机关部门行政事务工作的优化方法

机关部门行政事务工作的优化方法

戴永明

盐城市水利局 江苏盐城 224000

摘要：机关部门在我国行政机关体系中发挥重要作用，通过落实上级下达的行政事务工作，推动行政机关部门各项任务全面落实。与此同时优化行政事务工作方式也成为该类型单位面对的重要课题；本文主要从发挥激励效应、明确分工要求等三个方面说明优化工作的方法。

关键词：机关部门；行政事务工作；优化

引言：行政事务工作是机关单位落实各项行政性要求、推动政务体系顺畅流转的重要途径，高水平的行政事务工作必然意味着较高的政务处理效率，因此有必要探讨优化行政事务工作的途径。

一、发挥激励效应

1．建立竞争制度。机关部门虽然不像企业那般需要面向激烈的市场竞争，但是其工作质量直接影响到机关部门的社会形象，因此机关部门也应当树立端正的工作态度和危机意识，通过建立竞争制度激发行政事务工作人员的斗志。竞争制度的建立着重激发机关部门工作人员的主观能动性，不同部门的工作人员在竞争制度的激励下，表现出积极性的学习态度以及高涨的工作热情，建立真正意义上的对行政事务工作的热忱。机关内部一定要树立正确的部门关系观，各个部门之间的关系绝不仅仅只有竞争，部门间的监督和互动督促也是非常重要的。各部门应当秉承“取彼之长补己之短”的理念，通过竞争制度不断提升部门工作能力，满足当今社会对机关单位工作的要求。

2．建立考评制度。考评制度的关键在于优胜劣汰，机关单位的良性运转同样需要考评制度作为支撑，通过考评制度不断发掘机关单位的内部潜力，推动行政事务工作不断革新升级。纵然机关单位的人事任免尤其特殊性，但是在体制范围内落实“优胜劣汰”理念仍然有广泛的操作空间。建立的考评制度应当紧扣行政事务工作体系，原则上覆盖行政事务工作的全部环节，梳理考评各项工作细则；在考评制度中要结合定性定量两种方式，对于制定的每项评分细则都要合理赋分，保证考评结果的合理性。考评制度的关键在于督促和落实，对于在行政事务考评中表现优秀的科室或个人应当给予嘉奖或鼓励，在后续评优活动中具有优先权；反之考评结果不理想的个人或部门则应当接受相应的惩罚，对于三次考评中均处于末尾的个人则执行降级处理，例如可以将其下放到下一级机关单位从事基础性工作，令其在相对基层的办公环境中不断反思，为今后重回上级机关部门工作奠定基础。建立考评制度的关键在于激励和督促，通过考评达到正本溯源、树立机关单位良好风气的理想效果。

二、明确分工要求

1．发挥信息流转作用。行政事务工作是非常枯燥、琐碎的，明确的分工体系对于机关部门来讲非常重要。传统机关运转体系中存在行政事务工作分配不到位、多个部门共同完成同一项工作的情况，懒政的本质就在于此。由于部门之间无法明确职责分配，在没有强烈目标督促激励前提下，各个部门很容易出现工作懈怠情况，进而导致机关部门运转效率低下。尽管部门机关已经意识到工作职责分配不当造成的问题，并在行政事务工作中有意识地实行职责分配制度，但是实际执行效果不甚理想。最关键问题在于信息流转效率不佳，导致各个机关部门不能及时接收到分内工作任务。由此可见信息流转的重要性，机关单位可以在内部推行台账模式或者信息流程体系，上级部门制定的行政事务工作安排和任务方案通过信息流方式顺利传输到各个部门处，部门负责人在领会上级部门精神的基础上落实行政事务工作要求。信息化流转的重要价值在于行政事务工作目标的具体化，部门开展行政事务工作的目的性更强，落实具体行动也会铿锵有力。台账模式通常结合信息流程体系使用，通过信息流程体系可以查看本部门的行政事务工作台账，从而掌握部门内部工作任务的落实状况。每项行政事务工作事务都有对应的截止时间，部门负责人员可以按照截止时间确定行政事务工作的轻重缓急，进而实现部门范围内工作资源的合理分配，保证行政事务工作按时完成。

2．注意上传下达。行政事务工作必然意味着频繁的上下级部门沟通，顺畅的沟通是各项行政事务工作快速推进的重要保证。机关单位可以考虑采用联席会议、小组会议方式，在一定层次范围内整体总结全部行政事务工作的落实情况。原则上各个部门的负责人员要如实上报本部门在过去一个周期内的行政事务工作进度，对于已经完成的工作要说明落实成效，对于尚未完成的工作要提供后续的落实计划。上传下达不是简单的工作情况汇报，尤其要注重上下级部门间的联动，上级部门在听取各部门进度汇报情况的同时要完整传达下一步工作的具体方案，从源头层面把握行政事务工作的正确节奏。

3．落实进度意识。行政事务工作的关键在于进度，对于机关部门以及所有工作人员，都应当树立严谨的进度意识；除非出现不可抗拒因素的影响，工作人员需要在进度计划内完成行政事务工作。此前阐述的台账模式已经体现进度控制效应，每个工作人员也应当建立属于自己的“台账”，在日历上列举当天需要完成的事情，对于已完成、未完成的事情要不同标记；当前电子办公记事软件的流行也为工作人员建立台账、落实进度意识提供有效手段。

三、注重工作总结

1．撰写工作日志。行政事务工作贵在总结，最好的总结方式莫过于撰写工作日志；每天抽出固定时间回顾当天工作，将工作的成败得失落实在工作日志中，达到回顾总结的作用。尤其是初入岗位的行政事务人员，实际工作经验相对欠缺，需要在日常工作中点滴积累。工作日志的撰写是手段更是目的，行政事务人员可以将每天的工作感想落实在日志中，通过回顾日志及时发现个人在工作中存在的缺陷，秉承虚心学习、去粗取精的原则，不断弥补本人在行政事务工作中暴露的弊端和不足，从而建立对行政事务工作的全新认识。一套成熟的机关部门工作结构与完善的行政事务工作体系密切相关，如果行政人员都有撰写日志、反思个人工作的习惯，意味着行政事务体系运转更加通常，机关部门的运转效率也会显著提升。

2．合理利用工作日志。工作日志的价值不可估量，撰写日志不仅是对个人工作情况的回顾，也是落实本人工作进度、提升后续行政事务工作效率的重要保证。任何工作都要秉承“日列日清”的原则，对于行政事务工作也不例外。由此可见工作日志的撰写同样大有文章，例如在工作日志中可以将每天应当完成的机关部门任务绘制为清单，并根据当天完成情况确定任务进度，通过不同的标记体现不同事务的完成进度。每一项工作的处理方式和效果不尽相同，在标记每一类行政事务工作完成状况的同时，在表格内部记录该项工作处理中的心得经验以及客观不足，同时对暴露的不足加以反思。行政事务工作对人员的综合素养非常倚重，工作人员在完成日间分内任务的同时要注重与本科室乃至其他科室人员的沟通交流技巧；高效、精准的沟通是高质量开展行政事务工作的关键，通过每日回顾定位本人在科室沟通中存在问题，并在日后工作中不断提升本人的沟通技能。行政事务工作具有琐碎复杂的特征、尤其是领导临时交待的工作更是令人应接不暇，工作中遗忘部分事情的情况时有发生。工作日志的作用还在于帮助工作人员梳理应当完成的工作任务，从而避免可能发生的工作遗忘现象，为高质量落实行政事务工作奠定基础。

结束语：优化行政事务工作的重要性无需赘述，机关部门在开展工作的同时，要注重行政事务工作经验的积累，灵活应用优化方法并探索与本单位情况吻合的新途径，共同推动行政事务工作高效落实。

参考文献：

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