如何做好高校办公室收文管理工作的几点建议

如何做好高校办公室收文管理工作的几点建议

谢韵

武汉大学

摘要：高校办公室收文管理是高校办公室管理体系重要组成部分，对其管理工作质量不仅关系到高校办公室管理水平提升，还关系到高校教育事业发展，故一直备受关注及重视。高质量的高校办公室收文管理工作还能够起到起到承上启下、上传下达的积极作用，如成文件的及时签收、登记、送拟办、送批阅、送阅办和归档等都属于收文管理工作内容，如果能够及时处理完这些工作内容则能够提高办公效率乃至整个高校的办事效率，由此可见提高高校办公室收文管理工作质量的重要性。对此，本文基于相关文献，分析了做好高校办公室收文管理工作的几点建议。

关键词：高校办公室；收文管理；现状及措施

办公室收文管理一直都似乎高校重要管理工作内容，不仅起到承上启下和上传下达的作用，还能够有效建立良好的校领导与二级院系、相关部门关系，是院系和不同部门之间沟通交流主要方式。新时代背景下，收文管理工作质量提升、收文管理水平提升、文件流转效率提升，是促进高校管理发展及高校教育发展的关键。基于此，本文先分析了高校办公室收文管理工作现状，然后在该基础上分析了提高本高校办公室收文管理工作工作质量及效率的措施。

1现状分析

1.1管理制度不完善

文件流转和管理效率低依然是高校办公室收文管理过程中常见的问题，直接影响整个管理工作效率，更在一定程度上降低了高校运转效率，这些问题多数都是因为管理制度不完善所致。主要体现如下：首先，收文管理制度建设不健全，例如收文管理人员的工作职能不明确，导致职能没有落实到具体人身上，相关责任制度也不完善，导致问题发生时出现相互推诿责任的现象；其次，收文管理工作内容不完善，很多高校的办公室收文管理工作仅停留在文件签收、登记、送拟办、送批阅、送阅办、归档等层面上，缺乏新性，既打击了,工作人员积极性，又不利于高校发展；再次，激励和考核制度不完善，导致文件登记不及时、分类管理不到位等现象发生；最后，文件保密制度不完善，如文件送批阅、取回等环节没有得到有效监督，增加文件丢失、缺页和破损等发生率^[1]。

1.2管理人员专专业能力及综合素质有待提升

首先，部分管理人员非科班出身，是临时从其他岗位调过来的，导致工作专业水平不高，影响工作质量及效率；其次，岗前职培训、学习和教育力度不够，导致办公室工作人员学习机会少，不利于他们的交文件管理专业性、规范化水平提升；其次，文件管理人员缺乏正确的思想认识、工作责任心不强,；最后，收文管理人员的综合素质不高，大多数工作人员并不愿意干这份工作,导致岗位换动频繁,收文工作缺乏连续性、系统性^[2]。

1.3文件管理数字化建设滞后

随着5G时代的到来，部分高校已经推行0A(officeautomat ion)办公自动化系统，并取得良好效果。但有的高校使用过程中出现形式化现象，加上资金投入不足等原因，导致0A办公自动化系统使用质量及效率下降，如收文传阅、发文、请示报告等功能应用水平不高等。尽管通过0A办公系统管理文件,可以及时上传文件送拟办、送至校领导批阅，但是所收文件传阅仅限于非涉密文件,也有其局限性。并且系统不时有账号登录混乱,并存在部分功能不全等缺陷，需要进一步完善其功能。其次,对相关责任院系、承办部门文件查收人员的管理培训不到位，导致下发的文件不能及时被查收、办理,系统本身的缺陷和文件查收人员业务不熟悉等原因会影响高校工作整体进度^[3]。

1.4不够重视收文管理工作

首先，没有意识到高校对办公室收文工作的重要性，认为收发文件就是收文工作，甚至认为没有技术含量，故不重视也不投入建设；其次，收文工作人员积极性不高，很多工作都趋向形式化，多数都处于被动工作状态，不利于收文管理工作质量及效率提升；最后，匮乏人员队伍建设，因为收文工作琐碎繁多导致一人多职，打击收文人员工作积极性。

2做好高校办公室收文管理工作的几点建议

2.1健全文件管理制度和管理流程

首先，完善的收文登记、传阅、保密、分类、存放、归档等制度，并明确文件管理人员职责和岗位工作内容，以保证分工明确和强化工作责任意识，提高收文管理质量及效率；其次，建立监督管理制度，以实现对文件管理工作的监督，让工作人员能够依托制度规范化管理文件，减少流于形式的文件管理行为出现，并强化相关工作人员的工作责任感；再次，为文件管理人员创设发展空间和条件，并完善考核奖励制度，以激发相关工作人员的职务晋升积极性，从而有效提高他们的工作积极性和文件管理效率^[4]。

2.2加强培训，提高专业性和自身素养

首先，加强文素质和专业化教育，提高收文管理人员业务能力、专业水平及综合素养，为提高收文管理水平、文件流转效率等工作奠定良好基础；其次，营造更多的校内校外学习培训机会，以促进与其它高校优秀工作人员的学习交流，真正实现“走出去、引进来”，使得他们能够借鉴其它高校更为优秀的办公室管理制度和措施，以丰富管理经验的同时，提高专业化水平和文件管理效率；最后，加强资金投入，创设良好工作条件和环境，提高工作积极性及效率

^[5]。

2.3加强文件管理信息化建设

第一，积极推进文件管理信息化建设，如构建0A办公系统平台，让文件上传、拟办、批阅和下发等工作更加规范；第二，适应新时期管理需求和数字化发展趋势，构建文件信息化管理系统，以提升文件管理数字化、信息化水平；第三，搭建文件登记信息系统，实现线上查询和检索。

结语

总之，收文管理工作对高校办公室管理水平提升起到不可代替的积极作用，引起了高校办公室所有工作人员的重视及关注。尽管在办公室管理模式完善的促进下，高校办公室收文管理工作中依然存在一些问题，如管理制度不完善、管理人员专专业能力及综合素质有待提升、文件管理数字化建设滞后等问题。所以作为高校办公工作人员，不仅要提高对收文管理的重视度，还需要不断健全文件管理制度和管理流程；加强培训，提高专业性和自身素养；加强文件管理信息化建设等，以提升收文管理工作质量及效率。

参考文献

[1]樊晓慧.关于做好高校办公室收文管理工作的几点建议[J].知识经济,2020,(13):9,11.

[2]周静.对加强收发文管理工作的几点认识[J].数字通信世界,2016,(4):236-236.

[3]李萌,李婷婷,张有为.高校办公室收文办理工作的常见问题及对策[J].办公室业务,2013,(4).

[4]屈晓.办公室采取公文收取、登记、管理电子化的实践方法探讨[J].办公室业务,2013,(19):151-152.

[5]屈晓.办公室采取公文收取、登记、管理电子化的实践方法探讨[J].办公室业务,2013,(10S).