完善事业单位档案管理的有效途径

完善事业单位档案管理的有效途径

刘震

济南市食品药品检验检测中心 山东 济南 250000

摘要:事业单位改制背景下，单位内部的各项管理工作随之转变，作为记录了事业单位发展历程的重要工作，档案管理工作应与时俱进转变管理理念和方式，引进现代化技术手段辅助工作高效展开。但是由于档案管理工作在单位内部所处地位不高，无论是领导干部重视程度，还是资金投入力度，都远远不如财务、人事等部门，如何进一步完善事业单位的档案管理工作，受到了广大从业人员的高度重视。本文就事业单位档案管理工作展开分析，立足于实际情况剖析其中存在的问题，进一步提出优化措施予以解决，以求推动事业单位高水平发展。

关键词：档案管理；事业单位；信息化；管理制度

档案管理工作关乎到事业单位各项业务顺利展开，结合新时期事业单位的发展要求，积极推动档案管理工作创新变革，引起现代化技术手段是必然选择。由于档案管理受重视程度不高，配套制度体系不健全，加之人员的专业能力和责任意识不高，实际工作敷衍了事，不仅降低了档案管理工作效率和质量，还会影响到后续单位的决策部署。因此，新时期应进一步提升事业单位档案管理工作地位，引入现代化管理理念持续优化完善。

一、事业单位档案管理工作现状阐述

（一）档案管理受重视程度不高

尽管档案管理对于事业单位健康持续发展有着积极作用，但从实际情况来看，多数的事业单位对档案管理缺乏足够重视，从上至下，领导干部和档案管理人员对此项工作均存在一定程度的偏差。不仅投入力度不足，档案管理人员匮乏问题也十分严峻，多数档案管理人员是其他部门临时抽调，很少接受过专业教育和培训，加之后期培训缺失，致使现有的档案管理人员队伍整体素质水平偏低，理论知识匮乏，对现代化技术手段接受程度不高^[1]。信息时代下，很多行业领域均引入信息技术辅助工作开展，即便部分事业单位有所改进，但是信息技术应有效应并未得到充分发挥，大大降低了档案管理工作效率和质量，阻碍档案价值充分发挥。另外，社会关于档案管理重要性宣传不足，以至于档案资源挖掘深度不足，有待完善。

（二）档案管理配套制度不健全

档案管理工作中，关于档案收集、借阅和管理等工作，由于缺少完善的制度体系支持，加之工作人员责任意识不高，致使档案管理工作无章可循，浪费了很多宝贵的档案资源。事业单位的档案管理制度形同虚设，各部门交流不充分，档案资料收集不及时、不全面，存在档案资源丢失情况；档案管理工作人员责任意识不强，工作热情不足，由于工作懈怠导致大量的档案资料堆积，未能及时整理；档案资料卷宗标题和标号不规范，管理工作混乱，无法实现档案资料系统化管理^[2]。部分人员借阅档案手续不规范，甚至随意涂改档案资料，以此来谋求私利，严重损害了档案资料实际价值，制约档案管理工作高水平展开。

（三）档案管理人员的专业素质不高

相较于其他管理工作，档案管理在事业单位内部所处地位偏低，受重视程度不高，很多从事档案管理工作的人员专业素质水平不符合要求，难以满足时代发展要求，弱化了档案管理工作效率。另外，档案管理岗位的薪酬待遇水平不高，难以吸引高水平的档案管理人员，加之工作人员责任意识和使命感不强，即便工作中存在问题，也难以及时发现和解决，甚至产生连锁反应，对其他工作带来负面影响^[3]。

二、事业单位档案管理工作的优化改进措施

（一）积极健全和完善档案管理制度体系

档案管理工作开展，离不开完善制度体系支持，只有完善的制度，才可以保证各项工作规范有序进行。结合新时期事业单位发展要求，应充分契合单位实际情况，明确档案资料收集、归纳和管理等各环节工作内容，在完善制度支持下指导后续工作开展，提供优质的档案服务。目前我国现有的档案管理制度体系更新度不足，新时期应与时俱进，积极迎合档案管理信息化发展要求引入现代化技术手段，提升档案管理信息化水平同时，切实保障档案资料完整性^[4]。增加资金投入力度，基于电子检索系统来辅助档案管理工作开展，通过查询关键词或编号即可快速定位所需档案，充分掌握档案信息，提供优质档案服务同时，最大程度上降低工作成本，实现质的飞跃。

（二）推动档案管理标准化建设

对于药品检测机构而言，由于单位自身特性，日常工作开展有大量的文件资料和检测数据，数据保管是否完整、安全，直接影响到各项工作开展。对此，推动档案管理标准化建设，制定统一、合理标准，实现档案资料传递、共享，提升档案信息利用率。档案管理具体工作中，经常存在更改难度大，由于单位特殊性忽视档案管理标准化建设。如何改善此类问题，需要考虑到单位业务需要，考虑到运行环境与数据格式等因素，坚持集中统一领导，在实践中不断总结和积累经验，实现档案管理工作升级优化，朝着高水平发展^[5]。

（三）强化档案管理工作队伍素质水平

结合药品检测机构特性，很多档案资料需要保密，需要强化工作人员的专业能力和责任意识，依据制度体系规范化档案管理，并按照档案资料不同密集选用合理的保密方案，有效落实档案资料保密工作。同时，定期组织档案管理队伍参加专业培训，丰富专业知识储备和专业技能，学习现代化技术手段，兼顾纸质档案和电子档案管理需要，有效提升档案管理队伍业务水平，助力档案管理工作朝着更高档次发展。

结论：

总而言之，面对新时期事业单位的档案管理改革需要，应提高对其认知和重视，增加投入运用现代化技术手段辅助工作开展，并对配套制度体系定期更新完善，组建一支高素质档案管理队伍，更好的服务于事业单位各项工作。

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