浅谈企业档案的保管和保护

浅谈企业档案的保管和保护

杨海俊 高智华

和林格尔县工商业联合会 011500

和林格尔县第三中学 011500

摘要：文件的保存与保护是档案工作的连续性工作，尤其是档案秩序的维护与保管、利用。对档案进行有效的保护，将不利于档案长期保存的因素消灭在萌芽状态，对损坏和过期的档案进行修复，使损坏最小化。尤其要为企业档案的保管创造良好的条件和环境，建立健全的保管保护制度，对损坏的档案进行系统维修，加强日常检查，不断引进新技术、新方法，提高和增强企业档案的安全性。

关键词：档案；保管；保护

一、引言

做好企业档案的保管和保护工作，档案质量的逐渐变化和数量的逐渐增加是造成档案破坏的主要原因。档案的保存和保护首先要形成预防性思维，认真研究各种因素，在提高档案质量之前，要果断采取措施，防止档案进一步恶化。同时，也要从不同的角度，包括档案人员的角度，制定切实可行的办法，建立需求、使用和保管条件，最大限度地减少损坏的可能性。

二、了解企业档案的销毁规律

定期检查企业档案的销毁情况，一般是由两个因素引起的：人为因素和自然因素。档案的丢失、磨损、损坏或者污染，是由于档案管理人员或者档案使用者的疏忽或者错误造成的。提高档案人员的责任心，将保管职能纳入职业责任制，保障档案的制度安全，是应对人为因素损害的主要途径。同时，应将具体要求告知用户，以免损坏文件，延长其使用寿命。自然因素的破坏主要是由内外因素造成的。其内在原因是档案资料的变化对其使用寿命的影响。企业档案中保存的各种纸张、字迹，其质量好坏直接影响其使用寿命。例如，不同的图案有不同的存储时间，用钢笔和圆珠笔书写的笔迹有不同的存储时间。外部因素主要是环境和储存条件对企业档案保存期的影响。如温湿度变化、有害气体入侵、强日照等，分析了企业档案的破坏因素，认识到企业档案随意延长保质期的规律，加强必要的措施和条件，堵塞漏洞，切实履行日常监护和安全保卫职责。^[1]

三、积极引进新技术及新方法

科学技术的飞速发展为企业档案的保存和保护带来了新的技术和方法，企业档案管理人员应跟踪这些新的技术成果，逐步扩大其在解决技术问题、保护公司档案中的应用。此外，应积极利用缩微摄影、光盘存储等信息传输技术，其他行业应采取存储方式，尽可能延长档案的使用寿命。

四、档案管理制度与措施的实施

（一）实施严格的进出库制度

档案是档案的重要存储设施。因此，有必要对进入仓库的人员、如何进入、何时进入、在何种情况下进入、如何进入作出必要的限制和特别规定。一般来说，只有档案人员才能查阅档案，但原则上不允许档案人员查阅档案。非档案人员确需进入仓库设施(如仓库设施设备的维护)的，必须随身携带。档案管理员进入仓库也必须受到限制。除与仓库设施管理无关的其他活动外，禁止在仓库内吸烟、喝酒、吃饭。当仓库里没有人时，需要关掉灯、窗户和门。^[2]

（二）对档案库房温湿度进行调节控制

首先，仓库要严格封闭，与仓库内外温湿度隔离，然后用空调或恒温器在适当的湿度指标范围内手动调节湿度。然而，这种方法的成本非常高，目前并不是所有档案馆都能做到；其次方法是在以下情况下，当仓库设施难以完全关闭或空调等设备难以付费时，通过一系列机械或自然措施手动调节室内湿度。如果采取具体措施，这种方法还可以在一定程度上调节和控制仓库空间的温度。具体措施有以下两种，可同时适用或交叉适用：

（1）通过机械设备调节，如加温、加湿或降温、降低湿度来改变原有的温湿度。为了使这种方法有效，必须配合适当的密封措施，如关闭窗户和加密缝隙中的密封。

（2）利用库内外温湿度差进行自然通风，打开门窗或拉风机、风扇，利用库外空气湿度调节库内湿度。这些措施的目的是使仓库的温度与仓库外的自然湿度保持一致，并达到平衡。因此，时间、持续时间、持续时间、强度等必须不断地被审查。这种方法的应用相对有限，需要注意的是：通常只有在仓库外的温度比室内的湿度指标更接近合适的时候。^[3]

（三）落实好：“八防”措施

一般称之为“八防”，即防火、防水、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防盗。这八项措施基本涵盖了档案结构中可能出现的所有自然因素和人为因素，是仓库管理消防安全的重要组成部分：必须在档案馆内开辟消防通道，方便应急救援档案；在选择库存和照明灯具及其他电器和安装其电路时，必须消除隐藏因素；根据仓库内外的消防规定，必须配备足够的消防器材，在情况允许的情况下，必须设置火灾(烟)报警和自动灭火。防水：存放位置不宜太低；仓库内或附近无水；储存设施应设在防洪条件较好的地区；防潮性：与霉菌密切相关，当仓库湿度过高时，需及时调整防虫措施：档案入库前必须检查是否有霉变或消毒迹象；保持仓库清洁卫生；定期检查杀虫剂库并存档。防鼠：仓库门要关好；厨房管道与墙面连接处无孔洞；仓库周围不得存放垃圾和食品；使用消毒剂或灭鼠剂。防光：仓库窗户应安装百叶窗，以阻挡阳光下的紫外线辐射；仓库使用荧光灯时，应尽量缩短照明时间；档案除使用和处理外，还应尽量存放在容器、抽屉和袋子里。防尘：仓库门、窗、档案室必须定期关闭、清扫，保持清洁。防止盗窃，仓库的门必须是坚固的，在进出仓库时随时都要上锁，并尽可能地打开警报。伴随着计算机技术的发展，信息技术逐渐融入到档案管理的各个方面，档案管理逐渐具有了信息化的特征，大容量、长距离的档案数据存储与传输技术已经成为档案工作者最为关注的问题，档案工作的自动化、档案的自动化管理、各种检索工具、统计、档案的存储与自动化管理等，都需要我们进一步发展和全面完善企业的档案信息管理。

（四）档案管理的网络信息化

档案管理人员还特别注重信息网络的建立，它还可以有效地促进企业档案信息资源的共享，促进企业不同部门对企业信息的了解。在认识的过程中，我们发现了可以及时纠正的缺陷，促进了企业的可持续发展。在档案信息管理中，这些信息可以是文字信息，也可以是视觉信息。多媒体促进了用户和用户之间的知识共享。这也要求我国档案管理人员进一步开展工作，建立档案管理信息库。一是收集天然产物、科学技术等各类珍贵文献、档案和图书馆资料，使之尽可能丰富自己的档案，同时收集有价值的书目资料，对生产经营企业进行管理和检查。二是档案管理人员的业务水平不断提高。随着社会的进步，档案管理业务不断更新和完善，特别是信息时代的到来，对档案管理工作提出了更高的要求，为我国档案管理人员建立了新的素质标准。我们的档案管理人员首先要树立正确的世界观和世界观，以负责任的态度在业务中心办理业务，形成惠民的工作关系，积极服务社会和用户。

结语：综上所述，档案工作者也为企业档案信息平台建设和现代档案管理意识的提高做出贡献，我们将继续加强沟通平台建设，实现档案资源共享，加大档案投入，购置必要的现代化办公设施，加强档案信息网络建设，提高经济效益的有效保障。

参考文献

[1]单邦来.电子档案凭证价值的刑法保护研究[J].档案管理,2021(03)：22-25.

[2]刘烨宁.档案数字化加工场地的规范化探析[J].档案管理,2021(03)：78-80.

[3]周协英,王玉珏.世界记忆项目与韩国档案工作的双向互动[J].档案管理,2021(03)：113-115.