企业档案管理的重要性及强化措施

企业档案管理的重要性及强化措施

乔紊

陕西省榆林市神木市大柳塔市国家能源神东公司档案馆 719315

摘要：现代企业发展过程中档案管理发挥着重要作用，需要根据实际情况制定合适的档案管理方案，切实发挥档案管理的作用。文中分析企业档案管理工作的重要性，探讨如何强化企业档案管理工作。

关键词：档案管理；重要依据；强化措施

现代企业在运营和发展的过程中，会产生大量的数据、文件等档案资料，内容涉及企业管理的方方面面，直接关系到企业发展的记录、企业决策的依据和企业发展的规划等重大事项。因此，档案管理是现代企业管理工作的重要组成部分。

1、企业档案管理的重要性

在信息化时代，进行档案管理的主要目的是将重要的资料、文件等转化为电子文档，从而使档案管理更为有效，人们也可以从档案中获取自己所需的信息，并通过档案获取发展的经验。与此同时，在对档案进行管理时，主要是利用计算机技术对档案进行编撰、整理以及保护，在这一过程中不仅方便查阅者寻找自己所需的资料，人力和物力也能得到有效地节省，而且实体档案的生命也能得到有效地延长，从而提高档案的安全性。

档案记录了一个企业的改革发展历程，其记载的历史发展事件可为企业进行决策、管理提供相关的依据。对档案进行管理不仅符合社会发展的需要，而且企业以此为依据制定的改革策略可以减少“走弯路”的几率，从而节约企业的人力资源费用，减少企业财务不必要的支出，企业的资金使用率也将会得到提高。信息化时代，将现代技术运用于企业档案管理的主要目的在于对重要的资料、文件等进行数字化管理，从而更加有效地对档案进行管理且能够有效地延长实体档案的寿命，具有十分重大的现实意义和历史意义。

2、企业档案管理工作的基本要求

2.1 对档案资料真实性的要求

档案资料是企业管理者对企业经营和发展做出正确决策的关键依据，因此，档案资料的真实性至关重要。只有真实的档案资料才是有价值的，任何含有虚假成分的档案材料，不但不能记载和反映企业经营和发展实际情况，而且还会给企业的决策带来错误的引导，使企业蒙受重大损失的同时，也会严重影响企业的社会形象，这在现代企业发展中，是决定企业生存发展的重大问题。

2.2 对档案资料系统性的要求

在现代企业运营管理中，各部门分工精细，各环节衔接紧密，由此产生的档案资料较为庞杂。这就要求档案管理工作中必需严格地遵循系统化的原则，高效地将原本零碎、分散的各种数据、文件进行系统梳理整合，建立起科学细致的类别区分。这样，一方面便于档案资料的分类保存，提高档案整理的工作效率；另一方面便于检索和查阅档案，提高档案管理工作为企业决策的服务质量。

2.3 对档案资料全面性的要求

档案的收集、管理和储存等各个环节，都要关注到档案资料的全面性，不但企业内部运营产生的数据、文件等是档案管理工作的内容，而且涉及企业有关的各种信息，也是档案收集的对象。例如，媒体对企业的相关报道材料、客户的重要反馈信息、企业承办社会活动的资料等，都是企业发展的重要见证，都必须及时全面地纳入档案管理之中。

2.4 对档案资料保密性的要求

企业的档案资料可以分为一般型档案和机密型档案。在现代市场经济高度发展的社会，企业之间竞争异常激烈，企业的财务信息、技术信息、客户信息等，都是本企业的核心机密，属于机密型档案，一旦外泄会给企业带来难以估量的损失。对于机密型档案，在档案管理工作中一定具有高度的保密意识、严密的规章制度和必要的技术手段，确保档案信息的安全。

3、强化企业档案管理的措施

3.1 充分运用现代化技术

档案室中也包含着很多纸质资料，因此档案室需要切实做好“八防”工作。档案管理人员需要对消防设备及检测设备定期检查，及时更换老旧设备及故障设施，从而将影响档案安全的危险因素扼杀在萌芽中。随着时间的推移，档案会越来越多，为了优化人力资源，方便利用者查阅资料，档案室可以使用电动密集架，并同时配备电子标签系统，当利用者查阅档案时，只需要打开电脑系统即可找到档案及其所在位置。

此外，档案室需要配备恒温、恒湿以及集消毒于一体的设备，从而使档案室处于一个相对稳定的环境中，从而延长纸质档案以及电子设备的寿命。档案室还需配备摄像头、传感器等设备，档案管理人员可以随时通过监控器观察到档案室内的情况，如果档案室内发生意外也可以及时采取措施。最后，档案室需要做好防盗工作。可以利用监控、门禁等设备做好相关工作，要对可以进入档案室的人员给予相应的权限。还需做好出入人员记录，从而可以随时了解档案室的实时状况以及人员进出记录。

3.2 推进智能库房的建设

档案库房应按照所存储的档案性质进行合理分类，同时要考虑设置档案临时存放、整理的工作室和便于外来人员查阅的资料室。

库房引进安装智能型档案密集架，装有红外感应器、温湿度感应器、延迟开关板、固定列宽主机、语音模块及音响等，集手动、电动、电脑控制于一体。

智能型密集架为档案管理人员带来诸多便捷，主要体现在以下几个方面：

（1）密集架管理系统采用 CS 架构，可在局域网内多台办公电脑上完成档案资源的远程编辑、查询、借阅、盘点等操作；对系统用户进行分组赋权，确保数据安全。

（2）可通过密集架液晶触摸屏完成档案查询、密集架操控，装有无线局域网的情况下也可用手机进行操作。

（3）录入档案基本信息时选择扫码方式，简化存档流程，实现档案轻松上架、扫码一键存档。

（4）定位查找档案时，架体自动打开，LED 定位灯闪烁提示档案位置，实现快速精准寻档。

3.3 做好相关数据采集工作

信息采集功能是档案管理系统的数据资源入口，采集的待归档数据包括 3 大类：人工录入的基础档案数据；各种形式电子档案目录，如 EXCEL 格式等通过数据转换接口导入的数据；各类档案的扫描数据，一般为 pdf 文本或 jpg 等图片格式。

待归档数据首先存入整编库，由兼职档案管理员整理、编目，系统根据预定义规则提供自动分组、排序、立项及手工调整功能，整理完成后移交至档案管理员。档案管理员进行检查验收，合格数据完成移交接收、实体接收、数据编目、推送至归档库；不合格的数据打回，由兼职档案管理员重新整理。

3.4 档案管理

3.4.1 电子档案管理

为档案管理员提供数据管理、档案统计、鉴定销毁、回收站、移交登记、年度汇总等功能。回收站中的数据为逻辑删除，按不同属性分类管理，可进行恢复、查询、导出、备份等操作。

3.4.2 档案借阅管理

为档案管理员和利用者提供档案借阅管理功能，实现电子档案的借阅、赋权、推送申请及审批，以及实体档案借阅的网上预约、审批、归还登记、过期催还和续借。系统可根据实际情况预设不同的借阅条件，包括借阅时间、借阅数量、过期未还是否允许借阅等，还可按借阅时间、档案类型等不同条件对借阅情况进行统计。

3.4.3 工作统计

方便档案管理员统计量化工作情况，如按操作人、时段、文件类型、操作频率、利用目的分别或组合查询统计用户数量的增减情况、挂接文件量、文件浏览或下载量、档案借阅量等，以及通过月 / 年报统计功能汇总统计上述内容及部门人员变动、固定资产变化等。

结语

时代的发展离不开创新，信息化时代的到来为档案管理工作提出了新的更高的要求。因此，企业在发展过程中需要重视档案管理工作，正视其中存在的不足，并进行针对性地完善、改进以及信息化的提升，从而切实提升档案管理水平，进而推进信息化电子档案的发展。

参考文献

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[2]程聪.煤炭企业档案管理的重要性及实践思考[J].城建档案,2020(11):99-100.

[3]章莉.论企业档案管理工作的重要性研究[J].办公室业务,2016(19):56-57.