电力企业档案应急服务机制建立研究

电力企业档案应急服务机制建立研究

孙英杰

华电能源股份有限公司富拉尔基热电厂 黑龙江齐齐哈尔 161041

摘要：电力企业档案应急服务机制的建立有助于推动电力企业采取快速的、有组织的风险应对行为，保障人民群众生命、财产安全和社会稳定。文章基于电孙英杰力企业现状，建立了档案应急服务机制，包括制定电力企业档案应急服务预案、存量档案资料及增量档案资料管理、建立应急报告及应急服务工作制度等，为电力企业开展档案应急服务工作提供支持和参考。

关键词：档案应急体系；应急管理机制；应急预案

引言

电力企业档案中包含着大量有关生产科研的文件、图纸和数据，为企业生产经营提供有力的支撑服务。一旦档案文件发生遗失损坏，将会对企业造成无法估量的损失和极为恶劣的影响，并可能产生严重的社会影响。通过建立档案应急管理体系，可以帮助电力企业提升自身应急管理能力，有助于科学防范应对档案工作中出现的各种突发事件，最大限度地减轻其危害，保障档案安全。

1档案应急管理体系框架及目标

档案应急管理体系不仅是档案部门一个部门的工作，更是整个企业应急管理体系中的重要组成部分。参照我国应急管理体系，档案应急管理体系以“一案三制”为基本框架。“一案”是指应急预案，就是根据发生或可能发生的突发事件，实现研究制定的应对计划和方案。“三制”是指应急工作的管理体制、运行机制和管理法制。应急管理法制是指在国家应急管理的法律法规的框架下，制定符合企业实际的规章制度，使应急管理工作做到规范化、制度化，是应急管理工作开展的依据；应急管理体制是指建立统一领导、综合协调、分级负责的应急管理组织体系，是应急管理工作开展的基础；应急管理机制是指针对突发事件全过程中各种制度化、程序化的应急管理方法与措施，是应急工作开展的保障；应急预案就是根据发生和可能发生的突发事件，实现研究制定的应对计划和方案，是应急工作开展的关键。“一案三制”相互影响，互为依存，共同推进应急管理工作的有序开展。通过“一案三制”的应急管理体系的建设，实现“覆盖全面、运转高效、协作顺畅、保障有力”的应急管理目标。

2档案应急服务问题分析

我国对于电力企业档案应急服务建设处于初步阶段，存在大量需要改进的问题。档案在电力系统各类突发事件处置中发挥重要作用的事例屡见不鲜，但尚无成熟的档案应急服务机制，档案应急服务工作存在以下问题：电力企业各单位档案应急服务工作尚处于个案处置状态，尚无机制层面的研究和探索；在电力企业现有档案管理系统内，暂未建立专门的突发事件档案应急服务管理模块，缺少针对性的应急服务支撑，实体利用耗时耗力，严重影响了档案应急服务效率；在电力企业生产运营过程中，对于各类突发事件处置过程中形成的资料，尚未按照档案管理的相关规范进行收集和保管，从而导致了突发事件中所形成的资料分散、易丢失，无法进行资源整合和挖掘，从而影响了应急处置方案的制定；电力企业部分档案管理部门没有制定出完善的应急预案，很多档案管理部门虽有预案，但应急预案种类单一，并缺乏实践检验或模拟演习，难以在实际应急事件中发挥预期效果。

3档案应急服务机制建立

3.1运行机制管理建设

建立覆盖全面的档案应急处置体系，应包括事前防范准备、事中应急响应、事后抢救修复。

3.1.1事前防范准备

事前防范准备是企业开展应急管理工作的首要环节，只有在突发事件发生之前，做好各项准备工作，从而提高潜在风险的预见性，做到未雨绸缪。

档案无论是实体还是电子信息在其生成、保管、利用服务、鉴定销毁等各个阶段都会面临的安全风险。在开展档案安全管理工作时，大部分档案中存在的安全风险都是潜在的，并不是很明显。在正常情况下都是比较正常的，但是一旦遇到极端情况，就会立马显现出来，从而造成无法估量的损失或极为恶劣的影响。

档案安全风险存在于多个方面，主要包括环境、技术、管理三个方面。其中，环境风险包括了自然环境灾害（如地震、飓风）和非自然（如火灾、断电）因素；技术风险包括了档案系统故障、存储介质故障和病毒感染等因素；人为风险包括了档案损毁、档案遗失、档案泄密等因素。

通过对档案生命周期内每一个环节内档案的真实性、保密性、抗毁性、有效性及可用性等安全属性进行风险识别和风险评估，充分认识档案可能面临的各种安全威胁，发现安全隐患，评估事故发生的可能性、事故的发生程度及事故危害程度，从而采取有针对性的措施，尽可能降低安全风险发生的概率，并对这些安全风险进行监控，最大限度地确保档案的安全。

3.1.2事中应急响应

事中应急响应是指突发事件发生时，档案部门需要及时做出反应，采取措施化解危机，保护档案安全，相关研究重点主要集中在应急响应流程与策略、信息报送等方面。

在应急状态下，以档案安全应急管理专项小组为中心，成立应急现场指挥部，负责指挥、协调应急处置工作。档案安全应急队伍应迅速判断突发事件状态及影响范围，判断事件级别，启动相对应的应急预案，采取针对性措施抢救档案和人员，控制消除危机。首先要对受灾区域进行排险工作，搜寻、标记和转移目标，应按照先人员、档案，再材料、设备的顺序开展应急工作。在应对突发事件时，可请档案专家参与对事件的分析评估和研判，提出应急处置措施，提供技术支持，必要时到现场参与应急处置工作。

3.1.3事后抢救修复

事后抢救修复是指突发事件结束后，集中力量采取各种措施对受损档案及档案室进行抢救修复和恢复重建的过程。主要在灾情调查评估、抢救修复、善后总结等方面开展。

3.2优化档案管理模式，建立健全大数据背景下档案管理的准入制度与监管制度

对于企业来说，要响应国家号召，对相应的档案管理部门进行现代化改革，要保持具体问题具体分析的原则不改变，对档案管理模式进行优化创新，开创低消耗高效率的新局面，为推动应用大数据技术进行档案管理的新模式奠定良好基础。再者，需要完善相关的制度体系，确保整个档案录入过程的完整，同时增加相应的监管职位，相应专业人员负责相应专业数据的录入工作，做到责任到人，确保出现问题时能及时找到源头并快速弥补漏洞。有了制度的保障，才能充分改善档案管理效率低下的局面，并且提升企业档案数据的安全性，使得数据被盗取或泄露的风险降到最低。

3.3监督管理机制

建立完善的监督管理机制，可以有效地激励档案人员的主观能动性，推动各项应急管理工作有效开展。完善应急管理的宣传培训：一是明确培训对象，不同的人在应急管理中有不同的职责和工作，要因人而异，根据实际情况设定相应的培训内容和合适的培训方式；二是完善培训内容，档案安全应急管理培训内容，不仅要有理论方面的知识，还要有实践案例方面的分析。增强员工对档案工作突发事件的防范意识和应对能力，达到遇事不慌、积极应对的目的。

结语

档案作为企业各项工作和地区现状的真实记录载体，在电力系统应急工作开展过程中发挥着重要作用。电力企业档案应急服务机制的建立，能够在各种灾难发生并对某一地区的电力系统产生或者即将产生破坏性影响时，确保档案完整、安全与有效利用等目的，推动企业采取有组织的应急行为，保障人民群众生命、财产安全和社会稳定。上述构建的电力企业档案应急服务机制能够为电力企业开展档案应急服务工作提供支持和帮助。

参考文献

［1］电网企业档案治理工作实践[J].佘青雨.中国档案.2020(09)

［2］向立文，欧阳华．档案应急管理体系构建研究[J]．档案学通讯，2015（６）：64－68

［3］吴加琪，周林兴．面向社会突发事件的档案部门应急管理体系研究[J]．中国档案，2012（7）：38－39