试论如何在OA办公系统中做好流程管理

试论如何在 OA办公系统中做好流程管理

陈昊宇

国电联合动力技术有限公司，北京 100039

摘要：在信息化建设快速发展与持续建设的同时,OA办公系统对于企业的不同部门办事、办公效率具备明显的推动作用。在企业内部网建设方面,企业需要提高关于OA办公系统的流程管理工作,尤其是基于流程做好办公系统的优化,提高企业的资源利用效率,从而提升企业的综合竟争力。对此,探讨在OA办公系统中做好流程管理具备显著实践性价值。

关键词：OA办公系统；计算机技术；办公流程

引言：OA办公系统对于企业的综合经营水平具备明显的推动作用。为了进一步提高OA办公系统的应用价值,需要在企业内部构建一个自动化的办公流程,并基于OA办公系统的完善,从而推动企业持续发展。对此,为了进一步推动企业发展,本文简要分析做好OA办公系统中流程管理,希望能够为相关从业者提供帮助。

一、0A办公系统的流程管理阐述

OA办公系统主要是指办公信息处理过程的自动化,其主要是将现代化办公与计算机网络功能结合起来的一种办公方式,其可以促使人的办公业务活动逐渐从不同设备、不同的人机信息系统的协助基础上完成,其能够充分应用信息,提升整体工作质量以及工作效率,并实现生产效率的提升目的。目前来看,OA办公系统可以为企业的日常办公管理、工作请示、公文管理、档案管理、预算控制等管理工作提供畅通以及高效率的信息路径,例如公文流的管理可以将企业的日常公文数据在信息链上展现出来并准确体现,并对部门人员提供快速且简单的日常办公支持,并对部门领导以及决策者提供企业内部的资源数据支持,从而实现办公流程的高效率信息支持。目前来看,OA办公系统的工作流程属于一个功能或者是概念,也就是业务流程的自动化与计算机处理化,其属于系列性自动化、衔接性的业务活动或任务,借助计算机为载体实现办公处理,及时构建网络办公自动化的事务行政审批、业务申请审批以及信息与公文传递等。以公文管理当中的发文流程作为案例来看,传统的方式必然是以纸质材料为主进行发放以人工的方式实现材料的传递,并逐级的进行审批,整体工作效率较低并且风险问题比较高。采取OA办公系统,可以促使整个流程得到改变,部门人员只需要在OA系统当中填写相应的表单并基于系统的预先设定自动进行传递,传递速度快并且不会出现信息丢失或记录错误等现象,对于公文的编辑排版、校对、查询、备份等都可以实现办公效率的推动,整个过程不再需要审批、签字和分发,也不再需要人为进行活动,整个办公流程都可以在网络中完成。

在流程管理方面针对不同的企业对于OA办公系统的应用需求并不相同,目前来看OA办公系统可以基于企业的业务需求划分为关键业务、行政管理、人事管理、财务管理、客户管理等不同方面的业务,期间需要基于不同的业务构建相应的流程,借助表单方式自动且规范化的流转并完成相关任务。对此,可以基于OA办公系统的不同功能模块与流程,做好不同部门、岗位以及角色的设计,基于不同部门用户以及角色不同的功能模块、流程等做好差异性的访问,期间边设计到了流程管理。目前来看,OA办公系统主要是将不同流程快速运转,促使整个流程保持规范、柔性与灵活的特征,并借助OA办公系统的流程管理工作,促使流程分析、定义、质量以及效率评价、优化等工作得到创新,从而提升整个流程的高效率运行,促使企业的管理质量有效提高并展现程序化、标准化的管理。

二、优化OA办公系统流程管理的策略

企业想要有效提升OA办公系统的流程管理综合水平,就必须对整个OA办公系统的流程进行规划设计,并基于现有的业务流程,解决流程管理的相关难题,并采用合理的企业实际管理方式,在整个企业内部构建一个规范化、高效率的企业管理体系,从而搭建一个灵活的管理平台。目前来看,做好流程管理工作,可以从以下几个方面着手:

（一）注重流程的梳理与优化

企业方面需要基于当前的流程进行梳理,其中涉及业务流程与事务流程,明确企业流程管理中的一些问题,并结合流程的合理规划以及流程的效率,并对流程实行全新的整合性优化,并按照企业的具体运作模式明确权限个体,并由其做好流程的维护、修订。期间可以以图形化方式展现出来,借助流程的提醒、流程督办等方式提高整个流程的运行效率,强化流程执行管控综合水平;针对企业OA办公系统的运用高效率很大程度决定于流程本身的人性化细致性,OA办公系统的作用属于解决企业多部门、人员之间高效率协同办公的关键,这一工作正是借助流程管理方式完成的,工作流的流转涉及的部门与组织比较多,所以应当尽可能保障流程的简单化,提高运行效益。

（二）优化内部控制要素

风险评估是企业及时识别、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关的风险,合理确定风险应对策略。控制活动是企业根据风险评估结果,采用相应的控制措施,将风险控制在可承受度之内。信息与沟通是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息,确保信息在企业内部企业与外部之间进行有效沟通。内部监督是企业对内部控制建立与实施情况进行监督检查,评价内部控制的有效性,发现内部控制缺陷应当及时加以改进。

（三）加强管理人员在OA办公系统使用方面的培训

实现企业办公管理信息化,需要相应的提升管理人员专业能力,以及培养综合素质过硬的专业人才。可以通过组织信息化管理方面的专题讲座,或者选取部分管理人员进行专业化的培训,提高整个企业职工在信息化方面的素质,提升动手能力和操作效率。有条件的企业可以挑选相关人员在国内知名机构进行合作交流,能够为企业信息化建设培养一些专业的人オ,有利于提升企业管理人员的素质，管理人员要充分理解信息化建设的重要性,积极进行信息化管理方面的摸索,逐渐增加自身的管理能力。管理人员要加强国家政策和相关专业的学习,重视在实践中落实信息化管理的要求,提高办公的质量和效率。移动办公摆脱了传统办公地点限制,工作人员随时随地利用手机来处理办公事项。

（四）加强OA办公系统的安全防范

企业要对职工进行保密意识的宣传和培育,强调保密的重要性,提高职工的安全意识,主动意识到自动化办公面临的安全风险。同时采取以下几个方面的措施来逐步减少安全隐患。首先,要确保协同办公软件在官网下载,防止恶意应用浑水摸鱼,及时更新安全补丁和防病毒数据库,关闭不必要的服务端口和账号权限,对接入办公网络的个人终端设备进行杀毒清理和安全检査,杜绝木马、病毒等安全隐患;其次,可以采用VPN、加密传输信道、数据加密等安全手段进一步保证接入网络和数据传输过程的安全;最后,协同办公的工作人员需要定期对各种信息系统进行安全检査,提升安全防护能力,以确保企业的信息安全。

结论：综上所述,OA办公系统的应用对于企业的发展具备显著推动作用,不仅能够促使企业的日常办公和管理工作效率得到显著提升,还可以促使企业的运营流程更具特色。积极的办公系统流程管理工作,基于以往管理工作中的缺陷与不足,不断优化流程并基于流程进行设计改进,可以更好地发挥OA办公系统的应用价值,这也是进一步提升企业管理效率以及综合经营水平的关键。

参考文献：

[1]蒋姗.基于PhoneGap的移动OA办公系统研究[J].消费电子,2020,(4):65-66.

[2]陈文华.浅谈OA公文流转系统在办公中的应用[J].卷宗,2020,10(5):338.