新时期档案管理信息化建设的思考

新时期档案管理信息化建设的思考

郭海虎

焦作市第二人民医院 河南焦作 454000

摘要：档案属于重要的信息资源，也是信息的重要载体，是了解某项事物的重要依据。在新时代发展的背景下，档案管理的方式也在发生变化，更加注重档案管理的创新。因此，档案管理信息化建设势在必行。同时，创新档案管理理念，实现档案管理的信息化有助于更好地利用档案信息资源。文章主要对档案信息化管理的作用、存在的问题及建设创新方法进行阐述，为相关部门提供参考。

关键词：档案信息化；档案管理；档案建设

引言

实现信息化的档案管理，不仅能够提高档案资源的利用率，还能够保障档案资源的完整性，发挥出其自身的使用价值。因此，相关单位在开展档案管理工作时，要对档案信息化建设的重要作用予以了解，以此提高对档案管理信息化的重视程度，从档案管理的制度、设备等多个方面出发，进行信息化的有效建设，通过多种科学合理的手段，提高档案信息化建设工作的质量与效率，使得这一工作的实际效用能够在档案管理工作中充分发挥出来，借此推动档案管理工作的发展，使其在相关单位的发展过程中起到积极的促进作用。

一、档案信息化建设与信息化管理的价值

采用信息化技术对档案资料进行建设与管理，可以在很大程度上降低档案管理的难度，将原来的纸质档案转化为电子档案，不仅可以节省保存空间，还可以降低档案折损率，延长档案的保存期限，避免档案资料不完备，甚至丢失。与此同时，相关人员可以利用档案系统的检索功能快速且精确地调取资料，提高档案利用率与档案服务水平，节省时间和精力。现阶段，大多数企事业单位都已经认识到档案信息化建设与管理的重要性，且在档案信息化建设与管理方面倾注了大量的精力与资金，逐步改善了档案信息化建设水平与管理水平，为自身的经营发展创造了有利条件。

二、档案管理信息化建设工作存在的问题

1.档案管理人员综合素质不高

信息化时代的来临给企事业单位都带来了一定的改变。在互联网体系中也加入了档案管理工作，体现了现代档案管理的智能化和数字化。但应用先进技术的同时，对于档案管理的人员提出了更高的能力要求，不仅包括档案管理业务能力，还包括信息化技术的应用能力等。目前，很多单位档案管理都缺乏掌握先进信息化技术的人员，所以虽然具有相应的技术设备，但不能充分发挥出硬件设施的作用，使档案管理无法满足日益发展的信息化建设需求。

2.标准体系滞后

作为市场主体，企业在其生产、经营、管理过程中产生大量档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、基建档案等，使企业档案管理更具复杂性、特殊性。为此，国家档案局先后出台了《企业数字档案馆建设指南》《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等，推进企业档案信息化建设。但企业档案管理软件、管理信息系统及硬件平台纷繁复杂，系统之间不兼容、不统一现象较为普遍。如，企业文书档案管理系统、会计档案管理系统、人事档案管理系统等，各档案信息管理系统之间相对“孤立”，导致信息资源相互“隔绝”，缺乏统一、标准的信息化管理平台标准体系。

3.信息化建设意识不足

对于信息化建设工作来说，其自身的有效开展实现了对传统档案管理模式的创新，同时也加快了档案管理服务理念的变革发展。信息技术在档案管理工作中的合理应用，能够在较大程度上提升档案管理工作的效率，而且也能够提高其服务水平，使得相关用户对档案资料的查阅更加方便，并且还能够实现档案信息资源的共享，大大提升了相关组织效率。这些都是档案信息化建设的优势，但是，部分档案管理工作者对于信息化建设的重要作用缺乏全面且正确的认知，以至于对于信息化建设的重视度不高，也有些档案管理者本身的思想观念比较传统，对于档案信息化建设接受程度较低，这就导致档案信息化建设进程无法顺利推进，最终影响到档案管理的变革创新发展，大大降低了档案管理工作的质量与效率。

4.无法正确认识档案信息化

信息技术不断发展，公文处理、合同管理、人力资源管理和财务共享等多种管理系统出现在大众视野，传统的档案管理模式已经无法顺应新时期的发展要求。对此，需积极转变传统的管理方式，跟上时代发展的脚步，引导工作人员高度重视档案管理。如今，部分档案管理人员并不重视档案管理工作，认为档案管理工作采用传统的工作模式即可满足现阶段的工作要求，无需设置现代化的档案管理系统。这些人员从思想上便忽视了档案管理工作，阻碍了企业信息化建设的长足进步，同时也降低了档案管理的效率。

三、新时期档案管理信息化建设创新方法

1.培养创新型档案管理团队

档案管理人员属于一线人员，应不断提高其信息化意识，使其养成重视创新的思维，学习先进的信息化技术，对于档案管理职能部门也需要多与科研院校合作，为人员综合素质提升进行培训，为单位提供高素质的档案管理人员，解决档案管理信息化建设中面临的问题，关于培训不仅包括管理思维培训，还包括技能培训和职业素养培训等，从而面对新时期信息化发展与创的要求，提升档案管理人员的能力和责任感。档案管理人员也应不断学习，提升自身的技能，从而满足单位的信息化建设需求。

2.制定完善的管理规范，建立健全的标准体系

现如今，科技发展水平不断提高，社会也加快了前进脚步，企业管理呈现精细化管理特征。档案管理也应高度顺应时代发展特征，积极创设与现代社会相适应的档案管理制度，以获得社会和工作人员的广泛认可，加强档案管理的规范性和科学性，为档案信息资源管理多个环节的无缝衔接及全方位发展创造有利条件。制定细致完善的管理规范，一方面约束工作人员的行为，另一方面也可引导其他工作人员细心谨慎地对待档案管理工作。

3.借助信息技术建立数据管理系统

数据管理系统是档案信息化建设工作中不可缺少的一部分，安全的数据管理系统能够保障档案信息资料的完整性，为其自身的利用奠定基础保障。因此，相关单位要利用信息技术，进行数据管理系统的有效建设，同时还要根据档案资料的类型，对管理系统进行模块划分，这样也便于档案查询、录入工作的有效开展。另外，在建立数据管理系统时，还需要注意建立高效的搜索引擎，提高档案查询的效率。也要针对重复的档案资料设立专门的浏览模块，促使档案管理人员能够对重复性档案信息进行及时有效的处理，避免档案信息的查询管理受到不良影响。此外，在建立数据管理系统的过程中，相关技术人员要重视系统的安全性，可以在计算机中针对这一管理系统建立防火墙，也可以在计算机中安装安全管理软件、杀毒软件等，以此实现对网络病毒以及黑客入侵的有效抵御，进一步保障数据化档案信息资源的安全性，防止其出现受损问题，影响到档案信息的有效应用。

结束语：档案管理工作对诸多单位的建设与发展起到关键作用。档案管理部门应该正确认识档案信息化建设的意义与价值，认真分析目前档案信息化建设与管理中存在的各类问题。在时代发展的大背景下，改变传统的档案管理理念，优化档案管理的信息化水平。基于信息化技术，单位的档案建设和管理将会更为高效有序，更为规范，进而发挥出档案的最大利用价值，为单位的稳步前行提供强大助力。

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