新能源建设项目档案档号编制探讨与实践

新能源建设项目档案档号编制探讨与实践

张萍

华能南京金陵发电有限公司 江苏南京 210015

摘要：风力发电和光伏发电新能源建设项目快速发展，伴随项目建设的项目档案管理是一项重要的基础工作，针对一个建设单位同时管理N个新能源建设项目，易产生项目代号混淆、项目档案编号体系不统一等问题，本文进行探讨分析，确保新能源项目档案档号编制满足唯一性、一致性、稳定性、合理性、扩充性、简单性、适用性原则。

关键词：项目档案 档号 编制

电力是关系国计民生的基础性行业，各大发电集团按照我国能源安全发展“四个革命、一个合作”战略思想，着力调整电力结构、优化能源布局，推动能源绿色低碳转型,加快新能源发展步伐，一大批风电、光伏新能源建设项目应运而生。

项目建设过程必然伴生项目档案的形成及管理，然而风电、光伏新能源项目建设“短平快”、建设地点分散、建设单位同时管理N个建设项目不同工期的实际情况，对项目档案规范编号提出新挑战。

1. 新能源电力建设项目档案档号编制相关规范及实践体会

新能源建设项目档案档号的编制涉及全宗号、档案门类代码、项目代号、分类号、案卷号、件号等。

《档号编制规则》(DA/T 13)明确档号编制应符合唯一性、一致性、合理性、稳定性、扩充性、简单性、适用性原则。根据整理方法的不同，档号的结构有两种：1.按卷整理的档号结构：全宗号-类别号-案卷号（组号/册号）-页号（件号）。2.按件整理的档号结构：全宗号-类别号-件号。

《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822)明确档号由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。分类号根据本单位分类方案设定的类别号确定；项目代号由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定。

《风力发电企业科技文件归档与整理规范》(NB/T 31021-2012)要求类目标识由目录号和分类号组成，第6大类“电力生产”和第7大类“科学技术研究”目录号用年度标识，第8大类“项目建设”和第9大类“设备仪器”目录号由工期号和机组号组成。目录号共四位阿拉伯数字，第一位数代表“工期号”，后三位数代表“机组”，公用部分用000表示。如：一期公用部分为“1000”，二期公用部分为“2000”。机组部分前一位表示“工期”，后三位表示机组号，如，一期工程1号机组为1001,2号机组为1002,依次类推。

《风力发电企业科技文件归档与整理规范》档号编制中，只考虑了工期和机组的编号，忽视了不同项目、相应工期、机组产生档案的档号编制问题，使这部分档案档号的唯一性无法保证。如A项目的第一期工程、B项目的第一期工程，它们公用部分的项目代号都是1000，A项目第一期工程的第一台风机、B项目第一期工程的第一台风机的项目代号都是1001，因此极易造成A、B两个项目档案的档号重复现象。

《光伏发电建设项目文件归档与档案整理规范》(NB/T 32037-2017)要求光伏建设项目档案档号由项目代号、分类号和案卷顺序号三组代号构成。项目代号，由四位阿拉伯数字组成，前三位数为项目建设顺序号，第四位数为工期号。也可第一位数由各单位自定义，第二、三位数为项目建设顺序号，第四位数为工期号。对于一个清洁能源公司既有光伏项目，又有风电项目的情况下，两种档号中项目代号编制方法的不一致性，容易让档案员对档号编制产生困惑，不能充分满足档号编制的一致性、简单性原则。

当一个建设单位同时有多个风力发电、多个光伏发电建设项目时，在工程照片、录音录像、实物档案等的编号中也容易出现重号现象，若要避免这部分档案重号现象的发生，必须要对本单位所有建设项目进行统筹考虑，整体排序，但是这样处理起来不但费时费力，而且档案整理的成果也不够清晰。

二、档号结构适用性探讨

风力发电、光伏发电建设项目档案档号结构一般包括：全宗号、门类代码、目录号（或项目代号或年度）、分类号、案卷号、件号。

全宗号是档案管理的第一级分类，不仅是进入档案馆的档案需要有全宗号，实际上大型集团公司管辖范围内的所属单位也是不同层级的，比如所属区域性质的二级单位和二级单位下的基层企业。目前大型企业对于档案管理十分重视，随着信息技术的发展，电子文件归档和电子档案管理的需求，一些企业建立大集中形式的数字档案管理系统 ，因此为了确保档号的唯一性，大型企业必须为其所属企业设立各自的全宗号。

门类代码：通常用所属门类档案两位汉语拼音首字母表示，比如科技档案用“KJ”，照片档案用“ZP”，录音档案用“LY”，录像档案用“LX”，实物档案用“SW”表示等。风电、光伏项目档案属于科技档案，因为所属门类代码用“KJ”表示。

项目代号：在同一个清洁能源公司既有光伏项目，又有风电项目的情况下，保持项目档案档号结构的统一，且避免档号重号，同时统筹考虑工程照片、录音录像电子档案管理等的需求，可以在项目代号前增加一个建设项目的排序号，便于项目档案的规范编目和科学管理。

分类号：执行《风力发电企业科技文件归档与整理规范》(NB/T 31021-2012)、《光伏发电建设项目文件归档与档案整理规范》(NB/T 32037-2017)的分类表。

年度：风力发电、光伏发电项目第6大类“电力生产”和第7大类“科学技术研究”档案，采用文件形成年度标识。

案卷号：案卷顺序号，以最低一级类目下的案卷，按排列顺序编写流水号。

三、新能源项目档案档号编制方法探讨与应用实践

新能源项目档案在遵守国家、行业标准规范的基础上，统一档号结构，明确编制要求，加强档案编号的科学管理。

在档号唯一性方面，大型发电集团及其所属企业的全部项目档案的档号不得重复；在合理性方面，档号结构必须与本单位档案分类体系相适应；在稳定性方面，档号一经确定，一般不应随意改变；在扩充性方面，档号必须留有适当的递增容量，以便适应档案不断增加的需要；在简单性方面，档号力求简洁明了、减少代码差错，以提高处理效率；在适用性方面,档号的编制宜适应不同的技术环境。

（一）风力发电建设项目档案档号结构可为：全宗号-档案门类、行业类型代码和建设项目排序号-项目代号（或年度）-分类号-案卷流水号-件号。假设全宗号用A0001，档号示例如下：

A0001-KJF02-1000-800-001-001

（注：根据电力行业档案整理相关规范，电力基建档案、电力设备档案采用项目代号，如1000。）

A0001-KJF02-2020-600-001-001

（注：根据电力行业档案整理相关规范，电力生产档案、电力科研档案采用年度标识，如2020。）

档号图例如下：

1.风力发电建设项目档案属于科技档案，因此档案门类代码用“科技”两位汉语拼音首字母“KJ”标识。

2.行业类型代码，用风电的首字母“F”标识。

3.建设项目排序号为本全宗下所建风电项目的排序流水号。如某清洁能源分公司同时在建N个风力发电项目，其中第一个项目又分别建了一期工程、二期工程，第二个项目也有一期工程、二期工程......为了便于区别，对每个建设项目按核准时间进行排序。

4.项目代号（或年度）、分类号：按照《风力发电企业科技文件归档与整理规范》及其附录A《风力发电企业科技文件归档范围与档案分类及保管期限划分表》的分类号执行。

（二）光伏发电建设项目档案档号结构可为：全宗号-档案门类、行业类型代码和建设项目排序号-项目代号（或年度）-分类号-案卷流水号-件号。

示例如下：

A0001-KJG02-0011-800-001-001

A0001-KJG02-2020-611-001-001

图例如下：

1.光伏发电建设项目档案门类代码用“KJ”标识。

2.行业类型代码，用光伏发电的首字母“G”标识。

3.建设项目排序号为本全宗下所建光伏项目的排序流水号。这样使档号简单明了，同时与风电项目档案档号体系保持一致。

4.项目代号（或年度）、分类号：按照《光伏发电建设项目文件归档与档案整理规范》及其附录B《光伏发电项目档案分类、归档范围及保管期限划分表》的分类号执行。

（三）建设项目的数码照片档案档号结构可为：全宗号-档案门类代码和年度-保管期限代码-组号-张号。示例：A0001-ZP2020-Y-0001-0001。

1.照片档案代码，用“照片”两位汉语拼音首字母 “ZP”标识。

2.组号，根据《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014），有密切联系的若干张数码照片的集合，如一次会议、一项活动、一个项目，或一个单位工程等反映同一问题或事由的若干张数码照片为一个照片组，赋予同一个组号。

（四）建设项目的录音、录像档案档号结构可为：全宗号-录音档案代码和文件所属年度-件号，全宗号-录像档案代码和文件所属年度-件号。示例：A0001-LY2020-0001，A0001-LX2020-0001。

（五）建设项目的实物档案档号结构可为：全宗号-实物档案代码及内容指向年度-载体名称代码-件号。示例：A0001-SW2020-JP-001。

1.实物档案代码：用“实物”两位汉语拼音首字母 “SW”标识。

2.载体名称代码：取载体名称规范化简称两位汉语拼音首字母标识，如：“奖牌-JP，奖状-JZ，奖杯-JB，奖旗 -JQ，证书-ZS，印章-YZ，岩芯-YX，煤样-MY，靶板-BB，探伤底片-TS，模型-MX等”，重名可增加一位字母或字母加数字组合。

（六）建设项目的光盘档案档号结构可为：全宗号-光盘档案代码和年度-光盘序号。示例：A0001-GP2020-001。

（七）若同一全宗内有多个项目同时建设，其照片、实物、光盘档案档号易出现重复，应参照项目档案档号编制方法对档号进行调整，在全宗号后增加建设项目的排序号。以照片档案档号为例，可调整为 A0001-02-ZP2020-Y-0001-0001，其中 02 表示该清洁能源公司下的第二个项目。

通过增加项目排序号，使档号编制简单易行，既不容易重号，又符合行业相关标准规范，促进新能源项目档案的规范管理。

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