国企档案管理多全宗管理模式的应用研究

刘倩华

中国水电工程顾问集团有限公司 北京市 100101

摘 要：随着国家经济的飞速发展，我们也迎来了大数据时代，企业也越来越重视信息，越来越重视档案信息化的发展。为满足企业集团及下属单位不同全宗设置实体分类的需要，实现在企业档案管理信息系统中集中存储、集中应用的多全宗管理模式也愈加凸显，多全宗管理模式进一步规范化，对企业档案管理信息系统的体系管理起到重要作用。

关键词：企业管理；档案管理；全宗管理；档案管理信息系统；大集团企业；档案管理体系；对策。

引言

文章阐述了多全宗管理模式在国有企业档案管理信息系统中应用的必要性，分析了现行企业档案系统管理中存在的问题，论述了国有企业档案管理系统中多全宗管理应用对策，给出了档案管理系统多全宗档案管理模式的整体结构图。对档案管理的制度和档案人员的培养方面进一步改进提出了建议。

企业档案是是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。实现档案管理现代化、充分挖掘和利用档案信息，从“事依附于人”到“人依附于事”的充分转变。因此企业档案管理信息系统以顶层设计，泛档案观，开放档案信息系统JOAISI参考模型，电子文件生命周期理论为设计思想，实现对档案九个环节的全面管理来完成档案系统的搭建。为满足国有企业集团及下属单位不同全宗设置实体分类的需要，实现在企业档案管理系统中集中存储、集中应用采取多全宗管理的模式开展管理工作。

1. 多全宗管理模式

多全宗管理模式是大集团企业可对纳入管理的每一个立档单位建立全宗单位，支持多全宗群管理，每个单位的全宗有唯一的全宗号和全宗名称。多全宗管理模式，是为满足集团及下属单位不同全宗设置实体分类的需要，实现集中存储、集中应用的多全宗管理模式，充分发挥多全宗档案管理人员的主动性、积极性、创造性,对档案进行科学管理,使多全宗档案管理实现系统化、定量化、信息化、智力化,有效地为国家建设服务。

2. 企业档案管理系统中多全宗管理的必要性

按全宗整理档案,能够揭示档案内容的实质,从而正确评价档案的价值,为档案的提供利用奠定了科学基础。在档案管理的全过程中,要以全宗为基本单位进行分类、编目、鉴定、统计等管理工作,避免造成某种不必要的混乱发生。按全宗管理档案,是档案管理区别于管理类档案及其他不同业态的项目档案管理的重要特点之一。同一全宗的档案不能分散,不同全宗的档案不能混淆,应该按照档案的来源把全宗内已被分散的各部分档案集中起来,从而维护全宗的完整性以及挖掘全宗内档案作用的潜力。

3. 现行企业档案系统管理中存在的问题

如图所示在企业档案系统管理中存在的问题，已经成为企业档案管理发展的难点，如何解决这些问题，是摆在企业档案管理者面前的不容回避的问题。

4. 国有企业档案管理系统中多全宗管理的应用对策

   1. 提高认识，切实加强对国有企业档案系统的整体规划、合理搭建工作

国有企业往往具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。从档案工作的角度，对于总部而言不仅要把总部的档案管理好，还要组织好整个集团企业的档案工作，实现档案数据的共享和充分利用。因此，集团公司共同集中使用总部一个档案管理系统，分（子）公司以开通多全宗方式分部管理各全宗下档案。即：部署在总部建设完成的数字档案管理系统，开通若干全宗和账号，将开通的全宗对应分配给下属分（子）公司即可。整个公司所有用户的访问，所有的请求都统一转发、统一处理，所有的数据都统一存储。如图集团总部开通账号，分支机构通过网络访问总部档案管理系统

集中部署既满足企业的现行业务模式，又兼顾未来的业务发展。完全满足现行业务需求，未来业务中考虑公司合并、重组、注销等融合，在系统中重新设置权限，就可以将业务融合，并且充分支持业务的统一管理、集中管控、知识共享，为核心资源的收集、保管和利用提供了技术上的支撑。最明显的优点则是，集中部署成本较低，分（子）公司不用考虑软硬件费用，通过专网即可访问总部档案管理系统，避免了硬件的铺张浪费。

1. 2. 梳理企业档案管理系统的架构体系，建立科学的档案全宗系统

档案管理系统在大集团企业以全宗模式管理，又称为企业数字档案馆（室）建设。企业数字档案馆建设内容框架，紧紧围绕档案工作目标，做好五个基础性工作，建成三个体系，从而最终来支撑企业的战略目标。将基于该内容框架，协助客户建立起完整体系。

1. 3. 建立健全企业档案管理的规章制度和实施规范

建立健全企业档案管理规章制度是企业档案系统管理的前提，多全宗管理单位必须认真执行各项管理制度、实施规范、归档工作程序等，从而建立起企业档案管理的法治秩序。企业需要根据自身发展的需要和当前条件选择合适的、有一定程序的规范性的档案管理模式，并且随着公司的发展不断进行调整，以避免“游击作风”、“东调西改”“拆东墙补西墙”乱打一气。

企业管理类档案、各业态下项目建设档案的管理，有着很强的现实意义。公司历年来各项管理决策、决定，项目执行情况数据资料都十分重要，详细记录了相关项目建设各方面数据，是风电、水电、光伏、光热等新能源工作的科学依据。与后期顺利运行和企业正常发展有着十分密切的关系。

1. 4. 提高企业档案管理人员的综合素质

配置适岗人才，优化人才结构。企业通过内、外部招聘具有更高专业能力和专业素质的档案管理人员，并对员工进行有效的激励，对档案员工队伍进行优化，进而达到提高企业效益的目的。

总而言之，大企业中科学技术的不断进步，档案工作也日益被重视，而档案管理数字化发展已是必然趋势，电力行业新能源企业档案管理系统的建设、发展到数字化企业档案馆（室）近年来将呼之欲出，全宗管理应用于企业档案管理系统中越显重要，其地位和作用及目前所遇到的问题和分析改进的措施等亦越来越处在档案工作改革的风口浪尖上。多全宗管理模式对企业档案管理信息系统的体系管理起到重要作用其地位和作用对档案管理系统有着极为重要的意义。

参考文献：

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[4] 蔡盈芳，企业数字档案馆建设理论与实践[M].北京：电子工业出版社，2018

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