更新档案管理理念 实现档案管理规范化

更新档案管理理念 实现档案管理规范化

徐超

中交第一航务工程勘察设计院有限公司 天津市 300220

摘要：档案资料是企企业发展过程的真实记录，它不仅包含工作活动中产生的各类文件资料和图片影像，还是企企业文化建设的主战场。当前，我国企企业的档案管理规范化工作刚刚起步，还面临着很多问题，如何在工作中弥补出现的失误，不断提升自身的专业能力，这是我们每一个档案管理者应该认真思考的。信息化时代发展的大背景下，企事业单位各部门协同合作，规范化的管理流程能够让每一个职工都清晰熟知自己的岗位职责和工作内容，打破了传统的档案管理思维，让档案管理工作朝着规范化、高效化的发展道路前进。笔者从分析档案管理工作的现状入手，重点总结了档案管理规范化的实施途径。

关键词：档案管理；规范化；必要性；策略

引言

当前，我们应当将档案管理工作规范化作为一项关键课题，加强研究、探讨与实践。一方面，要客观、深入认识到档案管理规范化的必要性；另一方面，要采取科学、合理的工作策略，以切实、有效提高档案管理的规范化水平，以使档案管理工作体现和发挥出更大的作用、价值。

1信息化档案管理概述

通过现代网络信息技术在档案管理工作中的应用，通过两者的不断深度融合，借助计算机对各类资料数据进行采集、整理、加工，有利于后期信息资料的开发利用，更好地在企业发展建设中充分发挥作用。因此，在信息时代，传统的档案管理模式需要改革和创新，从以往的繁琐、低效率的人工方式向快捷、高效的智能信息化方式转变，使档案管理工作效率有效提高。另外，档案管理信息化工作主要涉及建设档案管理基础设、信息化建设细则规范化、构建资源管理平台、开发系统软件几方面内容。在进行档案基础设施建设中，需要围绕信息化、数字化、现代化的建设核心，对资源平台进行有效构建，使国家与企业之间的联动得以强化，从而进一步促进信息化档案基础管理平台的建立，同时通过分级制以及规范化细则的建设，结合企业自身实际情况，根据国家相关法律法规，对规范标准进行制定。另外，在进行资源管理建设时，需要高效整合档案管理资源，对档案管理中心进行构建，确保档案资源的全面性、有效性和完善性。基于现代科学技术，对档安管理系统软件进行开发建设，强化软件功能，使系统软件的实效性有效提高。

2档案管理规范化存在的问题

2.1立卷归档标准不完善

档案管理工作的开展，目的在于收集、保管有价值的文件、资料或数据、信息，这一点是需要首先明确的，也就是说，要具有明确的立卷归档标准，不能随意立卷或归档，否则就可能导致资源浪费，而且还会增加档案管理的工作量，最终毫无意义与价值，出现重复、冗余，甚至是终身都不开卷的情况。当前，很多行政企业存在着立卷归档标准不完善的问题，对于如何立卷归档没有明确的规范，进而导致诸多不良现象出现。

2.2档案部门工作人员整体素养不足

新形势下企业开展档案管理工作时，通常没有对工作的规范性有高标准的要求，这主要是因为工作人员的整体素质不足，专业能力较差。很多企业对于档案管理工作的重视度不够，只将其作为一个基础性的岗位，因此没有配备高素质的专业人才进行管理。仅仅能够完成资料和信息的归档和整理，管理人员并没有对档案管理工作的重要作用有全面的认识，对开展规范性的管理工作也缺乏深入了解，因此工作热情不高，不利于促进档案管理工作的规范性发展。

2.3各环节的工作制度不健全

所谓的规范化，其重要的表现便是健全的制度，只有以健全的制度作为约束、指导和要求，相关工作的开展自然具有更高的规范性。当前不少行政企业在档案管理各环节的工作制度，还存在着不健全的问题，如资料的收集内容、信息的填写以及存取、调用等，都显得较为随意，缺少严格的制度约束，所以档案管理工作的规范化水平严重不足，可能在实际的档案管理各环节工作当中，出现疏漏。如档案的信息内容收集不完整，信息内容的填写不清楚，以及存取、调用无监管等情况。

2.4信息化建设力度不足

档案管理工作量较大，涉及的范围广且极为复杂，只依靠人力无法实现有效管理，新时期随着信息技术的广泛应用，传统的档案管理模式已经无法适应新时期的工作要求。为了实现档案管理工作的规范性，必须要进行信息化建设，但是还存在一些问题，例如没有配备健全的软硬件设施，工作会受到一定制约，无法保证全面提升档案管理工作的效率，不利于档案管理工作的规范化发展。

2.5档案资料利用率不高

因企业领导及档案管理相关人员对档案管理工作缺乏重视，对档案管理工作的重要性认识度不足，使档案资料的有效利用率不高，同时在档案管理工作中，人员配备以及资金投入力度相比较少，也导致档案管理水平受到影响。随着企业的经营发展，档案信息资源不断增加，使工作人员的工作量大幅度提高，需要耗费大量时间进行档案资源的收集、整理和编辑以及归档等。传统的查阅过程也需要耗费大量时间去查找，一旦出现孤本档案纸质损坏的情况，还需要花费时间进行修复，使档案资源的利用率降低。

3档案管理规范化的实施途径

只有加强档案的管理，充分发挥其利用价值，才能更好地为党组织、档案部门提供工作参考，为人民服务。针对以上存在的问题，就档案管理工作提出以下几点思考及对策。

3.1建设管理体系

开展档案管理工作时，要严格遵循档案法和档案管理条例来进行，健全档案部门的各项管理条例，提高档案管理的规范性，明确管理工作的约束范围及各项操作要求，避免出现不完整、不规范的信息材料归档的情况。其次，职工也要明确自身的权责和任务，收集材料时也要明确范围，设定鉴定的标准，统计好案卷，编制目录，完善材料的借阅过程。单位在开展档案管理工作时，也要注重对各类价值较高的信息、图像、文字资源进行及时归纳、分类，逐渐完善档案体系，定期开展自检、审核工作，并对相关材料进行查漏补缺，优化档案管理的日常基础工作。

3.2统一规范信息化建设的标准

进入“互联网＋”时代之后，利用信息化建设完成档案管理规范化和标准化的建设成为了当下企业档案管理工作的重要途径。从实际的工作分析可知，为了能够积极地推动企业档案管理的信息化建设，我国各级企业正在逐步地完成档案管理的数字化。但是到目前为止，档案管理数字化建设因为未能及时地形成统一，规范的建设标准，导致企业档案管理规范化标准化的建设进程缓慢。所以在进行企业档案管理的信息化建设的过程中，企业应当尽早建立健全一套统一化，规范化的信息化建设标准。这样才能够确保事业单位档案管理规范化标准化的稳步推进。具体而言，在建设的过程中，应当参考档案管理建设信息化建设的相关要求、规范和标准。结合在档案管理工作中每一个环节中的具体要求，建立起基于统一的操作模式进行档案规范化管理的处理体系。对档案管理的过程进行严格地要求，规范其行为，然后通过规范化的处理体系完成档案的信息化转化。

3.3注重档案信息化人才建设

现阶段，在档案信息建设过程中，人力资源会对建设效果造成直接影响。企业应当立足于信息化建设角度，注重引进信息化人才。采用优越条件吸引专业的档案管理人员。企业还可以与高校建立合作关系，按照信息化管理建设需求，制定相应的人才培养策略，全面提升档案管理信息化水平，给予相应的人力资源支持。企业还应当建立信息化人才管理平台，注重引导信息化人才，发挥出自身价值作用，为企业档案信息管理贡献应有的价值。

3.4采用科学的档案管理方法

在开展档案管理工作时，为了确保管理规范性，必须采取科学措施，全面加强档案管理力度。例如，企业注重档案移交与审批的流程化与制度化，规定档案审批权限与移交明细，以此确保档案文件的可查找性，同时采用动态化模式管理企业档案。当档案资料发生变动时，应当及时做好修正处理，要求管理人员定期检查档案资料信息，确保档案内容的时效性与准确性。企业应注重考核档案管理工作，将档案工作纳入各项检查和评估中，及时掌握档案管理现存问题，采取科学措施进行纠错，维护档案管理的规范性。

3.5注重建设企业网络系统，强化档案信息化安全管理

在网络建设完善过程中，注重优化企业档案管理信息系统，引入专业管理人才和设备，不断优化完善网络建设。采用信息化方式和技术，大力建设档案信息化平台，从根本上提升档案管理效益。在企业档案管理信息化建设过程中，必须注重安全管理问题。为了提升档案开发利用率，必须加大档案信息安全保护等级。通过档案管理的各项安全要求，基于信息安全要求和分析进行分类，确定不同等级的安全保护要求和标准，科学评估信息管理系统的安全性。此外，企业还需要建立档案安全管理机制，实现常态化安全管理，对安全管理操作流程和程序进行规范，充分发挥出安全管理机制在档案管理中的作用。企业还应当引进安全管理设施，设置保密功能和安全查阅权限，联合网络安全建设硬件系统，全面确保档案管理的完整性和安全性。

3.6提升管理人员服务意识

在信息化时代背景下，企业档案管理工作应积极转变管理理念，为档案管理工作的创新发展奠定坚实的基础，并在日常管理过程中，通过全新管理理念的运用，进一步促进档案管理工作的数字化、信息化、现代化发展。同时，管理人员应对档案信息化管理加强重视，保持科学发展观，并将其作为工作指导思想，使档案管理工作与信息化技术有效融合。相关管理人员还应加强创新意识，对档案资料开发利用的重要性提高认识，确保管理理念能够更好地适应企业发展的步伐，使管理的时效性提高，使档案资源能够在企业可持续发展中充分发挥价值和作用。在档案管理工作中，提高工作人员的服务意识至关重要，其直接影响着档案管理人员的工作态度和工作方式。档案作为企业重大历史事件以及经验总结的重要资料，有着较高的参考和保存价值，能够为企业可持续发展提供重要依据。工作人员具备良好的服务意识和工作态度，能够充分保障档案资料利用价值的有效发挥和长期保存。随着信息化技术的发展，档案管理逐渐朝着数字化、电子化方向发展，通过电子资料的存储、整理，以及档案管理平台的构建，对各信息资源进行有效整合，使网站资源共享得以实现，通过在线档案资料的网络服务，使档案的使用率提高，进一步发挥档案使用价值。

结束语

新形势下档案管理工作的规范性发展对企业深入发展起着极为重要的作用，因此在实际工作中，企业领导应该对档案管理工作有正确认识，重视开展规范的档案管理工作，建立健全档案管理工作的管理制度，明确人员的责任和义务；加强信息化建设力度，加大资金投入力度购置符合企业发展要求的软硬件设备；重视引入和培养专业人才，全面提升相关工作人员的整体素质和职业素养，让档案管理工作成为企业健康发展的强大推动力。

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