城市规划档案的收集与利用策略

城市规划档案的收集与利用策略

徐长爱

青岛市城市规划设计研究院 山东青岛 266000

摘要：我国城市建设最近几年发展非常迅速，推动我国各行业的不断进步，加速我国提前进入现代化科学技术发展阶段。城市规划档案收集，是做好城市规划档案的基础和前提，城市规划档案利用，则是发挥城市档案价值的重要保障。要高度重视城市规划档案收集与利用，根据城市规划档案工作特点和规律，做好城市规划档案的收集与利用，切实发挥城市规划在城市建设与发展中的应有价值。

关键词：城市规划档案；收集与利用

引言

城市建设的快速发展是我国整体经济建设发展迅速的重要体现形式，关系到我国民生和其它行业的发展进程。城市规划档案管理建设对于城市发展有着重要的意义，城市规划档案管理能够有效促进一个城市进行合理规划。在实际工作中，管理工作会遇到各种难题，工作难度逐渐加大，不断完善城市规划档案建设，能够提高工作效率，提高城市规划档案管理工作水平。

1城市规划档案收集

1.1重视档案收集，城市规划档案收集是归档、保存、借阅的前提和基础，因此，首先在思想上要高度重视规划档案收集，把档案收集纳入城市规划质量管理体系的重要内容，要求城市规划具体编制人员牢固树立档案意识，时刻注重规划档案资料的收集工作。如：根据规划设计单位实际，在规划项目完成第一时间，要求城市规划项目负责人具体安排人员做好设计文件，及其设计过程中产生的文件资料，经项目审核人审核过的文件资料，一并纳入质量管理部门做好存档。

1.2把握归档要求，城市档案资料收集应坚持及时性和完整性原则，严格按照城市规划档案收集标准和要求执行。如：落实集中统一原则，城市规划档案资料应在项目完成后及时收集，不能滞留于设计人员或项目组；遵循科技档案形成规律；确保城市规划档案资料的完整性，要确保所有完成的城市规划档案，从其立项到最终完成，在此过程中产生的具有保存价值的全部技术资料都及时收集到位。

2城市规划档案利用策略

2.1加快档案信息化建设，实现档案信息资源共享

当今社会已进入信息时代，信息的社会需求量急剧增加，大规模开发利用档案信息资源成为时代的必然趋势。CAD技术广泛应用于工程勘察设计，为城建档案管理信息化、网络化提供了很好的基础。现在利用计算机技术和扫描仪，对图纸进行快速扫描，自动录入。在工程图纸数据库中，可以依据用户的需求，快捷检索到所需档案资料并通过大型的激光打印机，按比例输出整幅图纸或图纸的一部分，可以得到一份清晰的档案复印件。设计图纸的电子版是档案保管利用的重要环节，在城市建设的各个环节中不可或缺。城建各行业的领导者应该把眼光放远一些，应用计算机技术管理文书档案、工程图纸，不仅是时代发展的需要，更要看到计算机检索比手工检索可以大大提高工作效率。普及电脑管理的基础上，达成馆际合作协议，实现电脑联网，资源共享，直接在网上查询、检索各家馆藏资料，城建系统各单位互通有无，这将大大提高城建效率与质量，也能够充分发挥出城市规划档案的利用价值。

2.2落实人员职责

建立完善的责任机制，明确各个部门与岗位工作人员的职责，从而确保档案业务指导工作的有序开展。该项工作具有一定的繁杂性和服务性特点，因此对操作规范要求更高。应通过责任机制对其进行有效约束，防止责任推诿造成的失误。加强对档案工作和城市基本建设工作特点的了解，深入学习相关法律法规内容和专业知识内容，保障依法治档工作的顺利实施。在业务指导工作当中应保持针对性，及时发现档案管理中遇到的问题并提供有效解决建议，增进交流沟通，防止问题的积累。明确业务指导人员的分工，通过设定工作任务、目标提升工作积极性和主动性，尽职尽责完成本岗位工作任务。应该根据城市基本建设的实际情况进行分类，保障责任落实到个人，保障业务指导工作的全程化。

2.3加强大数据应用力度

首先，利用大数据技术加强城市规划档案数据管理，以保障数据信息真实性和有效性，针对存在的历史数据也能准确快速进行清理，并按照档案信息分层进行数据提取和组建利用库。同时，还能够对档案利用动态目录进行实时更新，使检索和阅览更加高效。其次，依托大数据、云计算等技术构建历史案件信息横向纵向关联，可以使同一宗地、同一项目、同一地址等城建档案信息相互保持融通，并为多维度数据挖掘和利用提供支撑。最后，在城市规划档案利用专业服务上，可以引入掌上平台、微信公众号等模式开展服务，在实施流程上也可以依托现代先进技术对各类利用信息进行分类处理，并在确保档案信息安全前提下，对办理环节进行缩减，可以提高各类档案利用率和综合服务水平。

2.4培养专业人才，完善管理标准

城市规划档案管理数字化在实际建设过程中也存在着一些不完善的地方：首先相关的专业人才比较稀少。城市规划档案管理工作其实是比较复杂的，需要一批专业的技术人才投入工作中。其次，存在资金投入不足的问题。面对这些问题，政府部门一定要加强重视以及投入。缺乏统一的规范以及标准，很难促进档案管理的科学化以及规范化，在实际工作中，不能够对计算机软件开发进行合理规范，使相关软件缺乏实用性。再加上没有统一的技术标准，使信息共享、信息交流受到限制，进而影响城乡档案数字化建设的进程。为了能够有效促进城市规划档案建设，必须要有专业的人才队伍支撑，相关部门在选用管理工作人员时，一定要按照公平公开的原则选择拥有专业技能的工作人员，要不断完善人力资源结构，保证能够切实满足档案管理在实际工作中的需求。相关单位还需要对人才的类型进行细化，具体包括档案采集人员、数据库加工人员、档案系统设计以及开发人员等。还应该对管理人员进行不断培训，使他们不断更新自己的知识，不断提高自己的专业技能，尤其在引进新的现代化设备时，要着重注意对在职的档案工作人员进行相关的培训以及教育，使他们更好地认识以及学习专业知识以及技术，这样才能够适应数字化管理工作，保证在城市规划档案管理工作中不断提高工作质量以及工作效率。在城建档案管理数字化建设过程中，还必须不断规范相关的标准，要保证档案的收集、档案的整理、档案的检索以及档案保存等各方面的工作都可以按照具体的标准实施。为了不断推进城市规划档案管理数字化建设工作，还需要构建安全的网络体系，具体来说，可以不断更新安全技术，保证电子档案具备可靠性以及安全性。除此之外。还需要安装一些防病毒软件，要选择安全系数较高的技术产品，避免信息数据被一些不法分子攻击盗取，从而引发严重的后果。

2.5丰富利用方式

城市规划档案利用总体来看，主要分内部利用和外部利用，要针对不同的利用方式有针对性地做好利用服务工作。就内部利用来看，要完善档案借阅手续，简化档案利用流程，复制或摘录相关内容应及时归还。针对外部利用，要严格履行签批手续，征得领导审批，必要时，为增强城市规划档案的严肃性、实效性，需要在城市规划档案复制品中加盖档案部门公章。

结语

城市规划档案管理工作贯穿城市建设的每个环节。随着城市建设的飞速发展，建设质量的严格管控，历史文化名城老建筑的保护与新城开发，对城市规划档案管理工作提出了更高的要求和目标。每一位城市规划档案管理人员都要努力学习理论知识和先进技术，深度挖掘城市规划档案的潜在价值。

参考文献

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［2］李路.城市规划档案的收集和利用之我见［J］.上海城市规划，2005（2）：16—17.

［3］岳维.城市规划档案的管理和利用［J］.江苏城市规划，2011（4）：40—42.