浅谈档案数字化建设与档案资源的服务利用

浅谈档案数字化建设与档案资源的服务利用

虞晖

上海市建筑建材业市场管理总站 上海市 200032

摘要:随着我国信息化建设的加快推进，现代科技手段已经应用到各个领域，从前需要人工管理的纸质档案如今都发生了变更，变成了数字化图书馆。档案数字化的建设打破了从前纸质档案管理的局限，使档案资源的保存更加有保障。本文从档案数字化建设的角度出发，分析档案数字化建设的必要性、档案资源在服务利用过程中存在的问题，提出了创新档案服务的对策。

关键词：档案管理；数字化建设；档案资源

网络技术的发展使社会各领域和各行业都发生了翻天覆地的变化，各企业利用网络技术先后对内部档案资源等进行了数字化的建设。档案数字化让企业有了在市场中竞争的优势，同时也可以减少存储空间的利用，有效减少成本消耗。各个企业进行档案数字化建设，可以让企业拥有在市场中提升竞争优势。

1. 数字化档案管理的重要性

（一）是时代发展的必然要求

当前我国信息技术在飞速发展，大数据、信息化、数字化早已进入大众视野，它的发展也受到了一定条件的制约，网络的发展并没有引起档案管理者的重视，以至于在真正需要信息的时候却不能获得及时准确有价值的信息，严重阻碍了档案管理事业的发展。随着经济全球化的加速推进，也随着我国加入了国际各种各样的经济组织，我国的档案管理的发展才开始有所起步，如果不加强档案管理的数字化建设，我国的档案管理就会落后于世界平均发展水平，必将会被时代淘汰。

（二）档案管理数字化是提高我国国际竞争力的有力手段

数字化档案管理和传统的档案管理方式相比有很大的进步和创新，它是我国科学技术发展的产物，是我国参与国际竞争的有力武器。数字化档案管理可以跨越语言和文化的限制，在提高管理效率的同时把我国推向了世界，使我国在复杂的国际环境中能够立于不败之地。

（三）档案管理数字化可以加强科学研究、普及知识的力度，为社会更好地服务

数字化档案管理相比于传统的档案管理方式能更加快速准确地查找信息，具有很大的价值，能够为科学研究所利用，为我国深入推进人才强国战略、科教兴国战略奠定基础。

4. 可以完善档案管理工作，提升档案管理工作的社会影响力

档案管理数字化需要充分利用计算机、网络通信，它对档案管理进行了整顿与改革，实现了信息查询的准确性和高效率，扩大了档案管理工作的影响力，加深了人们对档案管理的进一步了解，实现了信息共享，推动了档案管理事业的发展，提升了档案管理工作的社会影响力。

二、数字化档案存在的问题

尽管档案管理数字化在近些年来发展迅速，课时也暴露出了一些问题，需要引起足够的重视。首先是技术问题。数字化档案虽然有了一定的发展，但依然面临着技术上的问题。比如，档案管理软件和其他软件是不通用的，需要不断对软件进行升级，这就会对档案的时效性产生影响。档案的保存也会受到限制。用以存储的光盘和磁盘很容易受到病毒的侵袭，给档案信息带来了大量隐患，严重时会导致重要信息丢失，造成无法挽回的损失。其次管理模式问题。数字化管理是在传统纸质档案的基础上进行升级的，但管理模式没有随之升级，会严重阻碍数字化档案的发展。主要体现在以下几点：一是部分档案管理人员对自己的工作分工不明确，也没有将传统的档案和互联网练习起来进行运用，阻碍了数字化档案管理的发展。二是数字化档案管理还没有配备相应的管理模式，导致很多档案工作者对自身的工作职责定位不明确、工作内容不清楚，很不利于档案的管理。最后一个问题是数字化建设中的创新问题被忽略掉。数字化档案是随着互联网的发展应运而生的，应当借助互联网的优势，随着时代和互联网的发展而发展。部分企事业单位在档案数字化建设的过程中，没有顺应时代的发展趋势，将数字化档案的使用范围缩小，只是用它来传递文件，而没有利用它的信息采集、检索以及保管等功能。同时，数字化档案管理的功能只被单位内部的管理层所使用，普工员工无法使用，没用充分发挥数字化档案管理的作用，不能让真正有需求的人使用。

三、创新档案服务的对策

（一）要充分认识到档案数字化建设的紧迫性

信息化和大数据时代的到来成为社会不可逆转的发展趋势，及时获得有价值的信息对档案数字化建设提出了更高的要求。当前我国档案管理存在各种问题，影响到信息的采集和利用，对各方面的发展都极为不利。物质决定意识，意识对物质具有能动的反作用。时代的发展让我们更加意识到了大数据和信息的重要性，所以要加快档案数字化建设，使得档案的保管和利用职能向管理和服务职能逐渐过渡，档案信息资源才能发挥它的最大作用和效益，它所拥有的高效服务才能得以释放。

（二）注重档案数字化人才的培养，提高管理水平

高素质、管理能力强的队伍能有效推动档案数字化建设的发展。所以要充分认识到信息技术手段对数字化建设的重要性，推动办公从“有纸化”向“无纸化”发展，让企事业单位的办公能力和水平向更高层次发展。所以，各个企事业单位和档案数字化建设事业要想向前发展，就必须培养大批精通计算机的高精尖人才，实行“人才引进”战略，不断壮大档案数字化建设的人才队伍。面对人才队伍能力和素质参差不齐的情况，要及时进行培养和培训，可以成立专门的人才培养部门，建立完善的人才培养制度，为人才的培养提供资金支持。同时，还要鼓励在职人员多学习，有效利用内部人才资源。对年纪尚轻的人员来说，应及时将他们送去深造，提升他们的专业能力和综合素养；对年纪较大的人员来说，要利用空余时间对他们进行计算机能力培训，也可以让他们传授自己的经验，让员工多方面学习，壮大档案数字化人才建设队伍，从而提高管理水平。

（三）强化档案管理软件功能的选择

档案管理软件较为复杂，在实际的工作中要做到标准、模式和软件的统一，使档案管理系统环环相扣并能进行资源共享，提高工作效率。目前市场上主要有两种档案管理软件，一种是手工文件档案管理软件，另一种是档案原文扫描管理软件。一种是传统的手工操作，一种是借助计算机进行操作。手工档案管理软件的特征是：耗费的时间长、劳动强度大、容易出错，同时对档案只能起到检索的作用，无法真正对档案进行保管。而档案原文扫描管理软件完全不同，它能做到通过扫描仪将原文录入到电脑中，对原文进行有效管理，还能更快速便捷地查阅到想要的原文信息，减小了劳动强度，提高了工作效率，也减少了资源的浪费。所以，在面对市场上多种档案管理软件功能时，应充分考虑软件的优缺点，根据实际工作情况作出选择。

（四）努力夯实档案数字化管理的硬件基础

当前社会的档案工作主要就是档案数字化管理，它以计算机等硬件设施的使用为依托，这就牵扯到了资金的投入问题。但是档案管理又是一项非盈利性的事业，严重缺乏资金，这就需要领导向上级部门反映情况，申请财政拨款，多方筹集资金，为档案数字化建设提供充足的资金支持。同时，要及时对软件和硬件进行检查和维修，及时解决档案数字化建设中存在的问题和困难，为深入开展档案数字化建设提供良好的环境。

（五）重视档案数字化安全管理工作

随着计算机技术、5G技术的不断发展，各种威胁网络安全的病毒也在增多，而对于档案的数字化建设过程中也应该重视安全管理工作。此时，就需要在档案的数字化建设中采用相关安全加密技术等来提高档案数字化的安全管理水平，最大程度降低风险的发生。

结语

综上所述，我国信息技术在不断发展，现代化的科技手段得到了广泛应用，为企事业单位进行档案数字化建设提供了有利条件，有利于企事业单位在新的国际形势下获得长足发展和适应未来形势的变化，有利于各企事业单位走可持续发展的道路。现代信息技术的发展不仅让档案管理的效率和质量得到了提高，还能提高各企事业单位的经济效益，为人们提供更高效的信息服务。

参考文献

[1]王玉媛.浅谈档案数字化建设与档案资源的服务利用[J].内蒙古水利，2017(4).

[2]赵春晖.浅谈当今档案数字化建设[J].黑龙江科技信息，2015(10).

[3]钱志祥.档案数字化管理实践[J].现代化管理，2006(1).