探析档案信息化在上海地铁建筑工程中的运用

探析档案信息化在上海地铁建筑工程中的运用

顾佳莺

上海地铁维护保障有限公司工务分公司

摘 要：上海地铁作为一线城市内重要的交通工具一直深受居民喜爱，在方便出行的同时大大减少了车祸发生率，在地铁建设过程中，运用档案信息化技术处理地铁信息会让建设过程事半功倍，该信息化管理在实现信息共享的同时还可以降低地铁重复建设的概率，实现了科学化管理地铁建设和提高运输效率的目的；本文主要通过探究档案信息化对上海地铁建筑工程的影响，深入浅出的分析作用和意义，并有针对性地提出几点意见，希望能借抛砖引玉之力和更有见地的研讨，以提高上海地铁整体服务水平。

关键词：档案信息化 地铁建筑 工程运用

1 引言

信息资源作为人类经济和社会生存的重要资源，在推动人类社会向信息化发展起着重要的作用，而档案作为最普遍和原始的信息资源更是遍布在人类生存生活的各个角落，如今，地铁作为新兴交通建筑，其中也不乏含有大量繁琐而复杂的地铁信息，对信息资源进行数字化管理和整合利用便成为了当下地铁企业急需进行的步骤；档案管理模式从以往的纸质化演变成如今的电子化，档案工作也逐渐迈向了规范、网络和社会等方面，随着地铁工程档案重心的转移，使地铁事业在未来有着十分重要的现实意义和深远的影响。

2 地铁建筑工程中档案管理信息化的意义

地铁建筑工程中采用信息化的管理方式的目的就是为了让使用者能够便捷的查询到自己所需的信息，以现今现存的先进信息技术为依托，搭建一个较为安全的网络平台，以供企业档案信息资源的收集和整合；并对地铁信息进行高效而科学的管理，为地铁建筑工程提供正确的数据信息，对地铁建筑行业的生存有着积极的影响，同时能够将地铁经济利益最大化。

2.1减轻工作人员工作强度

相较于以往较为简便而传统的人工收集档案的方式，信息化管理档案能够减少个人工作量，在节省工作时间的同时还能够提高工作效率，并在一定程度上方便数据以及信息的查询，摆脱了以往花费大量时间查找信息的难题；而且随着网络技术的发展和科学手段的不断更新，令工作人员收集的地铁建筑档案信息同时具备了实时化更新和自动化的优点。另外，首次录入的地铁信息还能被重复使用，如此便可以达到地铁建筑工程资源共享的目的，减弱员工的工作强度，继续提升地铁企业的核心竞争力。

2.2能够有效的提高工作效率

纸质档案的缺点为占据空间大、人工查询速度慢、容易受潮、保存时间短之类，甚至还会出现由于长期翻阅档案而导致的纸质磨损出现的数据丢失等现象。地铁建筑工程作为人类生活中较为重要的工程之一，需要工作人员将相关的系列资料整理收集，单单依靠纸质材料绝对满足不了企业工程的需求；当采取档案信息化处理后，这种难题便迎刃而解，工作人员不需要在海量的纸质档案中搜寻一个占比不多的数据，更重要的是还能够降低数据及信息的错误率，在提高工作人员工作效率的同时提升了准确率。

2.3便于信息的安全以及保密

对于地铁建筑工程来讲，档案作为信息资源也曾一度被企业所关注，这是由于信息资源的缺失会直接危及到地铁建筑的生存和进展，这些具有较高价值的档案信息泄漏或者丢失对整个地铁建设来说无疑是遭遇到了“灭顶之灾”，轻者浪费人力物力，重者直接影响到地铁企业的利益，威胁地铁企业的生存和发展；采用档案信息化管理后，可以通过技术手段对信息进行加密，和传统的纸质档案相比，信息化档案能够随时随地、便捷而清晰地看到信息的完整程度，这样大大提高了地铁信息的安全性，降低了地铁信息被盗窃的风险，从而在根本上保证了地铁企业利益。

2.4能够确保更加快捷方便的检索查询

以往的信息检索方式都是由专门的工作人员亲自去档案库寻找使用者所想使用的信息内容，这种寻找信息的方法费时费力，但随着网络信息技术的不断发展和改进，对地铁建筑工程进行档案信息化高效处理后，检索的效率至少提高了一倍以上，检索出的信息也比传统检索的更全面更准确；通过信息化处理后，管理人员工作强度减弱的同时，工作效率呈直线上升趋势，为确保地铁建筑能够顺利而安全的进行下去，信息化管理档案模式一定要大力推行。

3 现阶段地铁档案管理信息化存在的问题

我国地铁发展史不过百年，所面临的问题随时间的推移不断暴露出来。现阶段，我国地铁建筑工程主要需要改进的方面是档案的信息化管理，但由于地铁信息化是新兴领域，所以存在的问题如下：发展时间短、实践少、考虑不周全，这些问题都导致了我国地铁建筑过程中档案信息化的建立不够完善，并且在信息过程化中出现了各种各样问题。具体如下：

3.1地铁档案管理信息化方面的技术较为落后

档案信息化不仅仅是一个高大上的概念，要想真正的实现转型需要的是优秀的网络信息技术和专业素质高的网络人才，而我国在该方面的研究显然不足，目前正处在初期阶段，在该方面面临着经验短缺现象，导致着我国在该方面的发展受到了很大的限制，专业管理人员在进行档案信息管理化时更是无从下手，进展更是困难；由于技术落后导致的信息紊乱、信息删剪更是严重的拖拉了信息化的进程，增加了专业人员的工作量，阻碍了地铁行业稳定前行的步伐。

3.2档案所储存的信息不完整

在进行地铁档案信息化时，第一个步骤是将纸质档案信息转化为电子信息，在这个过程中最容易出现信息流失和缺录的状况，从而导致信息的完整性和有效性都大打折扣，这是因为在信息转化途中专业人员的操作失误和水平不高，从而使地铁档案信息出现紊乱或者失效，一些年久失真的纸质信息很有可能无法转化出来；因此纸质版信息转化为电子信息面临着诸多难题，并且一旦出现转化错误的现象，在大量浪费人力物力的同时还增加了工作人员的工作时间和工作强度，最后转化的信息还极大可能的不被采用，即使被采用也会出现信息错误等现象来影响地铁的下一步运行。

3.3档案管理的人员素质与管理制度存在问题

管理环节作为我国地铁建设的重要环节之一，重视程度却不曾被提高，在地铁档案管理方面更是有所欠缺，主要体现在以下方面：第一，缺乏管理人才，各行各业都缺乏专业而优秀的人才，地铁建设也不例外；第二，管理手段老套，管理制度空洞。

时代变迁之迅速，管理方式也应该顺势而行进行改善，但目前大部分地铁建筑管理企业都遵循着旧有的管理模式，在很大程度上抑制了员工的工作积极性，最终造成的后果是地铁档案信息化管理举步维艰，进展困难；在整个过程中出现的失误数不胜数，产生的问题解决起来也更加困难，严重影响地铁企业发展的同时，削弱了其利益还大大降低了企业在市场的核心竞争力。

4 加强地铁工程档案信息化管理的策略

4.1丰富档案信息资源，加强地铁工程档案管理

地铁建筑工程中需要首先明确档案信息化管理的工作流程，在彻底了解地铁信息的基础上充分为信息搭建一个系统而整体的网络档案管理结构。第一，电子文件信息收集时需要确保其信息的可靠和数据的准确，还可根据纸质文档建设电子文档；第二，加强监督电子文档过程中信息的传递，只有信息传递途中数据不出现丢失、错传、漏传等现象，那信息化管理地铁建筑工程则实现了一半，在传递途中可以联系相关部门，专门为电子信息制作档案管理网络，使整个收集、传递和存储的过程形成整体系统；第三，实现电子文档归档，具体操作为将电子信息和纸质文档中的信息传输到档案数据库中，方便工作人员后续查询，在节省时间的同时，高效发挥电子文件的便捷性；第四，整合数据，地铁工程建设涵盖面广泛，涉及到安全、城建、交通、消防等各个角度，繁杂而巨大的数据必须要经过整合和归纳，有效的整合会提高存储的安全能力，在方便查询数据的同时还能够提升工作人员的工作效率。

4.2更新服务理念，提升服务意识

地铁工作人员首先应该明确档案的服务属性和服务的价值取向，档案工作在地铁建设发展中占据着不可取代地位，在地铁工程大格局中其角色与定位是处于中心位置且至关重要，因此需要工作人员更新自己脑海中的服务理念，将公司中蕴藏丰厚的信息资源保护利用起来，从而提高公司的核心竞争力，尽心尽力维护公司信息资产。首先，工作人员需要去了解公司各部门对档案信息的使用量和需求量，尤其是需求量大的资料管理，例如工程建设、专项评审、财务融资等方面，规划并且启动和实施信息跟踪技术，对此类项目重点突破，提供源源不断的信息数据可供工作人员使用，同时，收集各部门中利用档案信息数据的高峰时间，开通多个渠道，防止网络拥挤所带来的查询数据缓慢现象；其次，加强自身的协同意识，提前谋划将精细化优质服务和特色化档案服务时刻牢记于心，具体形式为在地铁建设工程中的各个阶段，研究其工作重点和不同利用者的信息需求，对海量的档案信息进行高效分析和过滤，以利用者的需求为导向，把海量的信息资源整理和融合，以满足各个阶段的要求，创建一个潜力巨大的服务平台。

4.3创新服务能力，挖掘服务深度

在大数据时代，各个档案部门若想充分发挥自己优势就应该创新服务能力，同时挖掘服务深度。例如利用优秀的大数据分析使用者使用数据的记录，明确地铁各部门对档案的利用率，优化数据库档案，排列热门信息，根据检索最多的关键信息对档案信息资源进行调整，将信息化处理为切入点，对地铁建设工程信息进行结构层次以及内容上的调整和改良，最终建立以地铁建筑工程为核心，其他为分支的结构；对档案信息资料进行整合和搜集，建设一种全面高效的实用体系，达到涵盖面广、利用率高、检索信息便捷的目的，将地铁信息进行专题化，提供相关目录供使用者检索信息，将大量的地铁信息有序化处理，并提供定向服务，及时为使用者提供全文阅览服务，让使用者充分了解地铁信息，在提升检索速度的同时确保检索信息的准确度。

5 结语

总而言之，我国城市规模建设正处于飞速发展的进程中，地铁建设的重要性自然不言而喻，但庞大的地铁档案信息需要一种快捷而高效的模式进行整理，地铁工程档案信息化管理模式便应运而生；此类模式在地铁建设工程运用广泛，因为它不仅体现在档案管理整合基础上的便捷度，还节省了人力资源，提高了电子文件的归档质量，又让地铁建设过程在档案信息化管理的途中更上了一层楼。

参考文献

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作者简介：姓名：顾佳莺1980.10.26女，汉族，上海，馆员，本科
单位：上海地铁维护保障有限公司工务分公司，研究方向：上海地铁工程档案管理，单位所在省市及邮编：上海200233