论述如何做好项目行政后勤工作——以泰国KSP项目为例

论述如何做好项目行政后勤工作——以泰国 KSP项目为例

杨斌

广西建工集团第一安装工程有限公司 广西南宁市 530031

摘要：随着我国经济建设的不断发展，跨国集团和业务越来越多，项目行政后勤工作显得越来越重要，本文笔者主要结合工作实践，就泰国KSP项目为例论述后勤工作的重要性，指出项目后勤保障存在的问题，得出要从四个方面入手加强国际工程的行政后勤管理工作，希望能给相关跨国企业以借鉴和思考。

关键词：项目行政；后勤管理；后勤工作

引言

后勤保障向来是一线工作的重要支撑，对于跨国企业的后勤保障来说尤其如此，其直接关乎着一线员工的切身利益，直接关联着其内生动力和各项工作的质量效益。军事上有“兵马未动，粮草先行”的提法，对于跨国企业同样适用。行政后勤保障俨然成为跨国企业研究的重要课题之一。

一、项目行政后勤管理的重大意义

一是行政后勤管理可以提供充足的物质保障。一家国际公司到国外后，首先面临的就是职工的吃喝拉撒睡的问题，尤其对于像泰国KSP及类似项目来说，一线员工较多，工种较多，充分的后勤保障可以为群体提供较为充足的物质保障，尤其是对于食物、住宿、电力、网络、办公用品等的需要，已经成为现代人必不可少的物品。

二是提升对资源的利用效率。有了充足的物质保障并不意味着可以高效的利用，只有科学有效的管理才能真正做到物资的科学利用，真正做到“人尽其用、物尽其用”。

三是可以为职工建立稳定的大后方。做好后勤保障工作体现了企业“以人为本”的工作指导，为职工建立了稳定的生活和工作秩序，可以更好的促进员工安心一线工作，并保持较好的工作状态。同时企业积极为职工谋利益，体现的是企业的关怀，也较好的体现了企业的精神文明建设水平。作为企业对外展示的“窗口”，也有助于展示自身良好市场形象，同时企业用好的文化去陶冶人、教化人，对工作也会产生积极的促进作用。

二、泰国KSP项目行政后勤保障模式探究

泰国KSP项目共计约1500人，做好行政后勤管理工作就是要做好这一群体的吃、住、行，并按公司和分公司要求做好项目的党建、宣传工作，从而为项目建设提供良好的后勤保障和行政支持。

（一）办公管理方面

一是健全完善制度规定。按照项目领导意图和要求，制订完善项目部各项办公管理制度和规定，包括《行政办公管理规定》、《摩托车规划安排方案》和《关于加强管理人员上下班纪律的通知》等10余个。通过跟踪落实，较好地规范了项目部上下班纪律、摩托车管理、勤俭节约等方面。

二是做好会务管理和日常接待工作。加强会议室的使用安排管理，及时跟踪项目部全体员工会议、周例会和领导检查等各类会议的召开，合理安排会议室；做好公司领导、第三方等莅临检查的接待工作，安排好车辆接机、食宿等。

三是做好办公设备保障工作。通过领用登记表和采购计划表，跟踪办公用品使用和需求情况，按需采购；及时修理维护打印机、网络等各类办公设备的报修问题，专人跟踪修理维护，确保各类行政办公有序开展。

四是做好行政办公日常管理工作。包括行政后勤相关通知拟写发布、财务开支报账以及领导交办的其他工作。通过召开行政后勤部门会议，编制实施每日用车安排表、抽粪车每日抽粪记录表、卫生间清洁记录表等相应的行政管理表格，加强行政后勤车辆和卫生保洁员的日常管理。

（二）临设扩建方面

一是健全完善项目配套。根据项目人员进场情况，及时做好办公室、宿舍以及相关配套的卫生间、保安亭和吸烟亭等的扩建工作。今年新扩建宿舍23栋、卫生间两栋、蓄水池３个，有效保障了项目高峰1500多人后勤的住宿、生活用水等需求。

二是及时搭设相关配套设施，不断改善生活区住宿条件。通过扩建食堂，新增摩托车停车棚、卫生间小便处，迁移生活区保安亭，清洗蓄水池、乒乓球台搭建、招待间增设洗手台等工作，进一步满足了项目后勤保障。

（三）后勤保障方面

一是做好食堂管理工作。通过每月召开食堂工作人员会议，合理调整安排厨房工作人员分工，加强对饭菜质量和伙食成本的控制，完善了每日送菜的抽检秤量和价格对比，并形成台账记录。此外，还根据现有菜式，督促厨师不断改进创新，在保证伙食供应的前提下，有意识地降低成本，改善饭菜质量。

二是搞好进场保障。提前了解人员进场情况，合理做好宿舍调整和住宿安排，做好床上用品和电话卡等的发放工作。

三是做好生活设施的维护和保障。安排专人跟踪生活用水供应情况，如遇突发停水则采取应急措施紧急抽水，确保每天生活用水的正常供应。此外，还做好了空调、卫生间等方面的维护和保障。

四是做好生活区巡检工作。由于生活区人数的不断增加，年月初开始实行生活区巡检制度，实行每周一检，着重对环境卫生、用电安全、宿舍内务等方面进行检查，并采取会议通报、张贴通告和下发违规告知单等等方式推进整改工作，较好地促进了整个生活区住宿条件的维护。

五是做好后勤车辆管理工作。除了根据进场人数的增多而增加车辆外，还通过配发对讲机、发放全场地图、规范用车流程等方式不断完善管理，提高车辆使用效率，较好地保障了上下班接送、外出采购送医、现场零星材料运送和接送机等。

六是做好伤病送医工作。由于工人基数大，感冒发烧或现场外伤小事故的频率也是很多。泰国当地雨天频繁，每年8月进入流感和登革热高发期，项目部通过向当地医院了解预防措施，在宿舍区张贴相关预防知识的同时，加强生活区公共卫生治理和杀虫灭蝇等工作，并定期对工人宿舍进行杀菌消毒，设置隔离宿舍，对个别患有流感的人员进行隔离，疫情得到较好控制。

（四）党建带团建方面

一是组织开展项目党建工作。先后进行了党建活动的策划组织及总结报道、党员活动室布置、党建基础资料完善等，基本上能够按照公司党委要求，从项目党支部调整之后，每个月都能开展一次党员活动，有力促进了项目维稳、动员等工作的开展。

二是定期开展党员活动。每月定期组织开展1至2次党员学习活动，公司、分公司领导现场组织指导授课，先后组织开展“七一”党建主题活动，成立了项目“党员突击队”，开展“不忘初心、牢记使命”主题教育活动，召开以“奋战冲刺，10月献礼”为主题的党支部扩大会议和收尾工作扩大会议等，项目部党员和生产管理骨干的理论水平得到不断提高。

三是完成党建带团建工作。举行项目部“五四”球赛，在为期三天的竞技中，31名管理人员组成4支队伍进行了6场篮球赛；19名管理人员组成3支队伍进行了3场气排球比赛，活动得到了项目部管理人员地热情参与，较好地丰富了项目部员工的娱乐生活。

四是做好了关怀慰问工作。结合中秋慰问，工会向1400名员工发放月饼、生活用品等慰问品，并做好工人、管理人员的节日加菜安排等，让全体员工切实感受到一安大家庭的温暖。此外，还提供了篮球、乒乓球、羽毛球、每周影院、象棋等日常活动方式，丰富员工的娱乐生活。

三、行政后勤管理存在的矛盾问题

一是行政后勤管理工作在精细管理方面还不够完善，仍需要进一步总结完善，针对具体的问题采取更加科学合理的管理方式。

二是对项目部主要领导的要求和相关制度的执行不够严格，没有真正做到铁面无私，对个别违反规定和要求的现象没有很好制止，处理力度不强，效果不明显。

三是部门人员的素质和技能水平仍需不断提高。行政后勤工作繁杂面广，涉及方方面面，需要部门人员不断提高自身综合素质，才能有效应对各类问题。

四、如何加强项目行政后勤管理工作

一要加强精细化行政后勤管理。针对文明施工方面的问题，安全部门要实施跟踪推进，行政后勤部门要在宣传布置、现场卫生间管理、现场办公室管理和现场各车间区域的生活垃圾回收等方面做好保障。

二要严格执行相关制度规定。比如在维稳工作方面，除了设置生活区值班室之外，要进一步加强日常巡逻工作，并在项目部的统一领导下，加强对私自外出、卖烟、赌博等事件的管理，一经发现立即严肃处理，通过项目领导、行政、劳务共同组织谈话，根据情况采取处罚措施，并形成通告给予警示。

三要不断完善各项行政后勤管理工作。要在年底前形成每个工作流程的样板指南，收集形成约20项工作流程样板，包括工作的具体流程、工作相关的制度表格、工作的照片等，为今后项目提供管理参考和完善改进的依据。

四要注重做好影像资料收集和宣传报道工作。要推进项目航拍、各车间拍照、延时摄影等，要配合公司到项目进行全方位拍摄和人员采访等相关工作，提交各类节点素材，为项目今后的资料收集做好准备。要及时进行重大节点、重要事件的跟踪报道，及时做好项目重大节点和重要领导检查的相关报道，跟踪进行项目各个专业和部门的各类先进典型人物、典型事例的报道。

五、结语

综上所述，对跨国企业来说，行政后勤管理工作的重要性不亚于业务工作，积极探索后勤管理新模式，体现的企业“群众利益无小事”和“全心全意为职工服务”的企业文化，这一文化建设关切的是职工的切实利益，产生的是职工对企业的认同，必将促进企业建设又好又快的发展。

参考文献：

[1]王露,王建花.提升项目部后勤管理和服务工作水平[J].水电与新能源,2013(S2):110+112.

[2]李伯权.工程项目行政管理中后勤成本控制策略[J].商讯,2021(06):116-117.

作者简介：杨斌（1985-），男，中级职称，本科学历，主要从事企业管理和国内外项目的党建、宣传、行政办公、思想维稳和后勤保障等工作。