基建工程项目档案智能化管理

基建工程项目档案智能化管理

徐涛

国网寿光市供电公司 山东省寿光市 262700

摘要：基建项目工程资料是工程建设历程的重要组成部分，是项目实施的最终结果，不仅反映出项目管理的水平，更是今后使用、管理、维护、改建或扩建的真实依据，是一种不可再生的信息资源，同时也是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的可靠凭证。因此，建立、健全规范准确的基建工程档案是基建工程项目顺利完成的重要环节。鉴于此，文章主要针对基建工程项目档案智能化管理措施进行了分析，以供参考。

关键词：基建工程项目档案；智能化管理；控制措施

1导言

档案管理作为连接各个行业、领域的中介，在整个社会发展进程中发挥着重要的价值和功效，涉及社会领域的方方面面，通过对档案资料的完整记录来保存社会各领域的基本信息，实现对整个经济社会发展全过程的记录。当前，当前基础建设工程发展速度较快，人们也越来越重视基建工程的档案管理工作，而智能化档案管理已经逐渐成为必然发展趋势。因此，档案管理人员需要根据实际情况认真挑选数字化系统，保证其具备较为完善的功能，运用云计算、大数据、信息平台等，切实提高基建工程项目档案管理工作的效率。

2基建工程档案管理特点

2.1档案真实性、实时性

在进行档案管理的过程中，需要严格依照同步原则与工程进度相结合进行档案的同步管理，及时对档案资料进行更新，快速的对档案的记录内容进行完善，有效的将工程的真实情况反映出来，另外需要保证档案与建设施工的内容相互吻合，避免出现管理不符合实际施工等情况。

2.2项目参与方众多，标准多样

基建工程项目往往具有众多参建单位，工程的勘察、施工图纸设计、工程监理、工程施工都会各自产生相应的工程相关文件，不同单位管理模式各异，资料整理收集标准不尽相同，且基建工程项目一般建设周期较长，期间相应负责人员的更替，人员业务水平参差不齐，增加资料管理难度。

2.3内容繁杂

基建工程项目涉及多个系统、单位、部门、专业，建设档案资料的形成跨度长，内容庞大、繁杂。按照项目工程建设的阶段划分，基建工程档案可分几个部分：项目前期文件。主要包括：项目立项、审批、招投标、勘察、设计等形成的文件、报告、图纸等；项目监理文件。主要包括：单位在施工监理过程中形成的包括监理合同、监理大纲、实施细则、月报、通知单、工程质量评估报告、工作总结、旁站记录等资料；项目施工文件。项目施工过程中形成的开工、竣工报告、施工计划、组织设计、材料质保文件、工程质量评定文件、公车工程验收记录、图纸会审变更记录等资料；项目竣工文件。项目竣工后施工单位按照工程实际情况给编制的竣工图纸。主要包括建筑竣工图、结构、给排水、电气、采暖通风竣工图等）；项目验收文件。项目竣工后、试运行中及项目竣工验收时形成的文件材料。包括工程竣工总结、竣工验收报告、行政主管部门验收意见书、工程竣工验收备案表、决算文件、财务审计请示、审批材料等。

3基建工程档案管理工作中存在的不足与问题

3.1基建工程档案管理工作尚未得到足够重视

当前很多企业在进行基建档案管理方面出现的主要问题在于重建设、轻档案，没有对基建档案的建设进行重视，造成档案管理过程中从理念到模式都处于滞后的状态，没有有效的对档案信息进行收集，整理的效率不高，对档案的查阅和利用产生了一定的影响，导致基建工程档案管理的水平无法有效提升。与此同时，相关档案管理人员思想工作不到位，缺乏工作的主动性和积极性，无法对工作进行有效落实，也对档案处理的准确性和及时性产生了一定的影响。档案管理人员出现流动性较大而且不稳定的问题、无法对管理职责进行有效落实也对档案管理人员与参建主体之间的交流产生了较大影响。档案收集时，无法保证档案的清晰流向，整理效率不高，档案的整理工作往往滞后于工程实践，导致档案开发和利用的有序展开产生了影响。

3.2专业知识缺乏、整理手段落后

工程项目档案管理是一项复杂的工作，需要同时具备专业的管理知识及相应的工程建设知识。在实际的工程项目进行过程中，工程建设人员注重工程实体建设进度，不重视、不参与、不负责相关材料整理，资料档案管理人员缺乏工程实施经验，且未参与具体的工程设计、实施与监理，对于档案、资料的整理，只限于被动地接收，进行简单的收集、分类，不能实现资料的验收、核对与校正，造成档案管理的混乱与错漏。

3.3基建工程档案编制工作被忽视，制约档案查阅与使用

在基建档案管理的过程中，档案编制是确保档案管理的重要基础，然而当前很多企业在编制档案方面缺乏积极性和主动性，没有科学的对档案进行分类再装订和整理方面随意性较大，对档案的查阅和使用也是较为不利的，无法保证档案的成套性和系统性建设，导致档案编制水平被拉低。

4基建工程项目档案智能化管理

4.1加强档案管理与动态同步

调整动态档案管理的方法，做到档案管理与动态同步，注重档案管理的服务。从项目建设的动态性来看，虽然给档案管理带来了很大的困难，但也带了一定的机遇。档案管理的过程中，必须要时刻关注内、外部变化，及时调整管理思路和管理对角，实现档案管理与动态同步。要加强档案管理专业人员的培养与吸收，使工作人员能够从专业的角度进行重点项目档案管理。要强调施工资料的追踪和收集，根据每个项目的设计、施工环境与施工建设中的变化，以及项目验收的最终结果进行科学管理，确保归档资料的完整、系统。

4.2积极的开展档案管理信息化建设工作

21世纪以来，信息技术逐步融入到人们生产生活的各个环节，需要逐步进行信息化与档案管理的结合，转变原有档案管理的思路，引入信息化机制，加强信息化建设，首先需要对网络环境进行强化，建立起完善的计算机网络平台，将档案管理系统引入操作系统，并且进行数据的更新，及时进行软硬件的完善，逐一解决档案管理过程中出现的问题，加强网络平台的建设，与此同时还需要积极组织队伍加强档案管理信息化的培训工作，保证它们能够有效的使用档案信息系统。

4.3加强档案的收集整理力度

加强档案的收集、整理工作，是当前建设档案管理工作的重点。要根据工程的性质、运用的经济手段、施工进程，掌握档案的整理归档时间，确保档案资料收集过程的有序进行和完善性。档案材料的整理过程中要按类别进行细致整理，不仅要注明建设单位、材料来源、设计单位、施工单位等相关情况，责任分工、建设资料，数据对比等方面，对于可以存在的技术人员流动，资料的动态变化都要如实登记，确保资料的完整性和可使用性。

4.4保障系统的硬件设施完善

先进的技术需要先进的设备才能保证工作的顺利进行。因此，基建工程项目智能化档案管理工作的顺利进行，需要根据实际情况结合当前的设备和技术成果，对系统设备和技术进行优化改进、优化和提升。为基建工程项目智能化档案管理工作的顺利开展做好保障。除了硬件设备如数据扫描仪等之外，还要创建相关的信息管理系统、检索系统和存储系统等。使档案管理实现网格化，保证智能化档案管理的效率和质量。

5结束语

总之，在新时期一定要重视加强基建工程文件档案的管理工作，重视档案管理的专业化和信息化，合理的使用先进的科学技术，让档案管理水平提高，并探索一种工程项目档案规范化（标准化）、信息化、专业化的管理方法，该方法容易实现，操作方便、简单可行。

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