数字化档案工程在档案管理中的应用

数字化档案工程在档案管理中的应用

杨金洋 于雪莉 何旭东

四川省场道工程有限公司 四川省成都市 610000

摘要：随着社会经济不断的发展，科学技术得到了巨大的提升，与此同时，信息技术的影响力也不断的扩大，尤其是数字化技术的发展更为迅速。在工程档案管理中，数字化技术管理变得越来越重要。现如今，数字化技术在工程档案管理中的应用非常广泛，因此本文对数字化档案在工程管理中的应用进行分析，希望能够提高数字化档案在工程管理中的应用效率，并能为工程档案管理的工作起到一定的作用。

关键词：数字化档案；工程管理；应用分析

社会的进步受到科学技术的推动，其中与工程档案管理最密切相关的便是信息技术，而信息技术当中的数字化技术是关键技术之一，将数字化技术运用于工程档案管理当中便是与时俱进，但同时还需要进行创新。让数字化技术更能顺应时代潮流的发展，既能够充分发挥数字化技术的作用，又能够满足工程档案管理的现实需求，这会让工程档案管理的工作变得更加便捷和高效，也增强档案管理的质量和效率。

一、数字化档案在工程管理中的应用现状

（一）档案管理人员对数字化档案管理不够重视

知识的更新替换是需要一定的时间，但是一般企业和单位并没有敏锐的察觉到知识的变化。除了档案馆专门机构的档案管理人员对数字化档案管理存在较高的重视度之外，社会上的一般企业或者单位对数字化档案管理并不够重视。很多企业和社会的档案管理储存基本上是以纸质保存为主要形式，而且专门的档案室并没有设置，同时档案的保护措施并不完善，以至于很多企业和单位并没有完整的档案资料，从此处可以得出档案管理人员对数字化档案管理并不是很重视。

（二）档案管理人员对档案管理安全认识不深

现如今，除了档案馆等专门机构的档案管理人员对档案管理安全意识有一定的认识之外，其他一般企业和单位的档案管理安全意识并不深，其档案管理人员并没有专门的档案管理能力，甚至企业或单位的档案管理人员并没有足够的档案管理知识储备，对档案管理的基本操作不熟悉，而且当档案管理出现问题之后，没有人敢承担相应的责任，存在着推卸责任的问题。除此之外，档案管理的机器设备没有做到专机专用，很多情况下是一机多用，而这样的使用方式很容易让档案管理机器设备的系统瘫痪，同时还存在单位机密泄密的问题。

（三）档案管理人员的数字化档案管理综合素质不高

数字化档案管理对档案管理人员的计算机水平有一定的要求，但是从事档案管理工作人员一般是没有进行数字化档案管理培训的老职工。虽然社会上的一般单位或企业存在一些传统的档案管理方式，并且不是很信任数字化档案管理。而当非数字化档案管理出现问题之后，档案管理人员并没有充分将档案管理方式进行转化，更何况当今社会上拥有较高水平的数字化档案管理综合素质的人才并不多，很大一部分人才在档案管理机构就职，因此一般企业和单位的档案管理人员的综合素质并不高。

二、数字化档案在工程管理中的应用价值

（一）数字化档案应用于工程管理可以充分利用数字化信息技术，也能提高档案管理质量，促进档案管理科学发展。

虽然传统的企业和单位以及一些需要档案管理的工作岗位存在一些传统的档案管理方式，但是传统的档案管理方式存在很大的安全问题，这样的档案管理方式使得一些早期的档案不能够有效保存，保存时间比较短。但是当信息化技术出现之后，数字化档案技术就解决了这一系列的存储问题。通过使用数字化档案管理技术能够提高档案管理的安全质量，以及将档案管理的储存时间延长，并且还能提供较准确和完整的信息数据，这对提高档案管理质量的作用是不可忽视的。

（二）数字化档案能提高工程档案信息的共享性

现如今信息化技术不断的发展，而互联网的出现让信息的共享得到了一个巨大的提升，而一般企业的档案信息也采用这一信息共享技术，这样会使得企业的员工查阅企业档案信息效率增加，同时也让企业外的单位能充分查阅该企业的档案信息数据，因此数字化档案能够提高工程档案信息的共享性^[1]。

（三）数字化档案管理能提高档案的利用率

在信息化技术没有得到快速发展之前，大部分的企业和单位并不能有效地利用企业和单位的工程档案，而且也无法准确得到企业和单位想要的档案信息，在一定程度上加大了工作难度。但现如今企业运用数字化工程档案管理，对工程档案的信息进行有效管理，在一定程度上能给予那些需要工程档案信息人员帮助，提高工程档案信息的利用率，同时储存起来的信息是能够反复利用，也节省了一定的人力、物力、财力。

（四）数字化档案管理技术能提高信息资源的保存和处理效果

传统的档案管理方式并不能将档案进行有效的保存，当档案储存时间过长，档案质量就会降低很多，档案上的信息会存在模糊等问题。如果档案室意外失火，那么很多纸质的档案信息将会永远的消失，这些关键的档案信息就会不为人所知。除此之外，每一个单位和企业都需要对信息进行更新替换，如果是传统的档案管理方式，那么就需要大量的人力、物力、财力以及时间去处理不需要或者过时的档案，但是如果使用数字化档案管理技术，只需要投入少量的时间、人力、物力、财力便能够达到满意的效果，这在一定程度上既减少了成本，也提高了工作效率，因此数字化档案管理技术能够提高信息资源的保存和处理效果。

三、提高数字化答案管理技术在工程档案管理中的应用

（一）建立健全数字化工程档案管理制度

一项好的制度能够满足组织的发展以及组织的运转，而当今一些企业和单位工程档案管理制度并不完善，并没有达到规范的效果^[2]。例如工程档案管理对工程档案管理的问题并不清楚，所以当工程档案管理出现问题之时便无人承担，多人推卸责任，甚至让工程档案管理的问题加重，最终也会提高企业和单位的工程档案管理的成本。其次没有制度的规范，工程档案管理人员并不能履行自己的职责，完成工程档案管理工作，对工程档案管理工作责任意识不高，也不能在工程档案管理工作中进行有效的管理技术创新，因此建立健全数字化工程档案管理制度，既能够提高工程档案管理人员的责任意识，同时也能细致规划工程档案管理的工作流程，最终还能够完善企业管理制度，提高企业管理效率，为企业的档案管理减少成本。

（二）提高数字化档案管理人员的档案管理认识

随着信息技术的不断发展，人们对信息的查阅以及知识的需求变得多样化，同时寻求知识的速度也随着信息技术的发展而提高，因此提高档案管理人员数字化档案管理认识是非常有必要的，因为信息技术的更迭是对信息技术的不断发展，同时也是寻找更为科学的信息技术，如果档案管理人员对数字化档案管理的认识不断加深，那么档案管理人员在数字化的档案管理的过程中便能够提升自身的专业能力，也能根据企业和单位的具体问题制定相应的档案管理措施，最终提高企业和单位的档案管理的质量和效率^[3]。

四、小结：

总之信息技术在不断的发展，人们对信息技术的认识也会随之而增加，顺应时代的发展潮流是时代对每一个单位和企业的档案管理人员的基本要求。在信息技术崛起之后，充分运用信息技术是一般企业和单位的最优选择，这不仅仅是一种技术上的创新，同时也是企业档案管理中的传统档案管理的革新。虽然现如今档案管理工作中存在数字化档案管理技术认识不深，缺乏专业的数字化档案管理人才，同时还存在未建立健全数字化档案管理制度等问题。但是任何问题都会被解决，而解决的过程当中也是档案管理的一种进步，只有充分接纳数字化档案管理方式，才能够提高企业数字化档案管理的水平，同时也在一定程度上也会促进企业发展。

参考文献：

[1]张晓丽. 数字化档案工程档案管理中的应用[J]. 卷宗, 2019, 009(033):83.

[2]周创志. 数字化档案在工程档案管理中的应用[J]. 卷宗, 2019, 009(035):93.

[3]王雪纯. 数字化网络技术在高校档案管理中的应用探讨[J]. 中国设备工程, 2019(13)：162.