学校档案管理的规范创新与信息化建设

学校档案管理的规范创新与信息化建设

张骞

山东医药技师学院

摘要：信息化科技水平的快速提升促使各行各业发生了翻天覆地的变化，而科技化办公在社会上的快速普及使得计算机应用已成为学校档案管理工作的主要手段，如何在现阶段情况下强化档案管理体系建设将信息化和创新机制融入其中，这也成为当前中职学校档案管理工作的主要发展趋势。基于此，要深入分析信息化档案管理在中职学校档案创新建设中的积极意义并提出有效建设措施，旨在进一步落实高校的信息化建设，依照要求强化档案管理创新流程，实现中职院校档案管理的高效性。

关键词：档案管理；规范创新；信息化建设

引言

在学校中，档案是将学生本学期以及整个学习生涯完整记录的基本载体，在档案中包括德智体美各个方面，记录了学生的日常表现在学习过程中的优异表现以及其他行为记录将点滴通过文字记录下来并保存于档案中，对于日后的工作学习来说有着不可忽略的重要作用。时代的快速发展促使科技水平不断提高，用文字记录的档案仍会存在一定弊端，容易造成文档丢失和漏损等，因此档案管理工作需要与时代步伐并齐，开展档案管理规范创新和信息化建设工作，将信息化建设应用于其中。

1学校档案信息化建设的积极意义

首先，在学校中进行信息化建设是当前社会发展的根本需求。社会科技的快速发展促使信息化在人们日常生活中的应用力度越来越大，人们的生产生活方式都因为信息化水平的不断提高发生了翻天覆地的变化。档案是记载人类历史文明进程以及承载信息特质的基本载体，传统的人工档案记录模式已经无法满足现阶段人们对于档案信息的实际需求，开始逐渐朝向数字化方向发展，这意味着在学校中要进行档案管理模式创新能够确保档案管理工作适应时代发展步伐。其次，数字化校园建设能够满足学校档案信息化建设的基本需求。办公自动化发展促使数字化校园建设逐步完善，在学校中已经建立起了校园网以及办公自动化系统，这意味着信息化已逐渐深入到了学校的各个方面，比如教学、研究、管理等，档案信息化已成为学校档案工作发展的核心趋势，这已经成为不可扭转的事实。最后，档案管理以及服务水平的提升是学校进行信息化档案建设的根本因素。在现阶段信息化浪潮下，档案收集、整理以及利用模式会发生翻天覆地的变化，档案管理工作人员将从原先的档案直接整理者转变为资料审核者，在一定程度上减少了员工工作量，使得大家形成利用周期大大缩短，进一步提升档案管理水平，而信息化程度的有效加深能够提高档案管理工作人员的个人服务能力以及工作水平，进一步拓展档案工作的服务领域。

2学校档案创新规范以及信息化建设途径

2.1加大档案管理信息化基础设施建设力度

在学校档案管理工作中大多是以传统的人工管理方式，然而这样的管理方式不匹配现阶段的时代发展需求，在手工档案管理工作中大多应用落后的技术设备，若想进行档案管理信息化建设需要先进的硬件以及软件设备，若不具备这些基础设施条件则信息化建设也就无从谈起。现阶段部分学校都拥有先进的基础设备，然而却大多应用于教学工作上忽略了档案管理工作的重要性，导致资源设施建设被浪费，因此要加强基础设施以及档案管理工作资源配置建设。首先，要加大基础设施建设力度，投入更多资金。一般情况下部分学校档案管理信息化建设离不开路由器、服务器、储存器以及计算机安全系统等基础设施，这其中最为重要的便是计算机网络。计算机网络是保障档案管理信息化建设的基本，必须拥有先进的计算机网络才有可能实现档案信息的共享，建立起统一的信息网络结构，在最大程度上将档案信息的积极作用充分发挥出来，这意味着学校要从自身实际情况出发，进行统筹规划，不断与外交网络进行高频联系，也可与其他校园进行联网，从而进一步丰富档案管理网站内容，增加信息服务量。要积极购入与现阶段档案管理工作需求相匹配的高端设施，例如扫描仪和储存器等，并建立在当前学校所在省市的教育网络平台基础上与各个学校档案管理网站进行互联，从而满足进行快速检索的需求。其次，要不断加强资源配置建设，资源配置建设是指向学校档案管理相关资源进行有效优化配置，例如电子文档管理档案查询，这意味着档案管理部门需做好带头作用，优化各类电子文件的储存工作，严谨进行整理、收录等各项管理工作，确保电子文档的完整性。同时，要加强学校内部各职能部门电子文档管理意识，使电子文档管理的重要性深入人心，这一工作可通过开展讲座办培训班等方式进行，不断提高各个部门人员使用信息化手段对电子文档进行规范化、创新化、科学化管理的能力，为学校实现档案信息化建设夯实基础。

2.2加快学校档案管理信息化建设进程

落实档案管理现代化的根本目的是在于进一步开发档案信息资源，从而实现学校档案信息的全面、快捷且准确的服务，将档案信息资源共享的目的充分实现，从而进一步满足逐渐增长对信息资源的需求。为进一步达到这一目的，便需要在管理方式上实现现代化。现代化技术实现技术的广泛应用下，表明档案管理方式必须做出相应的改革，而传统的纸质档案的管理当时建立在手工操作的基础之上，对于现代电子档案、声像档案的管理，则必须跟随计算机技术、声像技术以及网络技术的迅猛发展的新形式，需要更新长期形成的传统管理理念和方式。对于档案要采用现代化原理并应用现代化的技术进行管理。现代化管理中存在着些许与旧管理不同的工作程序，表现在计算机技术的广泛应用之中，办公自动化的迅速发展，网络的不断延伸和进一步拓展，电子文件的真实性、可靠性和安全性；各种多媒体在热门生活中的应用使得对档案的管理方式、技术规范化和标准化的要求不断提高。其次，按照现代化的思路进行高效档案处理工作，这主要体现在利用现代化设备和先进技术、实施科学的管理体制和管理方法上。

2.3提高档案管理团队整体水平

随着信息化水平的不断提高，这一技术在当前人们的日常生活中已不可缺少的一部分，为人们带来了更加便利的工作方式和生活模式，因此档案管理者需紧跟时代发展步伐，利用信息化进行档案建设。在档案管理过程中需使用科学有效的管理方法，具有实际操作能力和创新能力，熟练操作档案管理系统，确保自身成为合格的专业化创新技术管理人员。而档案管理工作者需在提升操作技能水平的同时注意利用信息化技术，建立起长远的信息化建设目标，促使档案管理工作人员在实际工作过程中不断提升软硬件两方面能力，掌握档案管理领域先进的硬件设施，不断提高个人专业水平以及综合素养，使其快捷掌握管理软件技术，进一步优化档案管理处理方式，提高档案管理处理效果。除此之外，工作人员还需接受匹配当前发展形势的全新理念，例如信息化意识、科技意识等，从而形成有效的创新工作观念。

结语

档案管理工作信息化是现阶段全新教育背景下的必然趋势，同时也是加强学校信息化科学化建设的关键内容。学校电子档案信息化建设以及创新规范工作需投入更多时间精力和资金，提高基础设施建设水平，将其视作为一项严谨的浩大工程，强调档案管理工作的正确性，利用现代信息技术推动学校档案工作质量水平不断提高。

参考文献

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[2] 王敏.浅析信息化时代的学校档案管理工作[J]. 中国管理信息化. 2018(20)

[3] 何青.学校档案信息化管理中的问题和对策探析[J]. 文化创新比较研究. 2018(19)

[4] 徐悦隽.如何创新信息化时代的学校档案管理工作[J]. 办公室业务. 2018(08)

作者简介：张骞（1984.10.22）籍贯：山东泰安，女，最高学历：本科。