企业档案综合管理优化策略分析

企业档案综合管理优化策略分析

黄虹

广西贺州天贺投资有限责任公司，广西 贺州 542800

摘要：随着现代科学技术的发展，办公设备的使用逐渐自动化，社会对信息的需求也越来越大。档案管理是企业生产和发展的重要组成部分。有效的档案管理可以为企业的生产提供良好的参考信息。它是企业改革和发展的基本条件，使企业档案为企业的生产和发展服务，解决企业生产中遇到的问题。对此，本文主要分析了企业档案的综合管理，以供参考。

关键词：企业档案；综合管理；优化

1 在档案管理中实行综合管理的优点

1.1 实行综合管理，有利于档案信息的综合开发利用

档案管理是一项非常复杂的任务。信息时代，加强信息档案工作需要综合技术手段进行。纸质文件与电子档案相结合，这种管理模式可以避免文件丢失或损坏的问题。通常，文件管理是通过单一的技术手段完成的，虽然也能满足使用需求，但工作任务会浪费大量时间，效率低下，安全性得不到保障。随着档案管理任务的不断增加，问题也不少，技术手段也在逐步完善，全面推行档案管理理念。文件管理不仅以安全为目标，还能有效利用更多的文件，为单位的发展提供信息和数据支持。

1.2 实行综合管理为丰富室藏、发展档案事业奠定了坚实的基础

在综合理念下，可以同时完成多项档案工作任务，利用档案工作，积极探索解决存在的问题，使档案工作在档案工作建设和发展中发挥作用。单元。仅就档案本身的管理而言，很容易出现档案死亡现象。按照本单位发展规划实施综合管理，制定档案利用工作规划标准。这种管理理念更符合可持续发展的目标，管理和调动人力资源更加科学合理，在工作任务开展中更加注重服务质量。综合治理规划体系虽然不完善，但在实施阶段仍有许多实际问题有待解决。组织、企业一体化管理档案，不仅可以使各单位形成统一的档案系统，而且可以采用统一的方法，集中统一管理，使档案隐蔽空间逐步走向规范化、标准化、现代化，是补充和完善档案管理，为社会提供日益丰富的档案信息资源，促进整个档案事业的可持续发展。

1.3 实行综合管理，有利于提高科学管理水平

实践证明，要实现档案的综合管理和有效管理，需要建立独立的综合档案室，并赋予其他相关部门并行管理职能。从形成、传输、收集、分类，到建立、归档、存储、统计，是整个档案管理的责任，有效的档案管理和监督检查，使档案工作从分散的粗放管理走向统一的科学管理，使医院档案管理步入规范化、规范化的轨道。

1.4 实行综合管理，有利于档案数字化系统建设

档案载体的更新，迫切需要档案的数字化。目前，国内档案数字化系统还处于从文献处理到数字化管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键最终在于数据库的建设。数据库系统的建立是一项长期而繁重的任务，需要一个从低到高、从单一到群体的渐进过程。一个好的数据库建设离不开领导的重视，各方面的统一认识，离不开计算机技术人员和档案业务人员的配合。推进档案综合管理，加强部门间档案业务联系，充分发挥档案作为档案资源存储利用中心的优势和档案信息中心的综合功能和整体优势，着力建设档案馆数字系统，更好地为各项工作的顺利进行提供全面、准确、快捷的使用服务。面对新形势，我们要与时俱进，抓住机遇，拓宽视野，更新观念，创新思维，加快档案信息化建设步伐，充分发挥档案综合管理作用，提高档案工作达到了一个新的水平。

2 当代企业档案综合管理优化思路分析

档案馆虽然是一个庞大的信息数据库，但它是一种原始的信息资源，各种信息存储在许多单一的数据堆中，只有根据需要，对相关信息进行系统化、规范化的整理，通过处理才能更好地发挥作用。档案信息，实现档案信息的价值。档案管理作为企业生产经营过程中的一项重要工作，对企业的发展起着不可磨灭的作用，充分发挥管理职能，更好地为企业服务。

2.1 完善管理制度

完善管理体制是提高档案管理水平的关键。相信企业可以成立档案管理领导小组，为档案工作的综合管理提供组织保障。因此，有必要建立和完善相应的管理制度。在建立健全档案管理制度的过程中，首先要明确档案管理人员、专职档案管理人员和兼职档案管理人员的职责。二是按照企业档案管理规范的要求，按照档案法的有关规定，结合企业实际编制各项规章制度，在实际工作中，加强备案范围、保密文件、对归档、销毁等方面的工作程序，作出明确规定。严格按制度实施档案设施建设，确保档案安全，确保档案管理走上制度化、规范化的轨道。

2.2 明确档案管理工作的计划和目标

要实现档案管理事业的长远发展，必须增强档案工作的主动性和前瞻性，制定档案管理工作的指导思想。有鉴于此，笔者认为，企业各级管理者应认识到档案工作的重要性，按照工作日程管理档案，学习和介入档案具体工作，并结合信息化和信息化新趋势，加大技术投入，发展既符合档案管理要求，又符合实际工作计划。

2.3 加强档案基础管理工作

在档案基础管理中，要坚持以档案管理为基础，从领导到管理制度，从规章制度到档案管理，坚持长期重要工作，在组织上形成科学、合理、完整的管理办法和制度，为档案管理工作的有效开展提供可靠保障。

2.4 借助信息化技术，加快档案现代化建设

随着信息技术的飞速发展，各种信息档案管理软件应运而生。档案管理准确、信息化是时代发展的必然要求。第一，信息技术在档案管理中的应用，是建立一种从过去发展起来的机制。档案管理人员可以有效地管理内部档案，填补空白，避免数据长期积累，大大提高了档案管理的效率和便利性，提高了档案整理的准确性，促进了档案管理的标准化。二是加大投入，加快数字档案馆建设，逐步实施双文件制，选择光盘刻录、云存储等方式实现纸质档案数字化，以实现全文文件检索的目标，不断优化办公室档案管理，全面提高档案查询效率和利用率。

2.5 提升对档案管理的重视

企业领导和管理者要更加重视档案管理，因为企业领导的决策将直接影响企业档案管理的发展。只有得到企业领导的重视，才能促进企业档案管理的顺利开展。可以从以下几个方面进行：一是加强档案公开，提高全体工作人员对档案的了解。定期对员工进行培训教育，让领导和员工正确认识档案管理，了解档案管理对企业的重要性。鼓励员工参加企业档案管理部门的宣传活动，宣传普及档案知识。二是加强企业档案管理机制的建立和完善，建立管理制度，提高档案管理人员的薪酬水平，提高员工的积极性，做好相应的管理工作，调动积极性的员工。

3 结语

企业档案工作是企业发展的基础，也是企业发展过程中重要的历史文献，它在企业的发展中占有非常重要的地位，能起到积极的作用，对企业的发展要有足够的认识和认识。重视档案工作，可以推动档案管理工作的进步和发展，让企业的发展有了生机和活力，从而提高档案管理工作的质量。

参考文献：

[1]林文静.浅析企业档案信息服务的优化策略[J].卷宗,2020,10(12):148.

[2]张琳.企业档案综合管理优化策略分析[J].城建档案,2020,(9):65-66.