国内高校中外在校学生档案管理对比研究

国内高校中外在校学生档案管理对比研究

周允旭、刘伟

青岛大学，山东省青岛市，邮编 266071

摘要：在高校的管理工作中，学生档案管理工作一直占据着重要地位，各高校都投入巨大的精力来完成此项工作。随着时代的发展，我国对外交流活动日益频繁，留学生数量显著增加，留学生档案管理工作也就成为高校档案管理工作中的重要内容。在目前来华留学生教育管理逐步趋同化的情况下，高校应该正视本地学生和来华留学生群体的差异化。本文通过对比目前高校中外在校生档案管理的共性和差异性，着重研究如何进一步完善留学生档案管理工作，从而进一步推动中外人员交流、文化交流的发展，对我国现阶段教育对外开放具有积极推动作用。

关键词：中外学生 档案管理 来华留学生趋同化管理

引言

高校学生档案记录了每一位学生的学籍信息、健康状况等，我国高等教育发展事业突飞猛进，高校相应也越来越重视学生档案管理工作。从学生角度来看，档案管理工作如实记录了学生的学业水平、健康状况、思想动态、奖惩情况、家庭情况等，成为学生日后升学、就业必不可缺少的文字根据；从学校角度来看，学生档案如实记录了高校对学生的管理过程，并可以从侧面上反映该高校的规范化管理能力。高质量完成档案管理工作是高校的基本职责，对高校的后续发展具有不可估量的作用。随着时代的发展，留学生数量逐步增加，现在中国各校园已随处可见留学生的身影。面对日益增加的留学生数量，如何对留学生档案进行有效管理对高校来说是一个很大的挑战。因此，正确分析研究中外学生档案管理的共性和差异化，对促进教育对外开放工作具有重要意义。

一、高校本地学生档案管理现状

我国学生档案总体上以纸质档案为主要形式，最初一般形成于学生初中时期，从《入团志愿书》开始归档，以后经历的高中毕业生登记表、高中成绩单、高考志愿报考表、高等学校入学登记表（高校入口）、学籍登记表（包括成绩单，高校培养过程）、毕业登记表（高校出口）等；硕士研究生阶段则包括硕士研究生入学登记表、学籍登记表（包括成绩表）、毕业生登记表、学位论文答辩和授予证明等；博士研究生阶段则需要博士研究生入学登记表、专家推荐信、学籍登记表（包括成绩单）、毕业生登记表、学位论文答辩和授予证。此外，入党申请书、政审材料、入党志愿书等入党材料、奖惩证明、就业经历等也是本地学生档案的重要组成部分。高校对本地学生的档案管理直到学生毕业，并负责将学生的档案完整转移到升学或者就业单位。

二、来华留学生档案的管理现状

留学生档案仍以传统管理方式为主。来华留学生的档案主要形成于留学生申请入读高校时期，主要包括来华留学生申请及入学、录取的记录材料以及教育教学、学习生活过程中产生的材料。来华留学生入学时的材料主要包括：入学申请表、身份证件、最高学历证明及上一学历阶段成绩单、语言水平证明、入学考试（包括面试）成绩记录、推荐信、录取批复、奖学金材料等。教育过程中产生的材料主要有：成绩单、出勤记录、毕业材料及学位材料等。学习生活中产生的材料主要有：居留证件、奖惩证明等。一般来说，高校的来华留学生档案由学校留学生管理归口部门统一整理移交至档案馆存档，无需移交到升学、就业单位。

三、中外学生档案管理的对比

从信息储存载体上看，我国的中外学生信息档案依旧以纸质为主，虽然这种管理方式具有稳定性、易保存性等诸多优点，但频繁且不集中的信息更改造成了纸质档案更新的不及时。较为落后的档案储存方式、有待完善的档案管理机制、不完全的档案利用现状均阻碍了档案管理水平的提高。

从形成期限来看，本地学生的档案形成期限一般从中学开始，伴随学习、工作全过程；但来华留学生的档案从该学生入校开始，到离校为止，不伴随学生迁移。从档案内容来看，学生在校期间的过程性材料，在“趋同化管理”推行和实施以后，中外学生的存档材料越来越趋向一致。本地学生的党团材料和来华留学生的签证及居留材料是最大的不同之处。

从档案功能来看，因为本地学生的档案随本人升学、就业而迁移，直至退休，且形成了相应的规范化、流程化整理步骤，档案整理和存放后利用率较高；由于留学生工作开展时间不长，因此其档案工作处于探索期，因不需要伴随学生的升学、回国或者就业进行转移，所以目前来华留学生的档案基本停留在查询和认证功能。

从学生档案管理机构来说，本地学生的学生档案主要由教学学院负责整理移交，而来华留学生的档案主要由学校的来华留学生归口管理部门整理移交，即使趋同化管理推行到一定程度，也无法将档案管理部门统一， 这是由群体的差异性造成的。

四、做好趋同化管理推行过程的中外学生档案管理对策

1、明确目标，加强管理。

时代的发展对高校管理工作提出了新的要求，留学生人员的增加、国家之间信息障碍的存在增加了留学生档案管理难度。在留学生档案管理工作中，各高校应该确定明确目标，制定改进方案，探索管理模式，以实际行动满足各方对档案管理工作的需求。

2、提升中外学生档案管理的信息化程度。教学方面的趋同化是趋同化管理的第一步，应尽可能将来华留学生纳入高校统一教学平台，逐渐实现多平台、大范围的信息化统一。在大数据发展的背景下，推行电子档案与纸质档案的双轨制存放。

3、重新认识来华留学生趋同化管理。趋同化管理不是“同标准管理”，对中外学生既要做到一视同仁，又要正视和尊重不同文化，做到有差别的优质管理。

结语：

综上所述，

高校学生档案管理工作关系到学生的发展，也关系到高校的社会评价。各高校应该从思想上重视，从行动上探索档案管理模式，通过科学分类、责任划分、专业技能培训等方式提升学生档案管理水平。在此基础上，还应注重留学生档案管理工作，统筹本地学生和留学生的管理工作，做到有差别的统一化管理。

参考文献

[1]王婧.高校学生档案管理现状调查[J].城建档案,2021(04):76-77.

[2]王芳.重大公共卫生事件影响下的来华留学生档案管理的挑战及对策——以新冠肺炎疫情为例[J].文渊,2021(09).

[3]姜辉，孔燕，刘恩贤.新形势下学科建设档案管理的特点及对策研究[J].山西档案，2015（02）：105-107

作者简介：

周允旭（1981年），男，山东省青岛市，硕士，馆员，档案管理。

刘伟（1976年），男，山东省青岛市，硕士，馆员，档案管理。