档案信息化建设与管理探讨

档案信息化建设与管理探讨

马子惠

迁安市档案馆，河北 唐山 064400

摘要：21世纪进入互联网时代，伴随着科技不断向前发展，整个社会又来到了新媒体时代，档案建设关系到日常生活中的方方面面，也是推动社会发展的重要基础。本文从多种档案建设中的基础角度出发，总结了档案信息化建设进程中的现状，并具有针对性地提出了对于档案管理的思考，希望对于档案相关从业者，相关领域研究者教育者具有一定的启发作用。

关键词：档案；信息化建设；档案管理

引言

作为人类社会中最基本记录信息的主要工作，档案建设与管理也随着时代发展，其工作方式与管理方法也发生着改变。特别是在信息化社会的现在，相关从业人员都在积极探索如何更好地实现档案地信息化建设以及如何利用现代化的信息化的互联网工具来进行档案的管理。本文从信息化时代档案建设的基本内容入手，分析信息化档案建设的情况，并对档案管理进行深度思考，总结出适用于现代互联网手段的管理策略。

1 新角度看待档案信息化改变

伴随着信息技术、互联网技术突飞猛进式发展，档案的建设和管理也焕发了新的生机与活力。档案建设逐步搭乘信息发展的快车，注定要走上信息化建设的高速路，这对于档案行业、档案学科领域发展来说是一次重大的机遇和挑战，对于档案的管理工作也是不小的考验。

1.1 录入设备更新速度快带来的改变

21世纪初，体积笨重价格昂贵的486电脑刚刚开始兴起。在那个电脑还没普及的时代，档案建设还是以纸质化、人工录入为主。通过近二十年的发展，各种智能运行设备层出不穷，这对于档案行业来说，也是发生了翻天覆地的变化。现在需要人工写字录入的内容很少了，在电脑上动动手指，或者用扫描仪简单操作几步就完成了档案的建设工作。

这是带给从业者最直观的感受。最近几年，伴随着云端智能设备的兴起和快速发展，有些档案的录入工作完全不需要从业者本人进行操作了。只要对被录入信息者提供或者开放云端录入平台的基本权限，被录入信息者即可利用自己手中的设备完成档案信息录入工作。这也是信息大发展带来的极大便利。

1.2 存储设备更新速度快带来的改变

最初的档案存储是密封在档案盒中的，每家单位基本上都要为本单位职工每人建立一个档案盒，对每月工作记录是很多档案盒存储。占用很大空间不说，每次查找档案、记录档案、更新档案、归档都是大量时间消耗，这是不高效地工作方式。伴随着信息化建设发展，存储设备更新迭代速度特别快。从20年前出现的光盘，3.5寸软盘，慢慢地发展到出现了U盘，又发展了移动硬盘。

这些设备在体积不断变小的同时，存储空间也变得越来越大了。这为档案的存储工作带来的便利真是不可同日而语。只要保证存储设备的正常运转就能保证档案内容永久保存。伴随着人工智能发展，各大网络公司纷纷推出了云盘存储技术，这又是一个革命性改变。档案工作者仅需要一台电脑即可实现多种大容量存储工作，不再需要笨重的档案盒，不再需要为移动硬盘丢失或者光驱失灵而担忧了。

1.3 运输介质更新速度快带来的改变

档案转移运输也是一项十分重要的工作。比如当涉及到关系转移，关系变迁等工作时，就涉及到将原来的档案转移到新关系的发生地。最早的档案转移完全是人工运输的，费时费力不说，更难保证档案在运输过程中不会被破坏。伴随着运输行业发展，从离百姓生活较远的大件商品物流运输，到邮局邮寄的慢慢普及，再到现在非常火爆的快递行业。

档案运输及转移工作搭乘了社会进步的快速列车，走上了高速、安全、完成地高速路。比如，刚刚大学毕业的学生都需要进行档案关系的转移工作，现在的档案馆工作人员只需将学生档案从数据库中导出来，打印成纸质材料，然后交由快递，经过最多三天快速运输，档案很快就能到达学生毕业签约的地方。等到学生办理报道业务时，档案已经安稳存储在新的地方了。

1.4 保密技术更新速度快带来的改变

保密工作是档案工作中最重要的环节，保密措施不到位就是档案从业人员的失职，也是整个单位档案管理工作的重大缺陷和失误。最初的档案保密主要靠人工为主，设立值班室，24小时值守岗位等。随着信息化技术变更，保密技术有了重大的突破，通过多种电子信息技术应用也区分了不同的保密等级。相关从业人员只要恪守自己的职业道德和岗位职责，就可实现档案内容不被泄露。免去了很多人力消耗，这是档案信息化建设的巨大进步。

2 档案管理策略——在信息时代背景下

2.1 加强档案人才管理与培养

档案学在大学学科建设中属于文科性质，类似于图书管理学，情报学等学科的建设。从近年来，高中毕业生选择大学专业的分布来看，只有极少的学生选择这一类的学科。档案学可谓是专业群组中的冷门专业了。没有后续优秀人员的补充，整个档案学科的发展建设必然会受到一定的限制。因此，对于现在从事档案工作的人员的管理和培养工作成立重中之重。

相关单位应意识到档案工作的重要性，档案工作不是简简单单地记录和存储，它对于整体单位未来的走向有着十分重要的参考价值。档案单位领导可以积极联系开设档案学科，图书管理学科等的高校或者研究机构，对本单位从业者开展技术培训，使他们对领域认识有更高的站位，更深入的理解，更广泛的信息来源，这些对于改善从业者的日常工作是十分有利的。

2.2 加强档案技术管理与培训

由上文可知，档案技术伴随着信息技术发展是变化很大的。因此，对从业人员开展档案技术工作培训是十分必要的。为他们介绍当今世界中先进的档案建设，案本管理技术，帮助他们开拓眼界。而作为从业者，也应该及时跟踪先进技术，主动思考能否为我所用，主动作为保持档案工作的先进性。

这样一来，知识地输入与输出形成了闭环思维，是一种良性循环。只要在开始阶段起好步，那么对于本单位的档案管理就是很好的开端。先进技术才是最高的生产力，技术培训最重要的是应用在本职工作中，并且结合自身工作不断创新发展，这样对于整个领域的发展都是十分有利的。

2.3 加强档案职业管理与引导

档案学科在日常单位是十分重要的部门，但是在百姓眼中却觉得档案学找不到好的工作，没有可观的经济收入，这是一种错误观念，需要从不同的角度去看待这件事。对于从业者来说，首先应该正确认识本职工作的意义所在，这样才能向周围人更好地说明自己的工作，减少他人误解而产生歧义甚至误解。

对于学科教育者来说，应注重本学科领域的宣传和发展，让本专业做到后继有人，不再是一个冷门学科。另外，还应该加强对于档案学科正在学习的学生的引导工作，使他们正确看待所学专业的重要性，不要对专业丢失信心，这是重要发展领域，关系到整个社会的良性健康发展。只有加强对档案职业的管理和引导，保证充足的人力基础，该领域的建设和发展才能看到美好未来的希望。

3 结束语

综上，档案建设与管理工作已经借助信息技术高速发展，即将迎来自身行业的深刻变革。依托当前强大的人工智能技术，物联网存储技术，大数据互联技术，档案管理领域势必会迎来翻天覆地地变化。本文从多种信息化发展的角度出发，较为全面地分析了当前档案管理领域的现状，并提出了针对性的管理策略，对于相关行业工作开展以及学科发展具有重要的引导和启发作用。

参考文献：

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[3]戴丽红.大数据技术在事业单位档案管理中的应用研究[J].中国管理信息化,2018,21(18):180-181.