文书档案信息化管理思考

文书档案信息化管理思考

阿合提 ·库库赛根

布尔津县档案馆 新疆阿勒泰布尔津县 836600

摘要：文书档案管理工作是办公室基础日常管理的一部分，新时期信息技术水平不断提高，文书档案管理信息化管理成为时代发展的一种常态。文章通过对信息化档案管理的价值进行分析，探讨文书档案信息化管理策略。

关键词：文书档案；信息化；档案管理；文书管理

引言

文档一体化主要是一种基于“文书档案前端控制”“文书档案信息化建设论”以及“文件生命周期理论”为核心的档案管理理论,其体现了信息技术与文书档案管理工作相融合的趋势,是文书档案规范化、科学化以及现代化管理的必然要求。近年来,虽有很多单位开始着手文档案一体化建设工作,但并没有取得理想的成效。

1文书档案管理信息化的价值

近些年来，我国信息化水平持续提升，该环境之下，关于文书档案管理高效创新已然是其未来发展的必然趋势。文书档案管理工作中积极引入互联网技术，其可以完成关于文书档案管理工作信息化能力的加强。总体而言，即可以应用信息化技术针对各类文本文档加以采集、分类或是处理。文书档案管理工作当中内容较为丰富，关于大部分知识实用性的要求较为苛刻，且于各个行业之中均需要接受挑战。故而，如何更为科学地应用信息化技术，使得互联网技术的价值得到充分发挥，借此使得文书档案管理工作效率得到明显提升，也成为文书档案管理工作人员的必须考虑的问题。另外，文书档案管理针对全部企事业单位而言都极为关键。然而，传统模式之下文书档案管理活动，一般是依赖于人工的方法记载部分有关内容，同时加以存储，但该管理方式具有较强的局限性，效率也难以得到明显提高。故而，针对该模式的创新便显得极为关键，且具有一定必要性。若无法运用高效率信息技术针对文书档案加以归档以及管控，便可能出现企业时间、人力资源被无端消耗。

2信息时代文书档案管理与开发利用的特征

首先，信息化技术被引入文书档案管理模式。在传统的文书档案管理中，工作方式多为转录与抄写，工作效率不高，信息准确性受到威胁。随着社会的不断发展，事业单位也积极引入信息化管理模式，而文书档案管理工作也进入网络阶段，发挥网络信息技术的支撑作用，整个过程更加便捷与高效。另外，对于管理完成的文书档案，新的管理方式突破纸质资料的束缚，传播速度更快，借助多种渠道进行发布与利用，打破时空限制，最大限度发挥管理成果的作用。另外，网络管理文书档案成果支持反复查询与使用，能够借助邮件方式进行传播，还能更加及时地获取反馈信息，实现对管理成果的针对性优化，保证管理内容更好地满足实际需求。其次，工作方式更加开放与集约。在事业单位，其传统的管理工作主要是以本单位工作实践中形成的资料为内容，整个信息更显单一性，缺乏完整性。在信息技术的影响下，管理工作者能够获取更加丰富与多样的信息资源，结合文书档案形成的具体情况，综合信息优势，对文书档案资源进行丰富与拓展。

3文书档案信息化管理策略

3.1革新管理思想,树立文书档案信息化管理理念

充分利用电子网络技术与信息技术有序、有计划地开展文书档案管理工作是时代发展的趋势。企事业单位全体员工都应该积极转变以往的片面看法,真正认识到文书档案信息化管理的重要性。一方面领导层应该加大对文书档案管理工作的资金支持与人力、技术投入,进而为文书档案管理工作的创新奠定坚实的物质基础,提供强大的人力保障与技术保障。通过企事业单位自上至下的共同努力,逐步构建起科学化、信息化、系统化的文书档案管理模式。

3.2加强档案管理工作队伍的人才建设

当前办公室文书档案管理人员的综合素质普遍偏低,企业应加强档案管理人员的技术培训。首先,在人才引进上,企业应加大投入力度,适当提升相关人员的招聘条件,同时增加档案管理工作者的资薪待遇,以吸引更多优质的专业性人才。其次,企业应加强在职人员的技术培训。企业可以派出部分员工,到档案管理优秀的单位进行学习,选择适合本单位档案管理工作的方法进行学习。随着社会的发展,对档案管理工作者也有了更高的要求,请相关培训人员对在职员工定期培训,保证办公室文书档案管理人员的技术水平满足企业发展的需要。最后,企业领导者应该构建办公室文书档案管理的考核指标,指标包含的方面尽可能全面,对相关档案管理工作者进行定期和不定期的考核,使得员工不易产生懈怠心理,保持较为良好的工作效率。同时,将员工的工作用绩点进行统计,将工作效果与员工的薪水相挂钩,提升员工的工作积极性。

3.3建设文书档案数据库,发挥文书档案决策咨询作用

文书档案具有重要价值,能够为单位日后行政管理以及其他工作提供依据。一是要及时对文书档案进行分类、编号以及著录,制定相应的规则,实现规范化管理的目标。二是要做好文书档案编研工作,结合单位的需求建设相应的文书档案专题。例如,可以围绕政策法规建设文书档案专题,对相关的政策法规进行集中整合,形成系统化、科学化以及条理化的档案管理体系。三是要理清权责,进一步探索分工协作、相互协同的文书档案管理机制。一方面,由各个业务部门根据规章制度的要求对文书资料进行初步处理。单位各个业务部门的相关责任人要增强自身归档意识,重视前期控制工作,避免后期重复加工;另一方面,文书档案管理人员按照数据库建设的要求对文书档案进行精细化加工,并将档案录入数据库。

3.4强化信息化平台建设力度

在开展信息化管理平台建设期间，需要不断强化档案管理执行力度，尽可能规避出现文书档案管理能力不高的问题。就档案管理信息体系建设方面而言，开展文书档案管理的创新，可以保证新型档案管理体系同本领域现状之间形成结合。而在构建信息化管理平台过程中，企业可以尝试建立如下三个系统:档案加工系统;档案信息数据存储以及管理系统;档案保密系统。加工系统具体是结合文书档案实际情况，予以科学设计，改善加工体系，因为加工体系本身具备搜索以及编辑等能力，可以借此减少工作人员的工作量。文书档案存储管理系统重点在于针对文书档案相关信息数据的收集以及管理，且可以提供相对简单的查阅服务，并保证档案存储格式的合理性以及科学性。保密系统需要由专业人员设定，借助软件设施等针对文书档案信息数据予以分类管理，且借助设计访问权限，以保证文书档案信息数据的安全性以及稳定性。

3.5制定完善的文书档案信息化管理制度

完善的文书档案管理制度是企事业单位实施文书档案信息化管理的制度保障。在信息化背景下,为了有效落实企事业单位文书档案管理工作,不断提高其文书档案信息化管理的实效性,企事业单位应该在适度调整与进一步优化现行文书档案管理制度的基础上,及早制定更为健全完善的文书档案信息化管理制度,并以此制度为依据,科学分配相关的文书档案管理任务,不断强化文书档案信息化管理的执行力度。需要特别提醒的是,由于各企事业单位的实际发展状况差异巨大,所以企事业单位制定的文书档案信息化管理制度应该与本单位的实际发展状况相一致,这样才能充分发挥文书档案信息化管理的高效实效作用,更好地支持本单位其他工作的展开。

结语

综上所述，由于受到传统办公文书档案管理工作的限制,当前的档案收集与管理工作呈现出许多与企业发展不适应的地方。企业档案管理领导应该及时反思工作中出现的问题,在思想上、行动上、制度上都要加强和完善,确保档案的收集和管理能力能够满足企业发展需求，实现企业档案管理的信息化发展。

参考文献

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[2]吴梅.信息时代文书档案管理的现实思考[J].办公室业务，2019(01).

[3]唐鲁超.浅析信息化背景下的文书档案管理创新[J].兰台内外，2018(12).