关于发票报销风险防范

关于发票报销风险防范

许尹娜

河南教育报刊社

摘要：本文阐述了电子发票对中小企业的影响，在此基础上也进一步说明了电子发票的风险，提出了一些有用分防范电子发票风险的措施，同时结合实际，对成本效益进行综合考量，制定更为全面、详细的风险规避方案。

关键词：电子发票;报销风险;防范策略

中图分类号：G210.7 文献标识码：A 文章编号：20200898846

一、引言

电子技术的发展与在传统行业中的不断渗透，让电子发票 的普及范围不断扩展，虽然给工作的落实带来了很多益处，但是也存在一定的风险，如何防范重复报销成为企业财务人员面临的难题。

二、电子发票对中小企业会计的影响

1.有效控制发票风险

发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取用以记录经济业务活动的收付款凭证书面证明，是会计日常工作接触最多的凭证，电子发票的应用，使企业入账的发票直接来源于税务机关电子发票平台，企业随时可登录服务平台查询、下载已加盖电子签章的发票信息。电子发票方便快捷、采取了数字签名、加密防伪等安全技术手段，有效遏制了虚假发票，而且对于受票方来说，无需财务人员人工识别，通过互联网查询、验证发票信息，避免了发票审核出错；降低了收到虚假发票的风险。

2.促使财务人员转型管理会计

电子发票的推行将对企业会计程序产生深远影响。电子发票的使用使企业财务工作由纸质化向无纸化转变，发票实现无纸化， 发票作废与红字发票开具更简便易行，既避免了消费者因丢失纸质发票产生退货或者售后维修的纠纷又提升了企业财务工作效率。电子发票对接企业财务管理软件后，企业可直接从发票中提取信息自动生成记账凭证及各种总账、明细账及报表，传统会计核算中原始凭证的整理、粘贴及记账凭证的填制、记账等工作不需要再由财务人员人工操作，财务人员的工作量大大减轻，也减少了财务工作中人为失误，有利于提供企业的财务工作效率。从而使会计工作的重心从强调会计核算向服务于企业管理决策转移，为管理会计的发展带来了新的机遇。

三、电子发票的风险

（一）重复报销

事业单位的财务部门工作人员需及时对发票进行审核，核对上面的代码、号码、日期、金额等信息是否与记录一致，此项工作需要得到重视，因为发票虽小，但是上面的信息非常重要，稍有不慎就可能给单位的管理与运行带来阻碍，甚至给岗位职责人员带来从业风险。电子发票一般会被保存在税务云端，收票人需要自行登录相关系统，进行信息下载打印，保存在云端上的信息可以无限次查看与打印，同时不需加盖印章，这些环节给发票的报销、税务管理等工作带来了便利，缩减了工作需要执行的步骤。

但缺点是电子发票的真伪辨别方面难度较大，增加了监管的难度，很可能会给手工处理报销埋下重复报销的风险，需要岗位职责人员注意。同时一旦出现问题，没有被及时发现，那么后续产生的影响将会随着时间的推移逐渐增大，范围也越来越广泛。

（二）篡改发票信息电子发票

因为所有的环节都在电子系统上完成，同时电子系统具备开放性，凡是可以登录系统不的人员都可以对信息进行操作，同时可以篡改信息的软件很多，PDF 格式文件的修改软件也较多，不怀好意的人可以直接进入到系统进行信息篡改，如发票的金额、发票代码、如期、金额等，这些步骤很可能出现问题，同时如果不修改发票代码的话，是很难识别的，因此财务人员在实际工作中需要承担较大的风险，工作压力也随之增加。

四、风险防范措施

（一）记录好电子发票的登记台账

因为电子发票在出具过程中可能存在被恶意篡改、重复报销的问题，因此为规避这种风险，很多事业单位会人为增加电子发票的报销步骤，人工去税务局网站逐一验证，防止抬头、单据金额等方面出现问题，同时还要对已经入账的会计资料进行对比，

查验信息。通常情况下，工作落实步骤会参照《电子发票登记台账》规定，财务部门也会进行 Excel 表格建立，对台账进行登记。报销发票时，需要与之前录好的电子发票进行对比，检查是否存在重复问题，登录国税局的查验平台，对发票上的代码、号码、日期、金额等进行信息录入，要保证不出现错误，以免后期处理步骤无法高效进行。而后再将报销的电子发票进行信息录入，时间、金额、内容、经手人姓名等都要填写准确。这些步骤经过的流程较多，步骤复杂，因此财务工作人员需要承担巨大的工作量， 同时在工作落实过程中，还需要保证不出现漏记情况。对发票的内容真实性进行检查时，最好使用 Excel，严格按照步骤流程进行信息输入，防止出现问题。

（二）配合使用《防范电子发票重复报销》软件

事业单位在对电子发票进行信息核实时，可以利用第三方软件，可以借助 saas，保证发票管理服务质量水平。同时，如果事业单位所在地区经济发展较为落后，基础设施建设水平并未达到相应标准，可以使用“发票小助手”、微信发票查重小程序等第三方软件，保证电子发票的信息采集工作的高效落实。同时及时对系统查询进行对比，可以设置电子发票查重自助系统，可以对发票重复报账等问题的出现进行自动识别，并进行提醒，保证工作效率的同时，还可解放人力。

（三）建立健全报销制度

设立完善的报销制度，可以让报销人员申请开发票的过程中得到保护，可以直接进行电子发票报销，不经过纸质发票。同时可以借助 erp 系统，直接将电子发票的链接传送到财务处理部分， 经办人员需要承担相关收取与打印职责，并在台账上进行发票号码的记录，及时对打印、报销的日期进行信息标记。而后指定岗位职责人员会在财务部门领取发票，直接粘贴报销凭证，而后对其进行台账登记处理。《电子发票报销台账》的应用，缩减了财务部门的实际工作量，也间接减少了报销环节占用的时间。同时， 工作人员可以对电子发票的报销时限进行界定，要求经办部门在规定时间内完成相关工作，如相关审核操作等。会计人员需要加盖“发票重无误”印戳，并及时登记，维护电子发票的唯一性。具体的报销时限，查重操作落实好后，视实际情况而定。同时事业单位的基层人员如果有发票需要报销，可以在月底进行发票上交，工作人员需要在两个月内处理完毕，防止出现滞留票。

（四）提升信息安全建设水平

电子发票因为不以纸质媒介作为信息载体，因此数据在云端、服务器、信息系统上进行处理时，会存在较大的网络风险， 同时还会受到系统存储的风险影响。因此，事业单位的工作人员必须要对电子发票的信息进行更为全面的措施保障，加大信息技术与相关硬件层面的投入，人员综合技术水平要达到相关标准， 可以熟练使用发票信息处理软件，保证工作落实的有效性，如果出现问题，可以在第一时间反应，并配合相关补救操作。电子发票的管理工作水平提升受到单位规模、内部控制体系设立、人员素质等因素的制约，单位必须要及时结合规模与运行模式实际进行电子发票报销制度的设立，降低财务风险。

五、总结语

如果想要给予电子发票报销最完善的保护，不可单凭发票审核人员的主观记忆、判断，必须要结合事业单位的财务会计电子信息化水平，同时结合实际，对成本效益进行综合考量，制定更为全面、详细的风险规避方案。

参考文献：

[1] 田 仁 慧 . 电 子 发 票 报 销 的 风 险 防 范 与 控 制 [J]. 纳税,2019,13(34):209