企业档案管理体系构建和规范的管理原则

企业档案管理体系构建和规范的管理原则

吴三成

华润风电（清远清新）有限公司 广东 清远 511800

摘要：现当今，随着我国经济的飞速发展，企业的建设也在加快。企业档案涉及企业管理工作各个领域，内容众多、纷繁复杂，构建企业档案管理体系能够促进企业内部控制管理体系的完善与运行，结合企业发展的策略与目标发挥档案的现实作用和价值，为企业提供有益的决策参考和数据支持，因此，对于企业发展有着十分重要的意义与作用。本文尝试对企业档案管理体系的构建从管理计划、管理制度、管理岗位、管理流程、管理监督、管理评价、管理技术等方面进行探讨与分析，在此基础上提出完善、优化企业档案管理工作的对策建议。

关键词：企业档案管理;体系构建;规范;管理原则 

引言

企业档案是反映企业研发、生产、经营、管理等活动的历史记录，在明晰企业产权、规范企业管理、促进企业运营、维护企业权益、构建企业文化、适应市场经济建立可追溯体系等方面具有不可替代的重要作用。实现企业档案规范管理与有效利用，是企业生存与发展的内在需要，能否实现这个目标，取决于企业档案管理体系的构建与运行情况。

1当前企业档案管理的困境

1.1档案工作被边缘化

我国实行的是社会主义市场经济体制，这一体制在经济的发展过程中不断完善。同时，我国改革开放的政策不断深入。企业开展经营活动最主要目标就是获得利润，提高经济效益。很多部门与企业利润有着直接的关系，包括生产、销售等这些部门，受到企业重视。但是这些部门的个别管理人员对于档案管理工作缺乏重视，认为档案管理工作不能提高企业的经济效益，不值得投入。这就导致了档案管理工作在很大程度上不受重视，甚至被边缘化。所以，无论是相关部门在进行日常工作中，档案管理人员都是企业裁员的首要选择。但在实际的工作当中，企业各个阶段都需要档案资源作为参考，所以要加强对档案工作的重视，避免出现这种变化。

1.2档案信息化程度较低

当前，我国企业逐渐向现代化发展，在经营活动中融入信息化，以此来提高企业竞争力，推动企业发展。在这一过程当中，档案信息化成为企业发展的关键。简单来说，在当前知识经济时代发展中，企业档案的信息化，主要是利用现代化的管理理念和先进的技术，将信息化作为基础，推进档案信息资源的开发和利用。档案工作信息化在推进企业信息化的过程中扮演着重要角色，是信息化系统的重要组成。但是就当前的实际情况来看，很多企业对于档案信息的利用较少，不能在日常的经营活动中发挥职能和作用。虽然很多企业已经成立了相关的档案管理部门，但是收纳的档案资料较少，特别是对于企业的建立情况、成立历史和自身特色，不能全部呈现出来，涉及的范围较小；部分企业虽然在档案管理工作当中涉及的信息资料范围比较广泛，但是到真正使用时，查找过程较为复杂，对自己所需要信息不能更快更有效地获取。同时，很多相关部门的管理者自身专业技能不够，素质较低，使用较为落后的方式进行管理，对信息化的认知较为滞后，不能熟练掌握当前新形势下的情况，导致管理模式较为单一落后，从而阻碍了企业档案管理工作的进步。

2企业档案管理体系构建和规范的管理原则 

2.1档案人员的构成

虽然档案室的具体情况千差万别，档案室人员的情况不尽相同，但是对档案工作人员的基本要求却是一致的，《档案法》第九条规定：“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这就是说档案室工作人员都必须坚持党的基本路线，遵纪守法，树立全心全意为人民服务的高尚品德，热爱档案事业，认真执行档案法规，熟悉档案室工作的规章制度和标准规范。这对于任何一个档案室工作人员都是毫无例外的。随着档案事业的发展，许多企业的档案室选配了受过高等教育和中等教育的人才，一般讲，在一个档案室里，具有大学本科文化水平与具有大中专文化水平的人员的比例应当是1比3，前者起骨干核心作用，后者起配合协助的作用。不言而喻，档案室工作人员应当首先具备档案专业知识，这是做好档案工作的基础。但是档案室的类型很多，档案的内容、形式、载体差别很大，俗话说“隔行如隔山”，要把不同内容、形式、载体的档案管好用好，没有相关的知识是不行的。一个合格的档案室工作人员还必须具备以下几个方面的知识：马列主义理论修养，文史知识，科学技术知识，法学知识，现代管理科学知识，经济学知识，相关学科知识，熟练掌握计算机、网络操作技能等。合理的人才结构，科学地组织管理，关心专业人员的工作和生活条件，推心置腹，尊重知识，尊重人才，以人为本。这样的档案室一定会成为充满活力，不断开拓进取，效益明显，服务质量高的先进单位。

2.2企业档案管理体系的监督体系

在企业档案管理体系的创设中应构建自身监督与外部监督协同监督监察的体系。在自身监督工作中，由档案管理的负责部门对于档案管理工作态度、工作效率、工作质量、工作实效进行监督。在外部监督上，由企业的各个部门对档案管理的实际效果进行监督，建立信息共享机制，对档案管理工作中的问题及时提出批评建议，促进企业档案管理水平与质量的提升。

2.3借鉴质量管理原则，建立实施“领导重视、全员参与”模式

文件材料是档案工作的源头，档案是有保存价值文件材料的最终归宿。企业文件材料伴随着企业各项活动的进行而产生，是企业各部门及员工履行相关职能、完成有关工作的原始记录，实际工作中，许多部门及其工作人员往往重视工作及职责的完成和履行情况，却经常忽视在完成工作或履行职责的同时应形成有关文件材料，因此，离开领导重视和全员参与，没有源头上文件材料的形成与产生，归档文件材料的齐全、完整、准确就是一句空话，就是无源之水、无本之木。如同企业产品的质量控制并不只是由质检部门来完成，而是由采购、设计、工艺、环境等共同把好质量控制关一样，企业档案工作单独靠档案部门和档案人员，没有其它部门及员工的相互配合与支持也是做不好的。“领导作用”“全员参与”是质量管理八项原则的其中两项，对确保产品与服务的质量具有重要作用。“他山之石，可以攻玉”，档案工作也应建立实施“领导重视、全员参与”模式，将档案工作当作企业全员参与、领导重视支持的一项综合性管理工作，将档案管理职责与要求渗透到企业的每个部门每个员工每一项工作当中，细化到企业文件材料形成与产生的每一个环节，换言之，企业领导应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障；企业各职能部门和项目及专项工作负责人应对本部门和项目文件的齐全、完整、准确负责；档案部门负责指导本企业各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

结语

在现代企业建设当中，要想提高竞争力，一定要重视档案管理工作的开展。企业档案记录着企业各项经营活动的情况和发展规划等等，对于企业长远发展起着关键作用。本文对于企业档案的管理新模式进行了简单探索，希望能够为企业管理者提供一定思路，落实好相应的档案管理工作，提升企业的经济效益和综合实力。

参考文献

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