142-142.

6. 荣朝艳. 数字化时代高职档案管理的创新与优化模式分析[J]. 绥化学院学报, 2019, 039(12):134-136.

7. 王珂. 高职图书馆档案优化管理创新路径探索[J]. 课程教育研究, 2017(9).