新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考

新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考

戴路芹

国网江苏省电力公司盐城供电公司 224005

摘要：档案管理是一个现代化企业的管理体系中不可或缺的重要一环，而电力企业作为支撑国家发展，保障社会正常生产活动的重要支柱企业，其档案管理更是举足轻重。在近年的互联网大潮的冲击之下，各行各业的管理体系（包括档案管理体系）都在做相应的改变，电力企业也不例外，但改变后的管理体系的职能效果如何，是否真正达到了想要的效果，尚需进一步探讨。

关键词：档案管理 电力企业 互联网大潮 职能效果

互联网出现之前，企业中传统的档案管理，大都以纸质文档为主，通过将相应的纸质文档分门别类做好标记后集中放置在对应的档案柜中，并做好相应的记录。互联网出现之后，随着电子商务的普及，虽然在档案管理中引入了电子文档和光盘等事物，但本质上仍未完全摆脱原有的管理模式。这一点即使是作为国家支柱企业的电力企业或也未能避免。随着互联网浪潮对各行各业的影响的逐步深入，其管理体系或将再发生一次大的变革，因此，本文探讨的新形势下的电力企业的档案现代化管理的强化，就显得至关重要。

1. 现有的档案管理流程优势与短板说明

众所周知，电力企业的档案管理在参考了国家相关部门制定的档案分类表并广泛征求征关人员的意见之后，形成了自己所特有的档案分类标准。将各种文件资料做了更加合理、科学的分类整理，使得档案的管理更加规范有序。下面就这种档案管理形式做相关优缺点说明

1.1相关优势说明

以这份分类标准文档中的相关标准对相关档案资料做分类归档，相较以前更加高效，快捷。同时，为了更方便档案的管理，相信也引入了电子文档和光盘等信息时代产物。两相结合，大大提高了档案的分类，归档，借阅，查询等日常档案管理的效率。

很好保障了诸如工程建设，日常检维修等企业日常工作的展开，并提高了工作效率。同时，也为企业的资源配置和重大决策提供了充足的判断依据。

虽然现有的档案管理体系有如上优点，但不可避免的是，其缺点也很明显。下面将就其短板所在做相关说明。

1.2欠缺短板说明

1.2.1虽然在档案管理过程中引入了诸如电子文档，光盘等信息产物，但本质上仍是以相关纸质文档作为档案管理的主要部分。这样一来，在文档的保管上占用大量空间不说，以现有的防盗水准也不能做到足够的放心。尤其是电力企业本身时常涉及重大的民生项目，部分档案资料具有极高的保密性。在现有的档案管理体系下，安全性无法得到充分保障。

1.2.2因为是以纸质文档为主，因此相关的防火，防蛀工作势必要做得足够到位。这样一来，增添相应的防护设施便必不可少。但这样做的同时，便会增加企业在档案管理上不必要的开支，增加企业运营成本。

1.2.3即使是引入了相应的信息科技产物用以提高档案管理的效率，但在信息时代，互联网科技的更新日新月异。在网络环境中，档案管理人员若无足够的网络安全防范意识和过硬的技术手段，则相关的电子档案资料的安全堪忧，极有可能造成重要档案资料的丢失，给企业造成重大的经济损失，给企业的运营带来巨大的打击。而事实情况也确实存在这样的隐患。由于电力企业的重要性，其基本为国有企业。而国有企业中轻松惬意的工作环境会带来员工学习动力的下降。在现在网络信息科技不断推陈出新的大环境之下，这无疑是极为不利的。即使是如前所说引入了全新的管理手段和管理技术，若员工不能熟练操作和运用，也无济于事。

因着电力企业中现有的档案管理体系尚存在以上所说的问题，强化并提高档案管理水平便成了当下档案管理工作的重中之重。针对这个问题再结合当下最新的互联网科技，可以有以下几个方向的改进。

2. 几个可能的强化提高档案管理水平的改进方向

在原有的档案管理体系中纸质档案资料的管理是其工作重心所在。在信息科技时代，随着互联网科技的不断推陈出新，网络环境信息的安全性已能得到足够的保证。因此，可以考虑将档案管理的重心转变为以电子版的档案资料为核心。可以参考以下几点建议：

2.1可将大部分原有的纸质文档保存在特定的电脑主机中，并对该主机中的相关档案资料文件夹做加密或脱机处理。对于较为重要或极重要的文件可保留原件，若有人员想借阅档案资料，根据要借阅资料的重要程度再做相应的处理。具体操作时可参照以下说明：

如一般的设备清单或设备维修保养记录等重要性较低的文件，在文件归档时可保留电子版的文档，待需要时再打印出来即可。电子文档录入完成后，原件可保留一定的时间，到保留期限后再做销毁。

设计图纸等重要的资料，除了录入电子版文档之外，原件也应做保留，并且是永久保留，以保证相关数据的正确性。

还有其他如上面所说的类型的资料，也可按上面的方法做相应的处理。

员工若想借阅相关档案资料，一般情况下可只允许借阅复印件，并约定到期归还。若一定要借阅原件，则需报请相关的高层领导审批，审批通过后方可借阅。

这样一来，可以大大降低纸质文档的保存数量，节约储存空间，降低对纸质文档的管理难度。对于电子版的档案资料由于在录入前便已经做好了相关的分类，因此，录入时只需录入到对应的文件夹下便可，事后调阅查询相应的资料也极为方便。

2.2为了提高重要档案资料的安全性，除了将原有的纸质文档电子化之外，也可采用现有的云技术，将重要的资料上传至云端服务器中，并做相应的加密处理。随着互联网科技的不断发展，云端技术这一新型储存技术已臻至成熟，其安全性已有足够保障。操作时，档案管理人员在处理重要电子版档案资料时除了储存至本地主机，保留原本的纸质文档外也须上传至云端服务器中，且可建立专人专责制度，由专人上传至云端服务器中，日常的不太重要的档案资料可由其他档案管理人员做归档，无需上传至云端。同时，严格控制登录云端的账号，尽量减少重要资料外泄的可能性。

2.3以上所说，都有信息科技时代科技产物的存在，这对档案管理人员的相关技能提出了较高的要求，并不只是做些简单的档案的归档，记录等工作，也要懂得一定的电脑操作技能和网络基础知识。因此，需要招募符合要求的员工或给原有的负责档案管理的员工培养新的技能，以便更好的适应并完成现有的档案管理工作。

信息科技时代，原有的办公形式也在发生着相应的改变，无纸化办公是大势所趋。对于档案管理而言也同样如此，即使是有部分极重要的档案资料为了保证数据的真实有效，需要保存纸质文档，其余大部分的资料均可做无纸化处理，这样既方便管理也可降低相应的成本，即使是在电力企业这种以国有企业为主的企业集群中也同样适用。

3. 结束语

综上所述，在现有的档案管理模式中，虽然是有引入相关信息科技作为对原有的档案管理模式的补充完善，但本质仍未摆脱原有的管理模式。而该模式也越来越无法适应企业的发展需要，因此亟需引入新的科技或理念来优化完善现有的档案管理模式。对于这一点可从提高无纸化比例，将绝大部分不太重要的文档资料做成电子版并储存进特定的电脑主机中或引入云储存技术，将较重要资料上传至云端。当然对于原有的纸质版的文档资料视重要程度，在保存上可做不同的处理。如重要性较低的档案资料可限定保存的期限，到期即可销毁。较为重要的资料文件可做永久保存处理。这样一来，便可大大提高档案管理的效率。当然，这一切都建立在档案管理人员拥有相应的技能来完成上面所说的处理，所以，需要企业管理层有先见性地对档案管理人员做相关的培训或招聘具有相关技能的人员。以上所言，便是在信息科技时代这个大背景及互联网浪潮不断深入各行各业的大环境之下，所提出的一些在这种新形势下的企业尤其是电力企业的档案管理模式的改进方向的思考及建议。

参考文献：

[1]李云霞.大数据时代电力档案管理创新的探索.电子世界.2020(20):70-71

[2]李春.企业档案管理的问题与策略.兰台内外.2020(35):16-18

[3]张静.数字化时代下企业档案管理工作开展策略.城建档案.2020(04):74-75