如何做好新时期机关事业单位干部人事档案管理工作

如何做好新时期机关事业单位干部人事档案管理工作

杨洋

南京市特种设备安全监督检验研究院 江苏省南京市 210019

摘要：人事档案是记录一个人各方面情况的基本资料，它起着凭证的作用。机关事业单位的干部人事档案更是有着重要的作用，它不仅可以作为干部的选拔与任用考核材料，更是作为检验干部思想的第一手资料。可以说，做好了机关事业单位干部的人事档案管理工作，就是做好了机关事业单位人员管理的第一步。本文从当前相关机关事业单位内的干部人事档案的基本情况出发，在新时期的大背景之下，提出一些建设性意见。

关键词：新时期；机关事业单位；干部人事档案

引言：

在新时期的大背景之下，机关事业单位干部的人事档案管理关系到机关事业单位整体的平稳、有序运行。人事档案管理有着悠久的历史，有着一套相对完善的管理机制，但是在当下，却仍然存在着一些不容忽视的问题，比如说，体制机制逐渐老旧，不适应新时代的新要求；从业人员意识淡薄，缺乏职业道德等等。凡此种种，无一不在制约着干部人事档案管理的发展，如何在新时代的背景下做好人事档案的管理工作理应成为探讨的主题。

一、筑牢制度基础，提供制度保障

干部人事档案改革不断推进，在管理方面取得了很大的进展，但不容忽视的是，当前仍存在部分制度相对陈旧，无法适应于当下环境的严峻问题。筑牢干部人事档案管理的制度基础迫在眉睫，如果没有科学合理的制度作为保障，管理工作势必成为无头苍蝇，最终会导致管理工作的混乱，从而会损害一个机关事业单位整体工作的正常展开^[1]。首先，需要理清现有制度。当下存在着各种各样的制度，不同的单位对此有着不同的规定，但是这种多样化的制度导致各单位在交流的过程中不畅，并且部分单位的制度体系过于老旧，早已不适应时代发展的要求。理清现有制度，需要各单位核实单位内部各项规定，系统的整理现有的管理习惯，将规定与习惯进行比对，确定在实际的管理中真正发挥作用的是哪些制度。其次，对于有明显空缺的方面，需要迅速做出应对。要及时与其他先进单位进行交流沟通，吸取他人的先进经验，在结合本单位实际的基础上构建适合于本单位的管理制度体系。并在日常的管理工作中进行试运行，在工作中发现新制度的问题，改正新制度存在的问题。最后，完善各项制度，细化方方面面的内容。只有详细的制度才能够更好为人员所理解、所执行，如果只是宽泛化的描述，管理人员无法准确领悟制度要求。将管理内容分门别类的进行规定，而不是将各类内容杂糅在一起，这样会导致管理人员思维的混乱，从而在处理问题时，不能第一时间快速查找到制度的规定。

二、借助信息化手段，提供技术支持

当今时代，大数据、云计算等新生代技术层出不穷，干部人事档案的管理工作自然也要与时俱进，吸纳新时代的新技术，只有这样，才能够把握时代的脉搏，契合时代对于干部人事档案管理的新要求。首先，构建档案信息化系统，打造数据库^[2]。将干部的人事档案通过现代化的技术进行扫描处理，形成电子版本的人事档案，将电子版本的人事档案存入单位的计算机系统，并根据干部所属具体部门的不同，将档案归于不同的子文件夹中。通过这种方式，可以实现动态化管理，在需要调取相关档案时，能够第一时间调取。其次，对干部的人事档案实行层次管理^[3]。人事档案是干部的凭证，各个单位对此自然多加关心，自然也就会在有重大问题时查看干部的人事档案，但是干部的人事档案却不能随意交于本单位之外的其他单位管理与查看，但时代却要求单位之间的档案信息交流。在这种情况下，可以根据单位内部级别的不同，给予不同的使用权和决定权。以便单位既能够保证档案的安全，又能够提高整体的工作效率。最后，吸收技术人员进入人事档案的管理工作。各单位内部目前的管理人员大多是专业的管理人才出身，并不具备信息化方面的专业知识，而信息化却是大势所趋，因此，吸收掌握新技术的人员进入管理队伍是不可避免的。

三、关注管理人员，提供人员支持

干部人事档案的管理不仅需要先进制度和信息化手段的支撑，也更加需要管理人员的保驾护航。如果只有先进的制度和最新的信息化技术，却没有管理人员来实行，再好的制度和技术也只能成为摆设，并不能够发挥出它们的作用。当下，部分单位内管理人员意识淡薄，认为人事档案管理无关紧要，只要将其准确归档、准确调档即可，如此简单重复的工作并不具有什么技术含量，但是事实却远非如此。人事档案管理记录着干部的阅历，单位不可能按照干部的脚步重新走一遍，只能从档案中获取信息，因此档案信息的重要性不言而喻，管理人员作为信息的管理者，如果只是将其视为简单重复的工作，只能体现出领导者重视程度的缺失与管理人员职业素质的缺失^[4]。提高领导者的重视程度，需要让领导者认识到干部人事档案的重要性，定期召集单位内人事档案管理部门的领导开会，在会议上传达人事档案管理的精神，潜移默化的提升领导者的重视程度。档案管理工作不能缺少领导者的重视，也不能缺少每一位管理人员的努力。在部门内部定期开展档案管理的培训工作，传授给他们管理档案的必要技能与技巧，从而提升管理人员档案管理的能力。在日常的工作当中，领导要多加关注每位管理人员的工作态度，对于不重视档案管理工作的员工，要及时指出他的问题所在，并与他进行单独的沟通，逐步提升他的思想认识。

四、结束语

机关事业单位承载着独特的社会任务，一个机关事业单位能否发挥作用关系着整个社会的稳定与和谐，而一个机关事业单位能否高效的运行却极大地取决于是否拥有科学合理的干部人事档案管理体系。由此可见，干部人事档案管理工作有着不言而喻的重要作用。因此，各个机关事业单位需要重视干部人事档案管理，在制度体系方面，建立健全相关制度体系，从而提供坚实的制度支撑；在管理手段方面，勇于探索现代化技术，将信息化、自动化技术运用于当下管理之中，从而提升管理的效率和准确度；在从业人员方面，提升重视程度，提高能力素养，从而为管理工作提供人员支持。

参考文献：

[1]任琼瑛. 浅谈如何做好新时期机关事业单位干部人事档案管理工作[J]. 丝路视野, 2019, 000(001):78-78.

[2]王祖明. 探讨如何做好新时期机关事业单位干部人事档案管理工作[J]. 数字化用户, 2019, 025(006):193.

[3]王艳超. 新时代事业单位人事档案管理的问题及对策研究[J]. 经济管理文摘, 2020, No.743(05):173-174.

[4]许冰心. 加强干部人事档案管理信息化建设 强化事业单位内部管理[J]. 百科论坛电子杂志, 2019, 000(018):712-713.