浅谈档案管理中的电子档案管理

浅谈档案管理中的电子档案管理

晏永红

重庆市荣昌区联升小学 重庆 402460

摘要： 档案管理是学校日常管理工作中比较重要的组成部分。包括档案的收集，分类，标识，存储，统计和利用。近年来，随着计算机技术的发展和深化以及电子信息技术的发展，应用程序将电子文档逐渐融入人们的工作和生活中，传统的纸质文档和纸质档案等物理文档被电子文档和电子文档迅速取代。

关键词：档案管理；电子档案；电子档案管理

一、电子档案的基本要求

1.1完整性

与其他文档和档案一样，组织结构也不同，因此电子档案具有不同的作者，组织和发送和接收文档的要求，最重要的是，确保文档的完整性。相关员工具有专业和技术标准，并且对特定职位的知识和技能有严格的要求。最初对收到的各种文档进行分类和存档。提交过程中的延迟可能导致信息和材料的分离。指南文件不完整。鉴于上述特征，电子文件管理人员必须认真负责，以确保电子文件的完整性。

1.2原始性

电子文件不同于纸质文件。电子文件的创建通常是从网络原始状态到虚拟状态的转换过程。它与纸质档案的原始特征不同，特别是在创建，发送，接收和存储原始和复制的电子档案的过程中。为了更完整地完成电子文件的管理，各种电子文件都必须确保电子文件的独创性，尤其是在创建磁盘，CD，磁带和图像时。

1.3安全性

在网络传输过程中，电子文件的数据，内容和图像更容易受到“黑客”和各种网络病毒的威胁。这种情况的出现将给电子文件的安全性带来重大问题。此外，磁盘和磁带支架也容易受到静电的影响，这会直接影响信息的复制并导致不安全的问题。此外，灰尘的进入，导致卷曲的外力，磁性粉末的溢出，磨蚀和发霉也会损害电子文档的管理。因此，必须保证电子文件的安全性。

二、当前学校电子档案管理现状

2.1与纸质档案长期并存

纸质文档内容相对稳定，可行且可靠，并且存储时间长。但是，纸质文档的管理效率相对较低，搜索速度较慢。电子文档正越来越多地取代纸质文档，但将来无法完全替换。学校电子文件的管理方式需要改进，纸质文件和电子文件同时存储，导致学校存储空间重叠。

2.2电子文件处于设置和维护阶段。

当前，电子档案管理只是归档和检索的基本步骤。信息系统并不完美。档案管理员无法积极参与电子档案的信息集成，并且缺乏积极开发和利用档案信息资源的能力。学校应加强信息集成业务技能培训，并为学校领导决策和学校发展提供服务，以使文件管理员可以适应构建电子文件信息的速度。

2.3对电子文件管理的有限投资

一些学校的文件管理仅限于传统的纸质文件，对于电子文件信息的组织了解很少，并且投资相对有限。电子档案包括工程档案以及视听档案。同时，电子档案中的存储设备对设备有更高的要求。在确保适当的温度和湿度的同时，还必须采取保护措施，例如磁性元件和防止污染。

三、电子档案信息资源开发利用

3.1使用权限的审核

首先，根据各级人员和使用权限进行标识，并根据使用系统进行注册和登录。在使用过程中，系统会自动确定当前用户的身份以及该功能使用范围的合法性，并且系统会使用各种功能自动跟踪和记录操作路线。对于本月包含未经授权的操作的功能，应该能够拒绝响应并提供警告。第二，在使用电子文档存储介质时，应根据电子文档内容的分类确定使用控制程度，并应根据用户的背景和目的确定权限。

3.2管理安全措施

首先，使用方法应根据用户的情况而有所不同，并且不可能向所有用户提供所有使用方法。第二是根据电子文件的分类和层次进行有效管理。通常，提供和使用其内容不能通过复制完全打开的电子文件是不合适的，并且如果需要复制，则必须在有效的监督下进行。第三，必须定期或不定期地更改用于在通信传输或直接使用中加密和使用机密信息的密钥。第四，系统必须具有跟踪和监视功能。

四、提高电子档案管理的措施

4.1基于知识管理的档案管理

现有文件管理主要收集和存储在学校生产和运营中创建的实体数据，并管理其自己的文件和档案。电子档案的特点是流通量大，灵活性高。传统的管理理念无法有效利用资源。因此，从知识管理的角度出发，有必要加强管理理念，增强对档案资源有效利用的认识。知识管理要求在建立学校信息化过程中增加文档信息管理工作流程，并涉及文档创建，分发，存储，保存，信息输入，升级和替换为信息管理系统，完整的信息归档系统构建以及文档集成的全过程。流程和业务流程，知识服务平台的构建。

4.2实现电子文件的完整收集

在通常情况下，纸质文档只能在某些情况下和某些条件下良好保存。必须手动存档和存储文档，在这种情况下，存在损坏纸质文档的风险，并且文档丢失的可能性更高。同时，传统的文件管理模式无法进行连续的文件管理，容易导致电子文件的收集不完整。学校需要建立完整的生产管理信息系统，以尽快实现项目管理和工程设计相关信息的自动收集。根据电子图纸中的信息，系统可以根据项目，主要项目和主要项目自动排序和组织，并建立目录结构。这样，可以简化电子文档的归档过程，消除记录器的手动链接任务，并确保纸质文档和电子文档的一致性。

4.3当前工作职责与贡献

个人负责档案收集、整理和归档、借阅等工作，筹建综合档案室，建立档案移交、借阅等管理制度。不定期迎接档案工作检查，收集、整理档案，装订档案工作。 同时认真收集教育网的信息资料，分类存档，还和同事一起完成学期教职工花名册编制工作、学校编制及岗位设置工作、学年初报表填报工作、事业单位年报工作、教职工年度考核工作、教师资格定期注册工作、每月实名制信息报送工作、领导干部廉政档案报送维护工作、中高级职称推荐评审及高级职称网报工作、职称聘任工作、新教师招聘、转正定级及教职工调动、教师管理信息系统和人事管理信息系统填报维护工作；年度学校教育网文书档案收集、整理、保管工作和当年教职工新增人事档案材料收集、归档工作；完成了区教委人事科安排的学校教职工人事档案清理、补充、装订工作；完成了学校综合目标考核迎检材料的收集、整理和归档工作，同时还积极完成学校、办公室领导交办的其他临时工作。我始终坚持严格要求自己，用积极的工作态度，去按时、按质、按量完成每一份工作，得到了领导的信任和支持。

结论：总之，电子文档管理将不可避免地取代传统文档管理。即使文档管理变得更加简单和方便，文档管理者仍然必须掌握电子文档管理的方法和技能。因此，良好的电子文档管理是文档管理的关键。电子档案管理涉及几个要素。在信息时代，为了真正掌握信息技术，善于电子文件管理，充分利用电子文件管理的优势，提高电子文件管理的效率，就必须不断提高。

参考文献：

[1]李英武，浅谈档案管理中现代信息技术的应用[J]，办公室业务，2018（02）.

[2]闫俊.高校教学档案管理中现代信息技术的应用浅析[J].知识经济，2018（06）：113-114.