档案馆员的素质与档案管理思路

档案馆员的素质与档案管理思路

王长亮

山东省东明县退役军人事务局

◆摘  要：事业单位的档案管理在开展其他工作的基础上，让事业单位的资金和其他相关工作得到有效利用，是一种对后续工作的支持。就当下的情况而言，我国事业单位的档案管理工作还存在一定的问题，主要表现为档案馆员素质较低，不能适应新时代的档案管理需求，需要单位及时采取有效措施提升馆员素质，全方位加强单位档案管理工作。

◆关键词：事业单位;档案馆员;素质;档案管理思路

事业单位档案管理主要是对单位人员的履历和相关的工作表现进行记录，不管是对于单位人员的工作调整，还是人员的晋升，都起着重大的作用。就事业单位而言，档案管理作为人事部门的主要工作内容，对人员的任职有着巨大的意义，因此，事业单位要加强档案管理的重要性，注重馆员的素质培训，并完善相应的单位体制和档案管理制度，全面提升事业单位档案管理水平。

一、事业单位档案管理中存在的问题

1.档案人员对于业务的操作不够熟练，档案管理制度的落实较差。近些年来由于事业单位人事制度的变革，导致其中的档案管理人员频繁调动，再加上没有相应的培训，使得档案管理人员对于业务的操作流程不够熟悉，很难胜任当下的档案管理工作，而在转出、转入以及工资发布等情况中没有按照手续办事，且存在一定的档案密封性较差以及档案造假的情况，这对档案的真实性和隐私性造成了较大的影响。

2.管理不够规范，档案的管理意识有待提升。事业单位档案管理人员没有严格遵守“人事档案管理材料收集归档规定”办事，且一些管理部门缺乏具体的实施细则，就算有相关规则，也不过是流于形式，档案人员只是充当档案的保管员。此外，一些人员对于档案管理意识不足也是一大问题，对于相关档案材料没有及时收集和归档，导致其中部分档案出现丢失或者损坏，较为显著的就是学历材料以及入党资料的丢失。而在档案的记录当中，存在填写格式不规范，填写内容过于随意以及审核标准不准确等，这就直接导致档案的管理工作不够严格和细致，存在一定的客观随意性，不利于向上层单位提供第一手资料。

3.档案管理较为分散。首先是由于近几年来事业单位的机构改革导致出现的人员档案管理较为分散，比如在党办相关的干部档案、人事部门的在职人员档案以及退休人员的档案管理，这些管理只是停留在不丢失的状况。其次是管理档案的硬件设备不够完善，设施的配置不到位，到不到相关规定标准，管理手段和管理设备都还停留在一个较为落后的水平。且部分事业单位人事档案的量较少，使得其在选择档案管理设备时较为随意，多数采用因地制宜的存储原则，还在采用原始的手工操作，不仅现代化水平较低，还使得在档案查询或者管理当中十分繁琐，极大的增加了工作量。

二、档案馆员的素质与档案管理思路

1.馆员要具备一定的政治敏感度。事业单位档案人员要遵守相关规定，实事求是的对档案进行严格把关，不断提升档案的真实性以及价值。一位合格的档案管理人员要具备一定的政治敏感度，然后是具备较高的责任意识，要对每一位人员的资料进行严格鉴别，防止其中混入弄虚作假的文件进入，保证人事档案的准确性和真实性。

2.规范管理制度。规范管理制度首先需要完善相关的基础硬件设备，注重硬件等方面基础设备的完善，这是保证档案完整的前提条件，加大硬件方面的投入力度。根据“干部档案工作条例”中的规定，要建立出一个坚固的、防水防火的专用档案库，档案库中要按照每20平米一千卷的规格进行资料的摆放，其中还要配置灭火器等工具，这是管理条例的明文规定，需要将档案进行统一集中管理，做到档案的放置、档案的查閱以及办公进行分开管理，将管理库中的防火防潮以及防蛀等工作做到位。此外，档案房内还有必要配置计算机或者打印机等办公设备，并在此基础上解决办公室拥挤或者资金投入不到位等方面的问题，防止出现多部门多人员监管，却每一个人都不管的情况出现，管理的错位或者交叉也会极大的影响到档案管理质量和效率。其次是注重管理制度的建设，档案管理部门需要建立一个档案归档整理、人员职责以及检查核对制度，并将这些制度落实到实处，做到“四不查”、“四不借”和“三不转”。何为四不查，即没有依据相关报表不查，不在本单位的范围内不查，不是正式党员干部不查，没有相关的审批手续或者手续不全不查。

3.加强馆员管理意识。档案管理专职人员一定要具备管理经验或者专业知识。首先，单位需要大力进行对档案管理工作的宣传，提升全体管理人员对档案的管理的认识，让其意思到档案管理的重要性。其次就是设备的现代化，当今时代是信息时代，各种信息手段和管理方式层出不穷，这就需要管理部门引进先进的管理手段，让馆员具备一定的计算机操作能力，让其能够胜任现代化管理工作的需要，此外，还可以通过培训的方式不断提升馆员的管理素质和专业水平，保证其岗位的稳定性。

4.注重人事管理的现代化和信息化。随着当今社会的快速发展，利用计算机和信息网络进行档案管理是时代变化的必然趋势，同时也是实现档案管理现代化必然经历的道路。首先，管理部门可以利用扫描仪或者计算机的现代技术，将档案以数字信息的方式输入到计算机当中，将纸质文字、图片上的信息全面转化为数字信息，实现纸质档案和数字档案的并存。其次就是对管理档案的信息管理系统进行完善，建立出一个巨大的数据库，采用相关的管理软件进行档案目录的编制，这不仅极大了档案的管理效率，还有利于档案信息的检索，对提升档案信息的实效性有重大意义。

三、总结

总之，新时代给事业单位档案管理带来了一定的机遇，同时也带来了较大的挑战，需要档案管理部门抓住这些机遇，从制度改革出发，对管理人员进行观念上的更新，再利用培训的方式培养馆员的综合素质，根据当下档案管理工作的发展趋势，积极采取相关措施，进而全面提升档案管理的实效性。

参考文献

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[2]武晋梅.关于新时期事业单位档案管理创新思路的思考[J].青年与社会，2020（17）：126-127.

[3]姜卉.事业单位档案管理集成化建设思路研究[J].黑龙江档案，2020（03）：96.