P单位人事档案信息化项目风险管理研究

赵鑫

内蒙古科技大学 （内蒙古包头市 014030 ）

摘要

行政事业单位在信息化过程中，由于信息化系统的开发时期及采用的技术不同，各系统具有不同的运行平台和数据库平台，系统之间的数据没有整合，形成了信息孤岛。P单位就有政治工作系统、人事档案系统、公务员系统、编制系统等等很多信息系统，但是深究其中，可以发现这些系统信息重复、交叉现象严重，占用了大量的人力物力进行每个系统的维护，所以P单位计划进行技术革新和升级，而技术革新和升级的特殊性也给此类项目带来了更多的风险。

鉴于此类风险管理问题以后会被无限放大，作者将风险管理理论注入到P单位人事档案系统项目，根据风险管理的流程进行开展。在风险识别流程中，使用头脑风暴法与情景分析法对项目风险进行前期收集，然后在此基础上通过专家组进行整理归纳；在风险分析评估流程中，使用专家打分法，获得了项目风险的定量数据，然后结合风险矩阵法和Borda序值法对识别出的风险因素进行排序和权重计算，找到P单位人事档案信息化项目中的重要风险因素并计算总体风险等级；在风险应对流程中，结合P单位人事档案信息化项目使用的实际情况，对所识别出的风险按照重要性程度进行风险应对策略的选取和具体的风险应对方案的确定。

本文经过研究得出的相关评估结论与应对方案降低了实际项目的风险发生概率及风险影响，本文使用的风险管理流程与得出的结论能够为此后类似的信息化系统整合项目提供丰富的风险管理资料和实践经验。

关键词：P单位人事档案信息化项目；风险管理；风险矩阵法；Borda序值法
1 人事档案系统信息化项目整合风险识别

人事档案系统信息化项目整合的风险识别过程中，首先是建立前期风险因素收集集合。这一集合的参与者要做到广泛性和独立性，集合构成主要分两部分，第一部分是P单位相关管理人员；第二部分是行业专家、意向厂家技术人员等可能对项目风险因素有更多认识和体验的人员，前期风险因素收集的方式主要是调查和小型会议。

通过“头脑风暴法”进行风险因素前期收集得到的相关风险因素集合与前期规划的预判的繁杂性和冗余性基本一致，本文经过研究和整理，梳理出一级风险类目1个、风险二级类目 4个：实施进度控制风险、系统整合风险、质量把控风险、系统维护风险。

2 人事档案系统信息化项目整合风险评估步骤

2.1 项目风险影响与风险概率量化

风险影响量化中风险因素C₁～𝐶₄以专家组打分的方式进行风险影响的量化，

专家打分汇总忽略、平均值如下：2.4、4.2、3.8、2.9。

风险概率量化中风险因素C₁～𝐶₄以专家组打分的方式进行风险影响的量化，

专家打分汇总忽略、平均值如下：0.21、0.66、0.51、0.26。

2.2 项目风险等级量化

对每个风险因素求取风险等级量化值，并进行合并整理，形成项目的风险等级量化表，以下以C1为例演示计算过程：

设风险因素C1的风险等级量化值为RR，风险影响量化值为2.4，风险发生概率为0.21，对于公式

由RI=2.4，RP=0.21，通过查表可得对应的取值为：RI₁=2，RI₂=3，RP₁=0.11，RP₂=0.3，RR₁=1，RR₂=1.5，则RR（C1）=1.1，RR（C2）=3.2，RR（C3）=2.4，

RR（C4）=1.4。

2.3 Borda序值法排序

对每个风险因素进行Borda序数求解，对求得的Borda值进行处理和汇总，并根据Borda值的大小进行Borda序值排序。

项目实施风险C₁的Borda值为：B₉=4+5=9、C₂的Borda值为：B₁₀=13+15=28、C₃的Borda值为：B₁₁=11+12=23、C₄的Borda值为：B₁₂=8+7=15。

表：人事档案系统信息化项目整合风险矩阵表

则P单位人事档案的总体风险等级为Z，则有计算公式如下 =1.316。对照风险量化等级描述表，可知人事档案信息化系统整合项目的总体风险属于一般风险，风险有可能发生或者可能造成一定损失，项目开展后需要注意风险的防范，以防相关风险发生带来巨大的损失和影响。

3 人事档案系统信息化项目整合风险应对策略

人事档案系统信息化项目整合中实施风险内风险因素按照Borda序值排列如下：

对于C2系统整合风险而言，主要采取的应对策略为风险规避和风险转移，一方面报备主管部门和领导可能出现的问题，另一方面通过专家组论证可以采取原系统继续备用使用，从而对系统统一整合风险进行规避。而在项目招标文件中，可以对这种方式以及设计信息系统交接风险的潜在风险项进行罗列，并对相关情况进行说明，从而将可能涉及的其他风险转移给中标的系统实施服务提供商。

对于C3相关设备质量控制风险而言，主要采取的应对策略为风险减轻和风险转移，在项目招标书中将设备质量要求和环境要求等进行明确的标准需求表述，从而在合同层面将设备质量控制风险转移给负责项目实施的中标方，并在项目验收流程中审核相应设备的检测报告。

对于C4系统维护风险而言，主要采取的应对策略为风险减轻，在人事档案系统信息化项目整合主体完成后，协调实施方或负责提供信息系统运行维护的厂家对运行维护人员进行培训，已降低系统维护风险发生的概率与影响。

对于C1实施进度控制风险而言，主要采取的应对策略为风险转移，将人事档案系统信息化项目整合的时间节点或实施进度里程碑写入招标文件及实施合同，并组织技术小组对实施进度进行监督。

结论

本文通过将风险管理理论与方法引入人事档案系统信息化项目整合，运用风险管理的知识和方法，按照风险管理的流程，完成了对风险识别、风险评估、风险应对等风险管理全过程。而经过研究得出的相关评估结论与应对方案降低了实际项目的风险发生概率及风险影响，增强了相关参与者的风险管理意识，促进了项目的科学决策，为项目的顺利展开做出了贡献，能够为后来的行政事业单位类似的信息系统改造项目提供丰富的风险管理资料和经验。

参考文献

[1]杨洋. 档案信息化管理的风险识别与安全管理策略研究[J]. 卷宗, 2020, 000(002):165.

[2]杨眉, 王锴毅, 沈卓. 头脑风暴法在科研项目风险识别中的运用——以能源智慧计量关键技术研究项目为例[J]. 科技经济导刊, 2017, 000(004):7-8.