企业档案数字化建设措施研究

企业档案数字化建设措施研究

王泽语

武桥重工 430050

摘要：档案是十分重要的企业信息记录，其中包含大量企业人力资源、经营管理方面的重要数据等，在企业发展过程中扮演着重要角色，在信息化技术越来越成熟的今天，很多企业都开始了档案数字化建设工作，这从一定程度上提升了企业档案管理的水平。本文就首先介绍了企业档案数字化的现状和概念等，又对建立管理制度、做好资源整合、强化信息技术等企业档案数字化建设措施进行研究。

关键词：企业；档案；数字化建设

引言

中国特色社会主义市场经济条件下，各行各业的业内竞争都变得愈发激烈，企业方面为了在这样的竞争中获得一席之地，开始探索强化管理的有效方法，而进行档案数字化建设，正是一种行之有效的管理强化措施，能够有效地提升档案信息利用效率、优化档案管理固有模式。但是从实际情况来看，一部分企业在意识到进行档案数字化建设重要性的前提下，仍未能找到行之有效的档案数字化建设措施，在这种情况下对本课题进行研究可谓是势在必行。

1企业档案数字化

档案数字化是一个比较宽泛的概念，针对其具体的内容和对象，目前还有一定的争议，主流的概念认为企业档案数字化建设并非对所有档案进行数字化处理，而是要对那些对企业、对社会、对国家有价值的档案进行数字化转型，利用有关技术把这些文字材料转变成数字化数据并存储到计算机当中，完成档案数字化建设过程。以这一观点为基础进行分析可以发现，档案数字化建设大致具有两方面的特征:①信息原始性。档案数字化建设往往是基于企业实际经营生产过程中的纸质档案进行的，因此即使转变成数字化数据，档案同样保有最初的信息原始性。②载体多样性。档案数字化建设的过程比较复杂，除了传统印象中的纸质档案之外，实物、音频、视频等都可以进行数字化存储，而数字化档案的载体也可以包括光盘、磁带、磁盘等，这样一来档案信息的完整性和安全性才能得到保证。

2企业档案数字化建设措施

2.1强化信息技术

档案数字化建设绝非易事，想要在这方面取得实质性成果，就必须要尽快加强对信息技术的应用，使信息技术在这个过程中发挥独到作用。近年来我国的社会经济建设取得了实质性成果，各种高新科技不断更新换代，企业方面在进行档案数字化建设的过程中，需要跟上时代发展的步伐，从信息化技术所需要的硬件设备入手，优化硬件设备的配备标准，同时加大投资力度做好档案数字化管理系统的建设工作，优化档案数字化建设及管理系统的功能，使该系统具有档案资料的收录、整理、归纳等一系列功能，在此基础上进行档案数字化建设及管理，往往能够取得意料之外的效果。

2.2做好资源整合

企业在进行档案数字化建设之前，需要做好事先准备工作，明确档案数字化建设的目标和方向，把传统意义上的纸质档案转换为数字化档案，从而提升档案管理工作的效率和水平，避免档案管理出现严重的失误和漏洞，同时还能够起到降低档案管理人员工作压力、降低人力资源成本的一系列作用。而具体的档案数字化建设前期工作主要包括对纸质档案进行有效整理、对整理后的纸质档案进行登记移交等，在这个过程中工作人员应始终保持稳定的工作态度和工作热情，确保所有有价值的档案资源都能完整地得到整合与处理。从企业的角度来说，企业方面应认识到档案资源整合的重要性，根据发展目标和经营情况，对有价值的档案信息进行归纳，建立档案资源数字化处理提纲，同时根据档案信息的类别进行准确录入。同时，还需要根据档案数字化建设的实际需求，调整资源整合队伍构成，确保每个工作人员都拥有突出的专业化素养。特别需要提到的是，在前期资源整合结束、档案数字化建设开始这段时间内，除极特殊情况之外，不得对原有的纸质档案进行销毁，以便于在数字化处理失真、数字化信息丢失的情况下对其进行二次处理。

2.3建立管理制度

俗话说没有规矩不成方圆，企业的档案数字化建设同样如此，仅仅对传统的纸质档案资源进行整合和转化，并不能确保档案信息得到应有的应用，因此除了要做好数字化转化之外，还需要尽快建立健全档案数字化管理制度，从制度角度出发确保档案数字化建设的实效性。企业管理人员需要根据企业的实际发展情况，建立健全档案数字化建设管理策略、处理流程等，为档案管理人员提供工作方法等方面的指导。另外，企业方面需要确定不同部门在档案数字化建设过程中应尽的责任，比如业务部门需要配合档案部门进行有效的信息对接，而档案部门则需要对业务部门提供的各类档案资源进行妥善处理，并为有需要的业务部门提供档案信息支持。同时，还需要以档案数字化建设制度为基础，加强档案数字化的质检工作，对企业档案数字化建设的结果和过程进行全过程监管，及时发现其中存在的一系列问题，确保录入到系统当中的档案信息准确无误，保证档案数字化建设的有效性。

2.4保障数字化档案安全性

信息化技术和数字化技术的高度发展，从根本上改变了企业档案管理的模式和方法，在档案数字化建设初步完成的今天，企业的档案管理水平基本都得到了提升。但是与此同时也必须要看到，档案数字化建设也带来了一定的信息安全风险，企业方面必须要充分认识到档案数字化建设安全风险，并建立健全档案安全管理体系，让档案数字化建设过程规范化，同时定期安排专业人员对档案数字化系统的软硬件进行维护和检查，及时发现其中存在的安全风险，避免硬件设备损坏导致的档案材料丢失问题。同时，还需要做好软件系统的防护工作，对可能导致安全风险的外部威胁进行妥善处理。

结语

想要在越来越激烈的市场竞争中占据一席之地，企业方面就必须要加强档案管理工作，通过档案数字化建设的方法，提升档案信息保存安全性、提升档案信息利用效率。除了文中提到的建立管理制度、做好资源整合、强化信息技术、保证信息安全之外，企业档案管理人员还需要有意识地进一步探索档案数字化建设策略，从根本上提升档案数字化建设有效性。

参考文献

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