新形势背景下档案管理方面现代化的有效途径探究

新形势背景下档案管理方面现代化的有效途径探究

刘文辉 刘媛媛 魏来

承德广播电视台 河北省承德市 067000

摘要：随着社会经济科技的迅速发展，现如今，人们的生活已经离不开信息技术了,目前信息技术已经覆盖了社会的方方面面，为我国的现代化建设的快速奠定了良好地基础。其中，档案管理工作是国家发展的重要组成部分，这些档案当中保存了相当珍贵的历史资料，为我国科学教育发展提供了宝贵的依据。除此之外，个人档案与个人的发展息息相关，所以为了满足新形势背景下档案管理的各项需求，就要用先进的科学方法对档案进行有效的管理。本文从档案管理的意义、目前档案所存在的问题、如何提升档案的服务职能以及如何创新档案管理的途径等角度来对现代化档案管理工作进行简单的探讨。

关键词：新形势；档案管理；有效途径

引言：

档案管理是行政工作的重要一环，其工作内容主要负责各种资料的收集分类以及管理，并且在确保档案信息完备的前提之下，帮助事业单位和企业分析各项工作中的数据信息内容，从而让事业单位和企业以其分析结果作为工作开展的依据，促进事业单位和企业的进一步发展。在新形势的背景之下，事业单位和企业对于档案管理有了更高标准的要求，所以对档案管理工作要进行一定的创新和改进，以适应现代化的发展需求。

一、档案管理的意义

随着社会科学技术的不断发展，现代化办公系统已经成为绝大多数事业单位的标准配置，为了与事业单位的工作配置相匹配，档案管理也要进行相应的创新和改革。事实上，现代化档案管理工作能够解决以下几点问题：第一，纸质档案的印刷内容变得清晰。原先的档案管理技术有些老旧，经常会出现印刷出来的内容字迹不够清楚，而复查功能不够完善，使得出现的问题得不到及时修正补充；第二、查阅和共享变得更加便捷。传统的档案管理方法查询和共享文件的过程有些繁琐，而且多处流程不够规范，很容易造成文件的破损和丢失^[1]。比如在公司的司机去运送物资，路途中发生事故，警方立案时才发现司机的档案无法在该公司查找到，原因公司的档案管理极其混乱，最终案件拖了一阵才得以处理，降低了工作效率。

二、目前档案管理存在的问题

（一）档案管理不够系统化

档案管理对于事业单位和企业来讲是十分重要的，然而我国大多数单位对于档案管理工作不大重视，认为其为无关紧要的小事。从当前的调查分析可以看到，现阶段事业单位和企业的档案管理流程还是十分混乱的，在制度方面并不完善合理，要想快捷地查询档案并不是一件容易的事情，而要想获得其调研的权限更是难上加难。

（二）缺乏规范的管理流程

除了档案管理不够系统化之外，很多管理流程也不够规范^[2]。档案管理人员本应熟练应用本单位的档案管理系统，然而由于管理流程不够规范，使得这些管理工作人员在上岗之前并没有经过严格专业的培训，导致业务技术十分不熟练。除此之外，有些工作人员对于档案管理的认知也有偏差，认为档案管理知识简单的记录以及分类等简单工作，因此并不重视专业技能的学习。

（三）缺乏足够的经费投入

档案工作人员的技能的缺乏，从侧面也能看出事业单位与企业对于档案管理的态度。由于对档案管理不重视，从而大大降低在经费上面的投入，没有了投入经费，档案管理人员的培训就变成了一个走流程的表面形式，除此之外，对于现代化设备的引入也就无从谈起，使得当前档案管理工作的环境变得越来越差。

三、提升档案管理的服务职能

（一）促进相关部门合作

当前的档案管理环境其实不大良好的，很多职能部门之间缺乏有效的沟通和合作，档案管理部门只是管理档案与其相关的工作，而信息部门只是掌管信息的收集与分析，两个部门属于独立的存在状态，一旦要进行协作的时候，往往会出现一些沟通上的问题，最好的解决方案就是让两个部门整合成一个部门，档案管理部门可以使用信息检索权限来实现档案的现代化管理，信息部门为档案管理部门提供检索权限。

（二）启动自动上传管理技术

现代化的信息搜集工作具有诸多优势，其中最明显的优势就是自动上传功能，用自动上传的方式将档案信息存贮在网站服务器上，并进行定时的更新和维护^[3]。此时人力只需要档案信息的状态，并与资料库进行比对即可，大大节省了管理工作的时间和成本，提高了工作效率。

（三）展开在线服务功能

在线阅读功能对于目前的网络环境来说是十分适合的，随着4G网络和智能手机的普及，人们几乎可以利用网络和手机终端随时随地查找自己想要的信息，而在线阅读免去了人们的下载成本，增加了阅读浏览效率，用户和审阅者还能在网站上进行一定的互动，比如说用户会提出自己的疑问，而审阅者就可以对其进行解答和帮助，提高档案管理的服务质量。

四、创新档案管理的途径

（一）创新员工考核机制

员工考核机制的最终目的就是要激励员工努力工作，在获得个人价值实现的同时也可以获得一定的物质奖励，从而产生积极的竞争进取氛围，有利于工作环境朝着积极向上的方向发展。其评奖机制可以将档案工作人员与其他类型的工作人员采取相同的评奖标准，让所有的工作人员一同参与进来，保证竞争的公平性与公开性。

（二）强化档案管理的认知

要实现档案工作管理的工作效率，就要改变对档案管理工作的认知，将档案管理工作重视起来。不仅要投入资金引入现代化信息设备，还要重视档案管理工作人员的专业培训，使其拥有良好职业技能素养，从而提高档案管理的工作效率和质量。

（三）修复遗漏的档案信息

原有的以人力为主的档案管理工作有许多弊端，比如工作效率较低，容易出现错误，最重要的就是出现信息纰漏的情况，并且对很多档案的信息缺损情况未能快速察觉并进行及时修复^[4]。而现代化信息系统便可以有效改善这一现状，利用档案信息化管理系统，以计算机为主要操作系统对档案信息进行修复和完善，应依靠其强大的计算能力对相关信息进行比对和验证，从而制定档案管理的标准流程。

五、结束语

综上所述，国家和企业的迅速发展对于企业和事业单位的影响是显而易见的，档案管理也就随之要进行改革和创新。档案管理工作人员就要对自己的本职工作负起责任，在态度上要对档案管理的创新改进工作重视起来，不断在工作中思考总结，将良好的档案管理环境带给企业和事业单位。不仅如此，档案管理人员还要紧随时代的发展，多了解一下外在的新兴科技技术，通过对现实实际工作的观察和思考，应用科学技术全面提高档案的管理质量。

参考文献：

[1]徐铮.新形势背景下档案管理方面现代化的有效途径[J].卷宗,2019(16):101-101.

[2]郭文倩.新形势背景下档案管理方面现代化的有效途径[J].中小企业管理与科技,2020(8):142-143.

[3]王莉.新形势背景下档案管理方面现代化的有效途径[J].智库时代,2019(3):57-58.

[4]崔向国.新形势背景下档案管理方面现代化的有效途径[J].经济学,2019(15):212-213.

作者简介：刘文辉，男，1972年4月出生，河北宽城人，承德广播电视台工作，中国农业大学经济学毕业。