基于电子信息技术的档案备份与管理策略

基于电子信息技术的档案备份与管理策略

黄艳玲

内蒙古自治区兴安盟科右中旗纪委廉政教育中心   029400   

摘要:在档案管理中运用电子信息技术可以有效地提高工作效率和工作质量，促使档案管理工作更加便捷化和专业化，方便人们对档案的查询和使用。因此，为了使电子信息技术更好地运用到档案管理中，必须进行深入的分析和研究，针对当前电子信息技术在档案管理中的现状以及实际运用，并提出相关改进措施，以此不断促进电子信息技术在档案管理中的有效运用。

关键词：电子信息技术；档案备份；管理策略

电子信息技术可以在档案管理过程中发挥其智能、高效和科技的优势，有助于档案管理节省大量的人力、物力和财力成本，使得档案管理在形成、管理、存储、利用、分享等方面都能产生翻天覆地的变化，将极大地提高档案管理的效率。

一、电子信息技术在档案管理中的重要性

1.便捷性

在传统的档案管理工作中，只能依靠人工对其进行分类和整理，工作量非常大，并且经常出现遗漏或者不全面的现象，对档案管理的质量带来一定的影响。但是电子信息技术地运用改变了这一现状，能够将档案快速地进行分类和整理，对于出现遗漏或者不全面的信息能够及时地补全，减少了工作量和工作难度，给工作人员带来了极大的便利性。

2.共享性

电子信息技术在档案管理过程中非常明显的一个作用就是使档案管理更加专业化，改变了传统的比较杂乱的管理模式，能够更加科学有序地对档案进行分类和整理，这对于提升档案管理的水平具有十分重要的意义。同时，利用电子信息技术进行档案管理有利于实现人们对资源的共享与使用，解决了人们查询档案时受到的各种限制，极大地方便了人们的查询和使用。同时，也减少许多不必要的环节，提高了使用效率。

3.系统化

传统的档案管理模式大多数是利用纸质的形态进行保存，这对于许多音像资料来讲，不能及时做到完整的储存和整理，影响到档案资料的完整性。但通过电子信息技术进行档案管理，可以有效地解决这一问题，能够全面系统地实现电子档案保存，这就使得档案管理更加简便和系统化。

二、基于电子信息技术的档案备份与管理中存在的问题

1.缺乏专业的档案管理人员

档案管理人员是确保档案管理工作顺利进行的重要因素，专业的档案管理人员能够有效保证电子信息档案良好发展和运用。但在实际工作中，一些档案管理人员缺乏必备的专业知识和专业技能，对于电子信息技术在档案管理中的运用缺乏科学合理的认识，因此不能很好地运用电子信息技术进行档案管理，这对于档案管理工作的顺利进行存在一定的阻碍作用。

2.缺乏科学完整的档案管理制度

科学完整的档案管理制度可以有效促进档案管理工作的有序开展，依照规定的管理制度进行档案管理工作，促使档案工作人员能够统一、协调的开展工作。但在实际管理过程中，由于缺乏完整的管理制度，导致档案管理工作开展得相对杂乱，没有严格按照现有的规章制度进行，对于不合理的工作内容没有及时加以改进，管理观念和管理模式也相对落后，不利于档案管理工作的顺利进行。

3.缺乏安全可靠的数据保障

安全性是档案管理工作进行的首要保证，也是档案管理运用电子信息技术的重要影响因素。但是，在人们对数据保障系统不断创新和研发的同时，新增的外界因素对档案信息的安全性也存在严重的威胁，对于档案管理工作的良好发展存在一定的不利影响。因此，为了有效解决这一问题，必须重视对档案信息进行数据保障，防止档案信息遭受不必要的侵害。

三、电子信息技术在档案管理中的有效应用措施

1.转变档案管理的管理观念和管理模式

为了促使电子信息技术更好的应用在档案管理中，管理人员必须从根本上转变管理观念，要不断学习先进的理念和思想，只有这样才能促使电子信息技术更好地服务于档案管理工作，提高档案管理工作的安全性和简便性。同时，还要不断学习和引进先进的管理模式，利用电子信息技术自身的优势，在管理过程中不断发挥电子信息技术的良好性能，实现对档案信息的整合和管理。

2.建立一支专业的档案管理人员队伍

在运用电子信息技术进行档案管理工作时，必须要提高档案管理人员的专业素质，熟练掌握各种专业的信息操作技术，能够及时对档案信息进行整合和更新。因此，档案管理负责人应定期对档案管理人员进行培训，促使工作人员的专业性能够得到有效的提高，不断提高工作效率和工作水平。

3.加强档案管理中的数字化管理

面对档案浩如烟海的资源和内容，逐步实现数字化管理是十分必要的。根据档案管理有效性、高效性的原则，要加快实现档案管理的数字化，进一步提高档案的价值和利用率，更便捷地服务于社会和企业。

四、结语

运用电子信息技术进行档案管理工作可以有效的提高档案管理工作的效率和质量，改变传统相对繁杂的工作模式，促使档案管理工作更加趋向于专业化和信息化。因此在实际管理工作中必须重视电子信息技术在档案管理中的作用，改变传统的管理模式和管理观念，不断进行创新，促使电子信息技术更好的服务于档案信息管理工作，实现档案信息的高效性和共享性，促进档案管理工作的有序开展。

参考文献

[1]孙晓霞.数字档案备份模式的研究[D].苏州大学,2013.

[2]蒋纯纯.基于总体国家安全观的数字档案信息风险管理研究[D].湘潭大学,2019.