浅谈建筑工程档案资料有效管理措施

浅谈建筑工程档案资料有效管理措施

江重辉

广西畅远信息科技有限公司 广西南宁 530000

摘要：近年来，我国城市化发展方面的成绩比较突出，各种各样的工程建设层出不穷，相关技术也日益提高。其中，工程档案管理工作十分关键，因为工程档案不仅是对工程建设各个环节真实有效的反映，也是记录工程建设整个周期的科学凭证。要想加强建设工程中的档案管理工作，离不开现代信息技术的应用。

关键词：建筑工程；档案管理；措施

引言

建筑工程档案资料管理工作较为繁杂，档案管理人员需要以规范化、系统化的要求为基础，做好工程档案的收集、整理，并做好签证以及工程材料合格报告的同步收集工作。在做好数据记录工作的同时，还要记录好工程技术、进度等，并配合影像与照片等方式，将整个工程建设更加系统地呈现出来。同时，建筑工程档案资料也是一些工作环节所需要的重要凭证，要为工程信息的查询提供重要参考。比如项目管理人员在开展各项工作的时候，可以通过工程档案资料，查询相关信息，以此开展工程管理工作。由此可以看出，建筑工程档案资料管理内容繁复，但每一环节都对工程项目有着重要作用，因此应该加强档案资料收集、编制、管理、利用等各个环节的管理工作，及时发现存在的问题，进行优化改进，有效保障工作质量，助力工程项目建设。

1建筑工程档案管理的重要性分析

（1）为工程建设管理提供依据。工程建设是建立在专业的工程设计、科学的计算以及规范化管理的基础上的，因此在工程建设中会出现大量的工程建设相关资料对工程的整个过程进行记录。一旦在工程建设中出现安全或者质量方面的问题，都可以通过对档案资料的查询及时发现问题所在，并进行相应地调整与改善。如果没有档案资料的话不仅工程建设的安全和质量无法保障，而且一旦出现问题无法进行有效追溯，出现各方相互推诿扯皮的情况，不仅阻碍了工程的进展，而且也给工程管理人员带来了极大的负担和压力。工程档案资料可以使施工流程和工程管理更加规范，施工人员和管理人员各司其职按照标准要求做好自己分内的工作，只有这样才能保证工程项目有序开展。（2）为建筑的后期维护以及行业的发展提供参考。建筑工程档案资料的管理不仅能够为施工现场的作业和管理提供依据，最重要的是为建筑后续使用中的维护提供参考。建筑工程的使用寿命都比较长，一般最少都有几十年的使用需求，随着社会的发展以及技术的进步，在漫长的时期里对建筑的维护和修缮是必不可少的，有的甚至根据当地的发展要求还需要对建筑进行扩建或者改建。在这个过程中如果没有工程资料做参考，也就意味着对工程建设时的强度以及应力方面是无从知晓的，因此也就无法进行科学合理的合理的施工设计，这种情况下进行的修缮和施工往往会潜藏巨大的风险。而工程的档案资料就很好地解决了这一问题，通过详细的建筑设计以及施工中的强度等方面的数据进行参考，在此基础上进行建筑的扩建和改建就会比较安全彻底。

2建筑工程档案资料有效管理措施

2.1完善建筑工程档案资料管理制度

在开展建筑工程档案资料管理工作时，政府部门应该牵头建立一套科学、有效的管理制度与管理法规体系，这些规章制度应符合当前形势，具有一定的可操作性，在建筑企业经营过程中能够提升其档案资料管理水平。同时，建筑企业应根据企业自身情况建立、健全档案资料管理制度，在档案管理工作中，能够指导企业向符合市场需求的方向发展，使建筑工程档案管理更加科学化、规范化。建筑工程档案资料管理人员在工作过程中，还应该经常深入施工现场进行实地勘察，了解现场施工情况，根据现场施工需求制定科学、合理的档案管理计划。在建筑工程施工完成后，档案管理人员要更加重视档案资料管理工作，并搜集施工过程中的相关资料，进行整理分析，做好存档工作，将其作为宝贵财富供其他工程项目参考。

2.2提高工程档案数字化水平和信息化水平。过去很

长一段时间，建设工程档案以大量纸质载体形式存在，大多是手工整理模式，这不仅给档案管理者带来繁重的压力，也阻碍了档案数字化与信息化的水平。伴随新型信息技术快速发展，特别是近年来档案学者纷纷提出单轨制数字转型政策，催生了大量的电子工程文件，必须要转变管理方式，工程档案的数字化和信息化是工程档案现代化管理的必然趋势，也为无纸化办公与OA系统的无缝连接创造条件。开发和构建工程档案数据库管理系统，与网络信息部门通力配合，开发工程档案数据库，完成综合类和竣工图档案的数字化扫描，逐步完善工程档案数据库系统的各项功能，系统应当涵盖对工程档案在线收集、整理、归档、在线咨询、服务与利用等多种功能，逐步实现增量档案数字化和存量档案数字化，使不同载体形式的档案信息得到转换与再现，实现工程档案信息资源的共建共享。

2.3加强档案管理与相关先进技术的深入结合

在各工程的施工过程中，每一个施工环节都会产生大量文件资料，这些资料是对不同环节工程内容的详细记录。在我国的建筑行业中，信息技术被不断应用和推广，不同的信息技术有不同的特征和作用，技术越先进，其对工程施工进度和更新频率的反应就越准确。因此，工作人员需要明确自己工程团队建设的整体特点和档案管理工作的实际情况，有针对性地引入档案管理技术，确保所选用的信息技术不仅能够为眼前的档案管理工作服务，还能够为未来的档案管理工作提供便利。

2.4保证建筑工程档案资料管理质量

①要求工程档案管理逐级划分，企业内部管理人员需要做好统筹规划，各个项目单位对施工情况需要做好严格的记录，并根据相关记录规范进行资料填写，例如，在进行记录时必须用黑色签字笔，所有表格必须按照规范进行绘制，涉及的照片资料不能将原件与文本进行装订，需要将其进行复印才能装订；②所有记录资料必须交由上级领导签字，由项目负责人进行初次审核，如果资料存在问题，需要重新进行记录，如果资料合格由项目负责人递交企业档案管理部门，档案管理部门人员进行第二次审核，存在问题的资料返还项目负责人，并明确标注错误内容以及修改意见，这样在资料重新进行整合时，就可以更加便捷；③合格的资料由企业统一回收，根据项目类型与项目名称记录在案，并及时录入计算机，形成档案电子索引，方便未来信息查阅。

2.5强化档案资料管理人员的职业意识，规范日常工作行为

档案资料的收集、整理和编制是由人完成的，提高档案管理人员的素质至关重要。在加强宣传的基础上，对档案管理人员应经常开展职业教育培训，组织内外部的参观、交流与学习，保证相关人员都能建立良好的档案资料管理意识和职业素养，不断提升其自身综合能力与管理素质。编制岗位职责，使各级管理人员，明确自身的基本工作程序与目标，以规范其日常工作内容与行为。要求在施工建设活动开工之前，做好统一表格、标准等准备工作，做好施工过程中进度计划制订与调整工作，并在开工后的施工管理过程中，监督检查档案资料记录与整理情况。

结语

随着建筑行业发展速度越来越快，建筑施工企业也面临着较大的挑战，企业在发展过程中应注意各个环节的均衡发展。建筑工程档案资料管理在企业管理中占据重要地位，越来越多的建筑施工企业在管理过程中重视建筑工程档案管理工作，从企业自身实际出发，运用科学的管理方式，构建有效的管理体系，提高管理人员的专业素养，推动了建筑行业的可持续发展。

参考文献

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[2]吴莹.招投标代理公司招投标档案管理对策与建议[J].兰台世界，2019(5).